Za zahtjev za ispravku ili prigovor obradi vrijedi isti rok kao za zahtjev za pristup ili brisanje: jedan mjesec od primanja. Uredba može produljiti taj rok za maksimalno dva mjeseca ako je zahtjev kompliciran ili ako stignu mnogi zahtjevi istovremeno, ali tada morate obavijestiti subjekta čije se podaci rabe unutar prvog mjeseca da produljujete rok i zašto.
Ono što se u praksi često pogrešno dogodi nije sam rok već trenutak kada počinje teći. Za ispravku i prigovor također se javlja sadržajna teza koja se ne javlja kod zahtjeva za pristup: je li zahtjev opravdan? To traje vrijeme da se procijeni, a vrijeme procjene pada unutar istog mjeseca.
Što sat točno mjeri
Mjesec počinje od trenutka kada je zahtjev stigao kod vas, a ne od trenutka kada ste ga prepoznali kao takav. E-poruka službi za korisnike s tekstom "ovo nije točno, ispravljate ovo" već je zahtjev za ispravkom, čak i ako to nitko nije zabilježio. Isto vrijedi i za prigovor: korisnik koji piše "ne želim više da koristite moje podatke za tu svrhu" ne mora izgovoriti riječ prigovor. Nadzorni органи pri ocjeni rješavanja gledaju na trenutak prijema, a ne na trenutak prepoznavanja. Tko ne zabilježi tu razliku, često gubi dane prije nego što zahtjev uđe u program kao zahtjev.
Ispravka: često brzo, ali s jednim uvjetom
Ispravka adrese ili telefonskog broja obično je jednostavna i brzo se može obraditi. Teže je kada osoba na koju se odnose podaci tvrdi da je ocjena, bilješka ili bilješka u dosijeu netočna. Tu više nije riječ o činjeničnoj grešci, već o sadržajnoj ocjeni, a to zahtijeva usklađivanje s osobom koja je zabilješka napravila. Ta usklađivanja trebaju stati u mjesec dana, a to je moguće samo ako zahtjev odmah stigne pravo osobi umjesto da ostane kod osobe koja je slučajno otvorila e-poštu.
Prigovor: procjena, ne automatsko odobravanja
Prigovor na obradu ne mora biti automatski odobren. Uredba naznačuje da organizacija može procijeniti postoje li imperativni opravdani razlozi za nastavak obrade, na primjer tijekom trajanja ugovora ili zbog zakonske obveze. Ta procjena mora biti motavno proslijeđena subjektu podataka, u istom roku. Mnoga poduzeća podcjenjuju koliko vremena treba ta obrazloženja, jer zaboravljaju da reći "ne" na prigovor mora biti jednako dobro osnovano kao reći "da".
Gdje rok u praksi zapinje
U većini slučajeva rok ne zapinje na sadržaju, već na tri prepoznatljive točke. Prva je prepoznavanje: zahtjev se ne spoznaje kao takav i ostaje u inboxu. Druga je verifikacija: prije nego što prilagodite podatke ili zaustavite obradu, morate biti razumno sigurni da je podnositelj zahtjeva doista subjekt podataka, a ta kontrola traje vrijeme koje nije uvijek planirano. Treća je usklađivanje unutar same organizacije: HR dosje ili ocjena klijenta često se ne nalazi kod jedne osobe, a bez fiksnog kontaktnog mjesta pretraga traje duže nego donošenje odluke. banku znanja u kojoj je svaki tip zahtjeva posebno objašnjen pomaže da se to razlikovanje napravi unaprijed umjesto tek kod prvog zahtjeva.
Što se računa kao na vrijeme
Pravovremeni odgovor znači da osoba podnositelja zahtjeva dobiva sadržajit odgovor unutar roka, obrazloženo odbijanje ili obavijest da se rok produljuje. Potvrda primitka bez sadržaja ne računa se kao rješavanje zahtjeva. Upravo zato što korekcija i prigovor često zahtijevaju sadržajniju procjenu nego zahtjev za pristup podacima, preporučljivo je da rano u mjesecu odredite tko će u organizaciji napraviti tu procjenu i na osnovi kojih informacija. često postavljana pitanja o zahtjevima osoba podnositelja zahtjeva daju kratak odgovor po situaciji što je ili nije uključeno u ovaj rok.
Je li konkretan zahtjev opravdan i kako ćete obrazložiti odbijanje stvar je koja se razlikuje od situacije do situacije i u slučaju nedoumice trebate savjetovati se sa pravnikom ili Upravom za zaštitu podataka. Ono što gdpria.eu čini je da prati sam rok: čim je zahtjev registriran, rok automatski počinje, uključujući trenutak kada se mora najaviti produljenje. Na kako to funkcionira je navedeno gdje ta logika roka potječe i kako se prati.
Želite li za svoju tvrtku vidjeti kako taj zahtjev izgleda u praksi i gdje se trenutno nalazite? Besplatna brza procjena na gdpria.eu daje na nekoliko pitanja prvi pokazatelj, a sa poslovnim računom zabilježit ćete rješavanje svakog zahtjeva s pripadajućim rokom.