Na žiadosť o opravu alebo námietku proti spracovaniu sa vzťahuje rovnaká lehota ako na žiadosť o prístup alebo vymazanie: jeden mesiac od prijatia. GDPR umožňuje túto lehotu predĺžiť maximálne o dva mesiace, ak je žiadosť komplikovaná alebo prídu viacerí žiadatelia naraz, ale potom musíte dotknutú osobu v prvom mesiaci informovať, že predlžujete lehotu a prečo.
To, čo sa v praxi často pokazí, nie je samotná lehota, ale moment, kedy sa začína plynúť. Pri oprave a námietke zohráva úlohu aj vecná otázka, ktorá sa pri žiadosti o prístup nevyskytuje: je žiadosť oprávnená? Jej posúdenie trvá čas a tento čas spadá do rovnakého mesiaca.
Čo čas presne meria
Mesiac začína plynúť v momente prijatia žiadosti, nie v momente, keď ju rozpoznáte ako takú. E-mail zákazníckemu servisu so slovami "toto nie je správne, upravte to" je už žiadosťou o opravu, aj keď ju nikto neuviedol ako takú. To isté platí pre námietku: zákazník, ktorý napíše "nechcem, aby ste naďalej používali moje údaje na tento účel", nemusí používať slovo námietka. Dozorné orgány pri posúdení riešenia žiadosti hľadia na moment prijatia, nie na moment rozpoznania. Kto toto rozlíšenie nezdokumentuje, často stratí dni, kým sa žiadosť dostane na program ako žiadosť.
Oprava: často rýchla, ale s podmienkou
Oprava adresy alebo telefónneho čísla sa zvyčajne dá spracovať rýchlo a ľahko. Náročnejšie je to, ak dotknutá osoba tvrdí, že posúdenie, poznámka alebo záznam v spise je nesprávny. Tu nejde o faktickú chybu, ale o vecný názor, čo si vyžaduje konzultáciu s osobou, ktorá poznámku vytvorila. Táto konzultácia musí probehnúť v rámci mesiaca a to sa podarí len vtedy, ak sa žiadosť dostane priamo na správne miesto, namiesto aby ležala u toho, kto e-mail náhodou otvoril.
Námietka: posúdiť, nie automaticky vyhovovať
Námietka proti spracovaniu nemusí byť automaticky vyhovaná. Nariadenie naznačuje, že organizácia môže zvážiť, či existujú neodkladné oprávnené dôvody na pokračovanie spracovávania, napríklad pri platnej zmluve alebo zákonnej povinnosti. Toto zváženie musí byť zdôvodnené a oznámené dotknutej osobe v rámci rovnakej lehoty. Mnoho podnikov podceňuje, koľko času toto zdôvodnenie zaberie, pretože zabudnú, že povedať "nie" na námietku musí byť rovnako podložené ako povedať "áno".
Kde sa lehota v praxi zasekáva
Vo väčšine prípadov sa lehota nezasekáva na obsahu, ale na troch rozpoznateľných miestach. Prvou je rozpoznanie: žiadosť sa neuvidí ako taká a zostáva v schránke. Druhým je overenie: predtým, ako upravíte údaje alebo zastavíte spracovanie, musíte byť primerane istí, že žiadateľ je skutočne dotknutou osobou, a táto kontrola trvá čas, ktorý nie je vždy naplánovaný. Tretím je koordinácia v rámci samotnej organizácie: HR spis alebo posúdenie zákazníka sa často nenachádza u jednej osoby, a bez pevného kontaktného miesta trvá vyhľadávanie dlhšie ako rozhodovanie. Jeden poznámkovník, v ktorom je každý typ žiadosti vysvetlený osobitne pomáha vytvoriť toto rozlíšenie dopredu namiesto na prvej žiadosti.
Čo sa počítá ako včasne
Včasná odpoveď znamená, že dotknutá osoba dostane v lehote podstatnú odpoveď, odôvodnené zamietnutie alebo správu o predĺžení lehoty. Potvrdenie o príjmení bez obsahu sa nepočítá ako vyradenie. Práve preto, že oprava a námietka často vyžadujú viac vecnej úvahy ako žiadosť o prístup, je rozumné určiť si na začiatku mesiaca, kto v organizácii vykonáva túto úvahu a na základe akých informácií. Sekcia často kladené otázky o žiadostiach dotknutých osôb poskytuje v každej situácii krátku odpoveď na to, čo do tejto lehoty patrí a čo nie.
To, či je konkrétna žiadosť oprávnená a ako odôvodníte odmietnutie, sa líši podľa situácie a v prípade pochybností si poraďte s právnikom alebo Úradom na ochranu osobných údajov. Čo robí gdpria.eu, je samotný dohľad nad lehotou: akonáhle je žiadosť zaregistrovaná, lehota automaticky beží, vrátane momentu, kedy sa musí oznámiť predĺženie. Informácia sa nachádza na ako to funguje tom, odkiaľ pochádza táto logika lehoty a ako sa sleduje.
Chcete vidieť na príklade vášho vlastného podnikania, ako takáto žiadosť v praxi vyzerá a kde sa práve nachádzate? Bezplatné rýchle zhodnotenie na gdpria.eu dáva v niekoľkých otázkach prvú indikáciu a so obchodným účtom si zdokumentujete vypracovanie každej žiadosti s príslušnou lehotou.