Pentru o cerere de rectificare sau o obiecție la prelucrare se aplică aceeași termen ca pentru o cerere de acces sau o cerere de ștergere: o lună de la primire. Regulamentul (UE) 2016/679 permite prelungirea acestei perioade cu maximum două luni dacă cererea este complexă sau au sosit mai multe cereri în același timp, dar trebuie să informați persoana vizată în prima lună că prelungiți și de ce.
Ceea ce eșuează adesea în practică nu este termenul în sine, ci momentul în care acesta începe să curgă. Pentru rectificare și obiecție se mai adaugă o întrebare de fond care nu se pune la o cerere de acces: cererea este justificată? Evaluarea acesteia necesită timp, iar acest timp de evaluare se încadrează în aceeași lună.
Ceea ce cronometrul măsoară exact
Luna începe în momentul în care cererea vă parvine, nu în momentul în care o recunoașteți ca atare. Un e-mail către serviciul de clienți cu mesajul "aceasta nu este corect, modificați aceasta" este deja o cerere de rectificare, chiar dacă nimeni nu a notat-o ca atare. Același lucru se aplică și unei obiecții: un client care scrie "nu doresc ca voi să-mi mai folosiți datele în acest scop" nu trebuie să menționeze cuvântul obiecție. Autoritatea de supraveghere privind protecția datelor evaluează procesarea pe baza momentului primirii, nu a momentului recunoașterii. Cei care nu consemnează această distincție pierd adesea zile înainte ca cererea să figureze pe ordinea de zi.
Rectificare: adesea rapidă, dar cu o condiție
O corectare a unei adrese sau a unui număr de telefon este de obicei ușoară și rapidă de procesat. Devine mai dificil atunci când persoana vizată susține că o evaluare, notă sau observație din dosar este inexactă. Nu mai este vorba despre o eroare de fapt, ci despre o apreciere de fond, ceea ce necesită coordonare cu persoana care a făcut observația. Această coordonare trebuie să se finalizeze în termen de o lună, și aceasta este posibilă doar dacă cererea ajunge imediat la persoana responsabilă în loc să rămână la cea care a deschis accidental e-mailul.
Obiecție: evaluare, nu onorare automată
O obiecție împotriva prelucrării nu trebuie onorată în mod automat. Regulamentul indică faptul că o organizație poate evalua dacă există motive legitime și imperioase pentru a continua prelucrarea, de exemplu în cazul unui contract în curs de desfășurare sau al unei obligații legale. Această evaluare trebuie comunicată motivat persoanei vizate, în aceeași perioadă. Multe întreprinderi subestimează cât timp costă această motivare, deoarece uită că a spune «nu» unei obiecții trebuie să fie la fel de bine fundamentat ca a spune «da».
Unde perioada se blochează în practică
În majoritatea cazurilor, perioada nu se blochează din cauza conținutului, ci din trei puncte ușor de recunoscut. Primul este recunoașterea: cererea nu este percepută ca atare și rămâne într-o căsuță poștală. Al doilea este verificarea: înainte de a modifica date sau de a opri o prelucrare, trebuie să fiți rezonabil sigur că solicitantul este într-adevăr persoana vizată, iar această verificare consumă timp care nu este întotdeauna planificat. Al treilea este coordonarea în cadrul organizației: un dosar HR sau o evaluare a clienților se află adesea la o singură persoană, și fără un punct de contact stabil, căutarea durează mai mult decât luarea deciziei. O bază de cunoștințe în care fiecare tip de cerere este explicat separat ajută să se facă distincția din timp, mai degrabă decât abia la prima cerere.
Ce contează ca realizat la timp
A răspunde la timp înseamnă că persoana vizată primește în termen un răspuns de fond, un refuz motivat sau o notificare conform căreia termenul este prelungit. O confirmare de primire fără conținut nu se consideră a fi o finalizare. Tocmai pentru că rectificarea și obiecția necesită mai frecvent o apreciere de fond decât o cerere de acces, este recomandabil să determinați devreme în lună cine din cadrul organizației dumneavoastră efectuează acea apreciere și pe baza căror informații. întrebări frecvente privind cererile persoanelor vizate oferă pe fiecare situație un răspuns scurt cu privire la ceea ce se încadrează și ceea ce nu se încadrează în acest termen.
Dacă o cerere concretă este bine fondată și cum vă substantivați un refuz este ceva care diferă în funcție de situație și pentru care, în caz de îndoială, consultați un jurist sau Autoritatea de Supraveghere. Ce face gdpria.eu este să monitoreze termenul însuși: de îndată ce o cerere este înregistrată, termenul se porneşte automat, inclusiv momentul în care o prelungire trebuie să fie anunțată. Pe cum funcționează este locul unde provin această logică a termenului și cum aceasta este urmărită.
Doriți să vedeți pentru propria dumneavoastră companie cum arată o astfel de cerere în practică și unde vă aflați acum? Analiza rapida gratuita pe gdpria.eu oferă în câteva întrebări o primă indicație, iar cu un cont de afaceri consemnați finalizarea fiecărei cereri cu termenul corespunzător.