Pro žádost o opravu nebo namítnutí proti zpracování platí stejná lhůta jako pro žádost o přístup nebo výmaz: jeden měsíc od jejího obdržení. GDPR umožňuje tuto lhůtu prodloužit maximálně o dva měsíce, pokud je žádost složitá nebo přijde více žádostí najednou, ale pak musíte subjekt údajů informovat během prvního měsíce, že lhůtu prodlužujete a proč.
Co v praxi často selže, není samotná lhůta, ale moment, kdy začíná běžet. U opravy a namítnutí navíc figuruje věcná otázka, která se u žádosti o přístup neobjevuje: je žádost oprávněná? Posouzení to chvilku trvá a tato doba posouzení se počítá do stejného měsíce.
Jak přesně čas běží
Měsíc začíná od okamžiku, kdy žádost u vás dorazí, ne od okamžiku, kdy ji poznáte jako žádost. E-mail zákaznickému servisu s textem "to není správně, opravte to" je již žádostí o opravu, i když ji nikdo takto nezaznamenal. Totéž platí pro namítnutí: zákazník, který napíše "nechci, aby jste moje údaje dál používali pro tento účel", nemusí slovo namítnutí zmínit. Při posuzování správného zpracování se dozorčí úředníci dívají na okamžik obdržení, ne na okamžik rozpoznání. Kdo tento rozdíl nefiksuje, často ztratí dny, než se žádost dostane na program.
Oprava: často rychle, ale s podmínkou
Oprava adresy nebo telefonního čísla se dá obvykle zpracovat snadno a rychle. Složitější je situace, když subjekt údajů tvrdí, že某 posouzení, poznámka nebo záznam v spisu je nesprávný. Nejde pak o faktickou chybu, ale o věcné hodnocení, které si vyžádá koordinaci s osobou, která záznam pořídila. Tato koordinace musí být hotová do měsíce a povedení se to podaří jen tehdy, když žádost hned putuje na správné místo místo toho, aby ležela u toho, kdo ji náhodou otevřel.
Námitka: posoudit, ne automaticky schválit
Námitka proti zpracování nemusí být automaticky schválena. Nařízení naznačuje, že organizace může posoudit, zda existují závažné opodstatněné důvody pro pokračování ve zpracování, například v případě probíhající smlouvy nebo právní povinnosti. Toto posouzení musí být zdůvodněno a sděleno subjektu údajů ve stejné lhůtě. Mnoho společností podceňuje, kolik času takové zdůvodnění zabere, protože si nespomínají, že řeknout "ne" na námitku musí být stejně dobře podloženo jako říci "ano".
Kde se lhůta v praxi zasekáva
Ve většině případů se lhůta neseká na obsahu, ale na třech rozpoznatelných místech. První je rozpoznání: požadavek není takto vnímán a zůstane v inboxu. Druhé je ověření: předtím, než upravíte údaje nebo zastavíte zpracování, musíte být přiměřeně přesvědčeni, že žadatel je skutečně subjektem údajů, a ověření stojí čas, který není vždy naplánován. Třetí je koordinace v rámci samotné organizace: HR soubor nebo hodnocení zákazníka se často nenachází u jedné osoby, a bez pevného kontaktního místa hledání trvá déle než rozhodování. Jeden znalostní báze, ve které je každý typ požadavku vysvětlen zvlášť pomáhá takový rozdíl provést předem namísto až při prvním požadavku.
Co se počítá jako včas
Včasné odpověď znamená, že dotyčná osoba obdrží v zadané lhůtě podstatnou odpověď, zdůvodněné zamítnutí nebo oznámení, že je lhůta prodloužena. Potvrzení přijetí bez obsahu se nepovažuje za vyřešení. Právě proto, že oprava a námitka často vyžadují věcné zvážení více než žádost o přístup, je rozumné určit brzy v měsíci, kdo v organizaci toto zvážení provede a na základě jakých informací. často kladené otázky týkající se žádostí od dotyčných osob poskytují krátkou odpověď na to, co v jednotlivých situacích tuto lhůtu zahrnuje a co ne.
Zda je konkrétní žádost oprávněná a jak odůvodníte zamítnutí, se liší v jednotlivých situacích a v případě pochyb konzultujete právníka nebo Úřad na ochranu osobních údajů. Co gdpria.eu skutečně dělá, je sledovat samotné času: jakmile je žádost registrována, lhůta automaticky běží, včetně okamžiku, kdy musí být prodloužení oznámeno. Na jak to funguje je vysvětleno, odkud tato logika lhůt pochází a jak se sleduje.
Chcete vidět pro svou vlastní firmu, jak taková žádost v praxi vypadá a kde se právě nacházíte? Bezplatná rychlá kontrola na gdpria.eu vám v několika otázkách dá první představu a s obchodním účtem zaznamenáte zpracování každé žádosti spolu s příslušnou lhůtou.