Για ένα αίτημα διόρθωσης ή μια ένσταση κατά της επεξεργασίας ισχύει η ίδια προθεσμία όπως για ένα αίτημα πρόσβασης ή διαγραφής: ένας μήνας μετά τη λήψη. Το GDPR επιτρέπει την παράταση αυτής της προθεσμίας κατ' ανώτατο όριο δύο μηνών εάν το αίτημα είναι περίπλοκο ή λαμβάνονται πολλά αιτήματα ταυτόχρονα, αλλά πρέπει να ενημερώσετε το υποκείμενο των δεδομένων εντός του πρώτου μήνα ότι παρατείνετε την προθεσμία και γιατί.
Αυτό που συχνά πάει στραβά στην πράξη δεν είναι η προθεσμία αυτή καθαυτή αλλά η στιγμή που ξεκινά να τρέχει. Κατά τη διόρθωση και την ένσταση, επιπλέον μια ουσιαστική ερώτηση παίζει ρόλο που δεν παίζει σε ένα αίτημα πρόσβασης: είναι το αίτημα δικαιολογημένο; Αυτό χρειάζεται χρόνο για αξιολόγηση, και αυτός ο χρόνος αξιολόγησης εμπίπτει εντός του ίδιου μήνα.
Τι μετρά ακριβώς ο χρόνος
Ο μήνας ξεκινά από τη στιγμή που το αίτημα φτάνει σας, όχι από τη στιγμή που το αναγνωρίζετε ως τέτοιο. Ένα e-mail στην εξυπηρέτηση πελατών με "αυτό δεν είναι σωστό, αλλάξτε αυτό" είναι ήδη ένα αίτημα διόρθωσης, ακόμη και αν κανείς δεν το έχει σημειώσει ως τέτοιο. Το ίδιο ισχύει για μια ένσταση: ένας πελάτης που γράφει "δεν θέλω να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα μου για αυτό τον σκοπό" δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσει τη λέξη ένσταση. Οι εποπτικές αρχές εξετάζουν κατά την αξιολόγηση μιας επεξεργασίας τη στιγμή της λήψης, όχι τη στιγμή της αναγνώρισης. Όποιος δεν καταγράφει αυτή τη διάκριση, συχνά χάνει μέρες πριν το αίτημα εμφανιστεί ως αίτημα στην ημερήσια διάταξη.
Διόρθωση: συχνά γρήγορη, αλλά με προϋπόθεση
Μια διόρθωση μιας διεύθυνσης ή ενός τηλεφώνου είναι συνήθως απλή και γρήγορη στην επεξεργασία. Δυσκολότερο είναι όταν το υποκείμενο των δεδομένων ισχυρίζεται ότι μια αξιολόγηση, σημείωση ή σχολιασμός του αρχείου είναι ανακριβής. Εδώ δεν πρόκειται για ένα γεγονότι λάθος, αλλά για μια ουσιαστική κρίση, και αυτό απαιτεί συντονισμό με το άτομο που έκανε τη σημείωση. Αυτός ο συντονισμός πρέπει να γίνει εντός του μήνα, και αυτό λειτουργεί μόνο αν το αίτημα μεταβιβάζεται αμέσως στο σωστό άτομο αντί να παραμείνει με όποιον άνοιξε τυχαία το e-mail.
Ένσταση: αξιολόγηση, όχι αυτόματη ικανοποίηση
Μια ένσταση κατά της επεξεργασίας δεν χρειάζεται να ικανοποιηθεί αυτόματα. Ο Κανονισμός δείχνει ότι ένας οργανισμός μπορεί να αξιολογήσει αν υπάρχουν επιτακτικοί νόμιμοι λόγοι για να συνεχίσει την επεξεργασία, για παράδειγμα σε περίπτωση ενός τρέχοντος συμβολαίου ή νόμιμης υποχρέωσης. Αυτή η αξιολόγηση πρέπει να γίνει αιτιολογημένη και να αναφερθεί στο υποκείμενο των δεδομένων, εντός της ίδιας προθεσμίας. Πολλές επιχειρήσεις υποτιμούν πόσο χρόνο χρειάζεται αυτή η αιτιολόγηση, γιατί ξεχνούν ότι το "όχι" σε μια ένσταση πρέπει να είναι εξίσου τεκμηριωμένο όσο το "ναι".
Πού η προθεσμία δυσκολεύεται στην πράξη
Στις περισσότερες περιπτώσεις, η προθεσμία δεν ακολουθείται λόγω του περιεχομένου, αλλά σε τρία αναγνωρίσιμα σημεία. Το πρώτο είναι η αναγνώριση: το αίτημα δεν γνωρίζεται ως τέτοιο και παραμένει σε ένα περιεχόμενο. Το δεύτερο είναι η επαλήθευση: πριν αλλάξετε δεδομένα ή διακόψετε την επεξεργασία, πρέπει να είστε εύλογα βέβαιοι ότι ο αιτών είναι πράγματι το υποκείμενο των δεδομένων, και αυτός ο έλεγχος χρειάζεται χρόνο που δεν πάντα έχει προγραμματιστεί. Το τρίτο είναι ο συντονισμός εντός της ίδιας της οργάνωσης: ένα αρχείο ανθρώπινων πόρων ή μια αξιολόγηση πελάτη συχνά δεν βρίσκεται σε ένα άτομο, και χωρίς ένα σταθερό σημείο επικοινωνίας, η αναζήτηση διαρκεί περισσότερο από την απόφαση. Μια γνωσιακή τράπεζα στην οποία κάθε τύπος αιτήματος εξηγείται ξεχωριστά βοηθά να γίνει αυτή η διάκριση εκ των προτέρων αντί στο πρώτο αίτημα.
Τι μετράει ως έγκαιρο
Η ταχεία ανταπόκριση σημαίνει ότι το υποκείμενο των δεδομένων λαμβάνει μια ουσιαστική απάντηση εντός της προθεσμίας, μια αιτιολογημένη άρνηση ή ένα μήνυμα ότι η προθεσμία επεκτείνεται. Μια επιβεβαίωση λήψης χωρίς περιεχόμενο δεν μετράει ως επίλυση. Ακριβώς επειδή η διόρθωση και η αντίρρηση συχνά απαιτούν ουσιαστική εξέταση περισσότερο από ένα αίτημα πρόσβασης, είναι σκόπιμο να προσδιοριστεί νωρίς στο μήνα ποιος στον οργανισμό κάνει αυτή την εξέταση και βάσει ποιων πληροφοριών. Η συχνές ερωτήσεις σχετικά με αιτήματα υποκειμένων δεδομένων παρέχουν ανά περίπτωση μια σύντομη απάντηση σχετικά με το τι περιλαμβάνεται και τι όχι στην προθεσμία αυτή.
Το κατά πόσον ένα συγκεκριμένο αίτημα είναι εύλογο και πώς αιτιολογείτε μια άρνηση διαφέρει ανά περίπτωση και για το οποίο, σε περίπτωση αμφιβολίας, συμβουλεύεστε έναν νομικό ή την Αρχή Προστασίας Δεδομένων. Αυτό που κάνει το gdpria.eu είναι να παρακολουθεί το ίδιο το χρονόμετρο: τη στιγμή που καταγράφεται ένα αίτημα, η προθεσμία τρέχει αυτόματα, συμπεριλαμβανομένης της στιγμής κατά την οποία πρέπει να ανακοιθεί μια παράταση. Η πώς λειτουργεί λαμβάνεται πληροφόρηση για την προέλευση αυτής της λογικής προθεσμίας και για τον τρόπο παρακολούθησής της.
Θέλετε να δείτε για τη δική σας εταιρεία πώς φαίνεται ένα τέτοιο αίτημα στην πράξη και πού βρίσκεστε τώρα; Η δωρεάν γρήγορη σάρωση στο gdpria.eu δίνει σε μερικές ερωτήσεις μια πρώτη ένδειξη, και με μια λογαριασμό εταιρείας καταγράφετε την επεξεργασία κάθε αιτήματος με την αντίστοιχη προθεσμία.