Rectificatio-pyynnölle tai käsittelyä vastustavan vaatimuksen osalta pätee sama määräaika kuin tietopyyntöön tai poistopyyntöön: yksi kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. GDPR sallii tämän määräajan jatkamisen enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä saapuu yhtä aikaa paljon, mutta sinun on tällöin ilmoitettava rekisteröidylle ensimmäisen kuukauden kuluessa siitä, että jatkat määräaikaa ja miksi.
Mitä käytännössä usein menee pieleen, ei ole määräaika itsessään vaan se, milloin se alkaa kulua. Rectificatio- ja vastalausepyynnöillä on lisäksi sisällöllinen kysymys, jota tietopyyntöä käsiteltäessä ei ole: onko pyyntö perusteltu? Sen arvioiminen vie aikaa, ja arvioinnin aika kuuluu samaan kuukauteen.
Mitä kello tarkalleen mittaa
Kuukausi alkaa siitä hetkestä, kun pyyntö saapuu sinulle, ei siitä hetkestä, kun tunnistat sen sellaiseksi. Sähköposti asiakaspalveluun, jossa kirjoitetaan "tämä ei ole oikein, korjaa tämä" on jo rectificatio-pyyntö, vaikka kukaan ei olisi merkinnyt sitä sellaiseksi. Sama pätee vastalauseeseen: asiakas, joka kirjoittaa "en halua, että käyttäisit enää tietojani tähän tarkoitukseen" ei tarvitse sanoa sanaa vaatimus. Valvontaviranomaiset katsovat käsittelyn arvioimisen yhteydessä saapumishetkeä, ei tunnistamishetkeä. Joka ei merkitse tätä eroa, menettää usein päiviä ennen kuin pyyntö on agendan esillä varsinaisesti.
Rectificatio: usein nopeaa, mutta varauksella
Osoitteen tai puhelinnumeron korjaus on yleensä yksinkertaista ja nopeaa käsitellä. Vaikeammaksi se tulee, kun rekisteröity väittää, että arvio, merkintä tai asiakastiedoston huomautus on virheellinen. Silloin ei enää ole kysymys faktaan perustuvasta virheestä, vaan sisällöllisestä arvioinnista, ja se vaatii yhteistoimintaa sen henkilön kanssa, joka merkinnän teki. Tämä yhteistoiminta on sovitettava kuukauden sisään, ja se onnistuu vain, jos pyyntö ohjautuu heti oikealle henkilölle sen sijaan, että jää siihen henkilölle, joka tarkasti ottaa sähköpostin.
Vastalause: arvioi, älä hyväksy automaattisesti
Käsittelyä vastustava vaatimus ei ole automaattisesti hyväksyttävä. Asetus osoittaa, että organisaatio voi harkita, onko olemassa painavia oikeutettuja perusteita käsittelyn jatkamiselle, esimerkiksi jatkuvan sopimuksen tai laillisen velvoitteen tapauksessa. Tämä harkinta on perusteltava ja annettava rekisteröidylle vastauksena samalla määräajalla. Monet yritykset aliarvoivat sen, kuinka paljon aikaa perusteleminen vie, koska ne unohtavat, että "ei" sanominen vaatimukseen on oltava yhtä perusteltu kuin "kyllä" sanominen.
Missä määräaika käytännössä juuttuu
Useimmissa tapauksissa määräaika ei juutu sisältöön vaan kolmeen tunnistettavaan kohtaan. Ensimmäinen on tunnistaminen: pyyntöä ei nähdä sellaiseksi ja se jää inboxiin. Toinen on vahvistaminen: ennen kuin muutat tietoja tai lopetat käsittelyn, sinun on oltava kohtuullisen varma, että pyytäjä on todella rekisteröity henkilö, ja tämä tarkistus vie aikaa, jonka käsittelyä ei aina ole suunniteltu. Kolmas on koordinointi organisaation sisällä: HR-tiedosto tai asiakasarvio ei usein ole yhdellä henkilöllä, ja ilman kiinteää yhteyshenkilöä etsiminen vie kauemmin kuin päätöksenteko. Yksi tietokanta, jossa kunkin pyynnön tyyppi on selitetty erikseen auttaa tekemään tämän eron etukäteen sen sijaan että odottaisit ensimmäistä pyyntöä.
Mitä lasketaan ajoissa
Vastaaminen ajallaan tarkoittaa sitä, että rekisteröity saa määrätyssä ajassa sisällöllisen vastauksen, perustellun kielteisen päätöksen tai ilmoituksen määräajan pidentämisestä. Vastaanottoilmoitus ilman sisältöä ei ole toimintona riittävä. Koska oikaisu ja vastustus edellyttävät usein sisällöllistä harkintaa enemmän kuin tarkastamispyyntö, on järkevää määrittää organisaation sisällä varhain, kuka tekee tämän harkinnan ja mihin tietoihin se perustuu. Ohjeissa usein kysytyt kysymykset rekisteröidyn pyynnöistä annetaan jokaisen tilanteen osalta lyhyt vastaus siihen, mikä kuuluu ja mikä ei kuulu tämän määräajan piiriin.
Se, onko konkreettinen pyyntö perusteltu ja kuinka perustelet hylkäämisen, vaihtelee tilanteittain ja tällaisessa tapauksessa kannattaa neuvotella juristin tai Tietosuojaviranomaisen kanssa. gdpria.eu valvoo itse kello: kun pyyntö on kirjattu, määräaika alkaa automaattisesti kulua, mukaan lukien hetki, jolloin määräajan pidentäminen on ilmoitettava. Se miten se toimii on paikka, josta tämä termiiniklogistiikka tulee ja kuinka sitä ylläpidetään.
Haluatko nähdä omassa yrityksessäsi, miltä tällainen pyyntö käytännössä näyttää ja missä sinä nyt olet? Ilmainen quick-scan osoitteessa gdpria.eu antaa muutamalla kysymyksellä ensimmäisen indikaation, ja liikeasiakkaalle voit dokumentoida jokaisen pyynnön käsittelyn siihen liittyvine määräaikamuotoilutarkistuksineen.