Za zahtevo za izbris, znano tudi kot pravica do pozabe, uredba splošne varnosti podatkov daje rok enega meseca. Ta mesec se začne od trenutka, ko zahtevo prejmete, ne od trenutka, ko ugotovite, da gre za uradno zahtevo v skladu z uredbijo splošne varnosti podatkov. Če je zahteva zapletena ali če v kratkem času prejmete več zahtev hkrati, lahko rok podaljšate za dva meseca. To pa morate sporočiti osebi, na katero se zahteva nanaša, v roku prvega meseca skupaj z razlogom za podaljšanje.
V praksi se en mesec kaže krajši, kot se zdi. Zahteva za izbris pogosto ne pride kot uraden dokument, ampak kot e-pošta, telefonski klic ali sporočilo prek obrazca za stike na spletnem mestu. Do časa, ko nekdo v organizaciji prepozna to kot zahtevo v skladu z uredbijo splošne varnosti podatkov in jo posreduje pravni osebi, je že minilo nekaj časa, ki se ne šteje v rok.
Kaj se šteje med rokom
Rok se začne ob prejemu, ne glede na to, kateri kanal se uporablja za prikaz zahteve. To pomeni, da ima zahteva, ki jo prejme služba za stranke, prodajalec ali receptionistka, enak pomen kot zahteva, ki je namenjena neposredno vodstvu ali oddelku za človeške vire. Številna podjetja pozneje odkrijejo, da je bilo sporočilo, ki je tri tedne ležalo v nabiralnici, le zahteva za izbris. Tisti, ki se želi izogniti tem tveganjem, bi moral v organizaciji jasno opredeliti, kako se take sporočila prepozna in kam morajo nemudoma biti pošlana.
Kje v praksi pride do zamud
Večina zamud se ne pojavi pri odločitvi o izbrisanju, ampak pri iskanju vseh mest, kjer se nahajajo podatki. Ime in e-pošta se lahko pojavljata hkrati v sistemu CRM, programu za obračunavanje, seznamu dostavljanja pošte, varnostni kopiji in pri zunanji stranki, ki za vas obdeluje podatke, kot je računovodja ali oglaševalsko orodje. Vsa ta mesta je treba preveriti, in za vsakega obdelovalca podatkov, ki obdeluje podatke v vašem imenu, je treba preveriti, ali in kako izvede izbris. Pregled, katere orodja vsebujejo katere podatke, v tem postopku prihrani veliko napora pri iskanju. V računiški bazi je za vsako situacijo pojasnjeno, kaj zahteva uredba splošne varnosti podatkov in na čem to temelji.
Drugi vir zamud je vprašanje, ali je izbris sploh potreben. Ne vodi vsaka zahteva avtomatično do izbris. Podatki, ki jih morate obdržati na podlagi zakonske obveznosti, kot so določeni deli finančne dokumentacije ali osebnih map zaposlenih znotraj zakonskega roka hrambe, ne spadajo pod obveznost brisanja, dokler ta obveznost traja. Prav tako so podatki, potrebni za postavitev, uresničevanje ali utemeljitev zahtevka, lahko izjema. Katera izjema v konkretnem primeru velja, je prepuščena odločitvi same organizacije, po potrebi s pravnikom, in v primeru dvoma lahko Nadzorni organ za varstvo podatkov zagotovi dodatna pojasnila.
Kdaj je podaljšanje dovoljeno in kdaj ne
Podaljšanje za dva meseca ni samodejno, da bi ga lahko brez težav uporabili. Uredba splošne varnosti podatkov to možnost povezuje s kompleksnostjo zahteve ali s številom zahtev, ki jih morate hkrati obdelati. Ena sama in preprosta zahteva za izbris naslova s seznama dostavljanja pošte ne bo kmalu dovolj zapletena, da bi za to trajalo tri mesece. Zahteva, pri kateri so podatki razpršeni na več sistemov in se nanašajo na več let, lahko to je. Pomembno je, da osebo, na katero se zahteva nanaša, v roku prvega meseca obvestite, da podaljšujete rok in zakaj; če tega ne storite, pa teče izvirni rok enega meseca brez težav naprej.
Praktično: rok ostane obvladljiv
Večino zakasnitev je mogoče preprečiti, če vnaprej veste, kje se nahajajo podatki, namesto da bi to pri vsakem zahtevku znova ugotavljali. Stalen pregled uporabljenih sistemov, kdo v njih obdeluje katere podatke in kakšne dogovore imate z zunanjimi strankami, je razlika med zahtevkom, ki se reši v tednu dni, in zahtevkom, ki traja celoten mesec. Kdor ima takšen pregled v sistemu, ki sam spremlja rok, ne morajo več zaupati koledarju. Več o tem, kako takšen pristop v praksi deluje in kje so podatki temeljeni, je dostopno na stran, ki pojasnjuje, od koder prihajajo podatki.
Zahtevki za izbris redko pridejo na določen čas, in ravno zato je enostavno, da prve dneve roka nerabljeno minejo. Kdor želi, da se rok začne teči takoj, ko zahtevek prispe, je lahko preko poslovnega računa nastaviti. Za podobna vprašanja o zahtevkih posameznikov je tudi pregled s krajšimi odgovori.
Niste prepričani, ali konkreten zahtevek, ki ga prejmete, spada v pravico do izbrisov, ali katera izjema bi bila primerna? To je ocena, ki se razlikuje glede na situacijo in jo je najbolje obravnavati s pravnikom ali z Uradom za varstvo podatkov. Če želite najprej hitro videti, kako stojite, lahko naredite brezplačno hitro preverjanje ali si ogledate teme v bazi znanja.