Dzēšanas pieprasījumam, ko dēvē arī par tiesībām tikt aizmirsum, GDPR nosaka vienmēneša termiņu. Šis mēnesis sāk ieskaitīt no brīža, kad jūs saņemat pieprasījumu, nevis no brīža, kad jūs atzīstat, ka tas ir oficiāls GDPR pieprasījums. Ja pieprasījums ir sarežģīts vai saņemat daudz pieprasījumu īsā laikā, jūs varat pagarināt termiņu par diviem mēnešiem. To jums ir jāpaziņo datu subjektam pirmā mēneša laikā ar pagarināšanas iemeslu.
Praksē viens mēnesis ir īsāks, nekā tas izjūtas. Dzēšanas pieprasījums bieži vien neparādās kā formāls dokuments, bet kā e-pasts, tālrunis vai ziņojums caur vietnes kontaktu formu. Līdz tam, kad kāds organizācijā to atzīst kā GDPR pieprasījumu un nosūta atbilstošajai personai, jau ir pagājis laiks, kas netiek ieskaitīts termiņā.
Kas skaitītāju darbina
Termiņš sākas no saņemšanas brīža neatkarīgi no tā, kāds kanāls tiek izmantots. Tas nozīmē, ka pieprasījums, kas tiek saņemts klientu apkalpošanas nodaļā, pārdevējam vai recepcijai, tikpat labi darbina skaitītāju kā pieprasījums, kas tiek nosūtīts tieši vadībai vai personāla nodaļai. Daudzi uzņēmumi noskaidro tikai vēlāk, ka ziņojums, kas gulējis iesūtni trīs nedēļas, bija vienkārši dzēšanas pieprasījums. Tie, kas vēlas samazināt šo risku, labā praksē skaidri norāda organizācijā, kā šāds ziņojums tiek atpazīts un uz kuru vietu tas jāsūta nekavējoties.
Kur termiņš praksē nonāk grūtībās
Lielākā daļa kavēšanās rodas nevis lēmuma pieņemšanas stadijā par dzēšanu, bet meklējot visas vietas, kur dati atrodas. Vārds un e-pasta adrese var vienlaikus parādīties CRM sistēmā, rēķinu izrakstīšanas programmā, pasta sarakstā, drošības kopijā un ārējā pušē, kas jūsu vārdā apstrādā datus, piemēram, grāmatvedis vai tirgvedības rīks. Visas šīs vietas ir jāpārskata un katram procesram, kurš jūsu vārdā apstrādā datus, ir jāpārbaudīt, vai un kā tas veic dzēšanu. Pārskats par to, kuri rīki satur kādus datus, šajā procesā ietaupa daudz meklēšanas laika. Mūsu zināšanu bāzē par katru situāciju skaidrots, ko GDPR no jums pieprasa un uz ko tas ir balstīts.
Otrais kavēšanās avots ir jautājums, vai vispār ir nepieciešama dzēšana. Ne katrs pieprasījums automātiski noved pie dzēšanas. Dati, kurus jums jāglabā likuma pienākuma dēļ, piemēram, noteiktas finanšu uzskaites daļas vai personāla lietas likumā noteiktā glabāšanas periods, ir izņemti no dzēšanas pienākuma, kamēr šis pienākums ir spēkā. Arī dati, kas nepieciešami prasības konstatēšanai, īstenošanai vai pamatošanai, var būt izņēmums. Kāds izņēmums konkrētā gadījumā ir spēkā, pašas organizācijas rūpībā, iespējams, ar juridiska konsultanta palīdzību, un šaubās Datu aizsardzības iestāde var sniegt skaidrību.
Kad pagarināšana ir atļauta un kad nē
Pagarināšana par diviem mēnešiem nav automātisms, ko jūs varat vienkārši atsaukt. GDPR šo iespēju saista ar pieprasījuma sarežģītību vai tajā pašā laikā apstrādājamo pieprasījumu skaitu. Viens vienkāršs pieprasījums, lai izņemtu adresi no pasta saraksta, ne tik ātri ir pietiekami sarežģīts, lai par to paņemtu trīs mēnešus. Pieprasījums, kurā dati ir izkliedēti vairākās sistēmās un daudzus gadus, var būt. Svarīgi ir pirmā mēneša laikā informēt datu subjektu par pagarināšanu un iemeslu; ja to nedarāt, sākotnējais vienmēneša termiņš turpinās.
Praktiski: termiņu padarīt pārrādāmu
Lielāko daļu kavējumu ir iespējams novērst, iepriekš zinot, kur atrodas dati, nevis katrreiz pieprasījuma gadījumā to noskaidrot no jauna. Pastāvīgs apskats par izmantotajām sistēmām, kurš tajos apstrādā kādus datus un kādi ir nolīgumi ar ārējām pusēm, nosaka starpību starp pieprasījumu, kas izpildīts nedēļas laikā, un pieprasījumu, kas prasa pilnu mēnesi. Ja šo apskatu papildina sistēma, kas pati uzrauga termiņu, nav jāpaļaujas uz kalendāru. Vairāk par to, kā šāda pieeja darbojas praksē, un par to, kur informācija ir balstīta, atrodams vietnē lapa, kas izskaidro, no kurienes nāk informācija.
Dzēšanas pieprasījumi reti nāk noteiktā laikā, un tieši tāpēc ir viegli ļaut pirmajām termiņa dienām paiet neizmantotām. Ja vēlaties, lai termiņš sāktu skaitīties, tiklīdz pieprasījums saņemts, to var iestatīt, izmantojot komercialas kontasAnaloģiskiem jautājumiem par datu subjektu pieprasījumiem ir pieejams arī pārskats ar īsākām atbildēm.
Vai jūs šaubāties, vai konkrēts pieprasījums, ko esat saņēmis, ietilpst dzēšanas pienākuma jomā, vai kura izņēmuma norma varētu būt piemērojama? Tā ir novērtējums, kas atšķiras atkarībā no situācijas, un to labāk apspriest ar juristu vai Datu pārvaldības iestādi. Vai vēlaties vispirms pats ātri noskaidrot, kur jūs atrodaties? Jūs varat veikt bezmaksas ātro pārbaudi vai izskatīt tēmas zināšanu bankā.