Egy törlési kérelem esetén, amelyet más néven az elfelejtéshez való jognak is neveznek, az AVG egy hónapos határidőt ad. Ez a hónap abban a pillanatban kezd el futni, amikor megkapja a kérelmet, nem akkor, amikor felismeri, hogy hivatalos AVG-kérelemről van szó. Ha egy kérelem bonyolult, vagy rövid idő alatt sok ilyen kérelem érkezik egyszerre, a határidőt két hónappal meghosszabbíthatja. Ezt azonban az első hónapon belül közölnie kell az érintett személlyel, az halasztás okával együtt.
A gyakorlatban az egy hónap rövidebb, mint amilyennek érzi. A törlési kérelem gyakran nem formális dokumentumként érkezik, hanem e-mailként, telefonhívásként vagy az üzenet egy weboldalon található kapcsolatfelvételi formanyomtatványon keresztül. Addigra, amíg a szervezet valakija felismeri AVG-kérelemként és továbbítja a megfelelő személynek, már eltelt idő, amely nem számít bele a határidőbe.
Mi indítja el az órát
A határidő az érkezés pillanatában kezd el futni, függetlenül attól, hogy a kérelem milyen csatornán érkezik. Ez azt jelenti, hogy egy kérelem, amely az ügyfélszolgálathoz, egy értékesítési képviselőhöz vagy egy recepcióshoz érkezik, ugyanúgy elindítja az órát, mint egy olyan kérelem, amely közvetlenül az igazgatósághoz vagy az emberi erőforrások osztályához érkezik. Számos vállalkozás később fedezi fel, hogy egy üzenet, amely három hétig egy postafiókban feküdt, egyszerűen egy törlési kérelem volt. Akik szeretnék korlátozni ezt a kockázatot, jól teszik, ha a szervezeten belül világosan meghatározzák, hogyan lehet ilyen üzenetet felismerni, és hova kell azonnal továbbítani.
Hol akadályozódik meg a határidő a gyakorlatban
A legtöbb késedelem nem a törlésre vonatkozó döntéskor keletkezik, hanem amikor az összes helyét keresik, ahol az adatok található vannak. Egy név és e-mail cím egyidejűleg előfordulhat egy CRM-rendszerben, egy számlázási csomagban, egy levelezési listában, egy biztonsági másolatban, valamint egy olyan külső féllel, aki az Ön nevében adatokat feldolgoz, például egy könyvelővel vagy egy marketingeszközzel. Mindezeket a helyeket ellenőrizni kell, és minden olyan feldolgozóval, amely az Ön nevében adatokat feldolgoz, meg kell vizsgálnia, hogy miként és hogy hajtja végre a törlést. Az egyes eszközökben tárolt adatok áttekintése jelentősen csökkenti az ebben a folyamatban az keresési munkát. In az ismeretbázisban az egyes helyzetekben megmagyarázható, hogy az AVG mit követel az Öntől, és mihez alapul szolgál.
A késedelem második forrása az a kérdés, hogy szükséges-e egyáltalán törlésre sor. Nem minden kérelem vezet automatikus törléshez. Az olyan adatok, amelyeket törvényi kötelezettség alapján meg kell őriznie, például a pénzügyi nyilvántartások vagy személyzeti mappák bizonyos részei egy törvényi megőrzési időszak alatt, nem tartoznak a törlési kötelezettség alá, amíg az a kötelezettség fennáll. Az olyan adatok is, amelyek szükségesek egy jogsérelem megállapításához, érvényesítéséhez vagy alátámasztásához, kivételt képezhetnek. Az, hogy egy konkrét esetben melyik kivétel alkalmazható, az a szervezet feladata, hogy megállapítsa, szükség esetén egy jogásszal, és kétség esetén a Személyes Adatok Biztosítottja további tisztázást adhat erről.
Mikor van szabad meghosszabbítani, és mikor nem
A két hónapos meghosszabbítás nem egy automatikus eszköz, amelyre bármikor hivatkozhat. Az AVG ezt a lehetőséget a kérelem összetettségéhez vagy az egyidejűleg feldolgozandó kérelmek számához köti. Egy olyan egyszerű kérelem, hogy egy cím ki legyen hagyva egy levelezési listából, nem valószínű, hogy elég összetett ahhoz, hogy három hónapig feldolgozzák. Egy olyan kérelem, amelyben az adatok több rendszer és több év között szétszórtan találhatók, igen, lehet. Fontos, hogy az első hónapon belül közölje az érintett személlyel, hogy meghosszabbítja a határidőt, és miért; ha ezt nem teszi, az eredeti egy hónapos határidő egyszerűen tovább folyik.
Gyakorlati: a határidő kezelhetővé tétele
A legtöbb késedelem elkerülhető azzal, ha előre tudjuk, hol találhatók az adatok, ahelyett, hogy minden egyes kérésre újra meg kellene keresni azokat. A használt rendszerek, az egyes rendszerekben feldolgozó személyek és a külső felekkel kötött megállapodások rögzített áttekintése döntő jelentőséggel bír abban, hogy egy kérés egy héten belül vagy a teljes hónap alatt kerul-e elintézésre. Ha ezt az áttekintést egy olyan rendszerrel párosítja, amely a határidőt maga figyeli, már nem a naptárra kell hagyatkoznia. Az ilyen megközelítés gyakorlati alkalmazásáról és az információ forrásáról további részleteket találhat a az oldal, amely magyarázza, honnan származnak az információk.
A törlésre vonatkozó kérések ritkán érkeznek meghatározott időpontban, és éppen ezért könnyen elveszik az első napok felhasználatlanul. Aki azt szeretné, hogy a határidő azonnal meginduljék a kérés megérkezésekor, azt egy üzleti fiók beállításával érheti el. Az érintettekre vonatkozó kérésekről hasonló kérdésekre a rövidebb válaszokat tartalmazó áttekintés.
Kételyei vannak azzal kapcsolatban, hogy egy konkrét, Önhöz beérkezett kérés esik-e a törlési kötelezettség alá, vagy mely kivétel alkalmazható? Ez egy kérésre jellemzően eltérő értékelés, amelyet legjobb egy jogásszal vagy a Nemzeti Adatvédelmi Hatósággal megbeszélni. Ha előbb saját maga szeretne gyors képet kapni helyzetéről, megteheti az ingyenes gyorsértékelést, vagy böngészheti a tudásbázis témaköreit.