Dėl panaikinimo prašymo, dar vadinama teise į užmaršį, GDPR suteikia vienų metų terminą. Tas mėnuo pradeda skaičiuotis nuo momento, kai gautote prašymą, o ne nuo momento, kai suvokote, kad tai oficialus GDPR prašymas. Jei prašymas yra sudėtingas arba per trumpą laiką gautate jų daug, galite pratęsti terminą dviem mėnesiais. Turite tai paskelbti atsakovui per pirmąjį mėnesį, nurodydami atidėliojimo priežastį.
Praktikoje tas vienas mėnuo atrodo trumpiau, nei iš tikrųjų. Panaikinimo prašymas dažnai atkeliauja ne kaip formalus dokumentas, o kaip el. laiškas, telefono skambutis ar žinutė per svetainės kontaktinę formą. Iki to momento, kai kas nors organizacijoje tai suvokia kaip GDPR prašymą ir persiųs tinkamam asmeniui, jau praeis laikas, kuris nėra skaičiuojamas į terminą.
Kas pradeda skaičiuoti terminą
Terminas pradeda skaičiuotis nuo momento, kai prašymas gautas, neatsižvelgiant į kanalą. Tai reiškia, kad prašymas, gautas pas kliento aptarnavimo skyrių, pardavimą ar recepciją, taip pat pradeda skaičiuoti terminą, kaip ir prašymas, tiesiogiai gaunamas direktorato ar HR skyriuje. Daugelis įmonių vėliau sužino, kad žinutė, kuri gulėjo primename tris savaites, tikrai buvo panaikinimo prašymas. Norint sumažinti tą riziką, reikia organizacijoje aiškiai nustatyti, kaip tokia žinutė atpažįstama ir kur ji turėtų būti nedelsdami persiųsta.
Kur terminas praktikoje dažniausiai nepavyksta
Dauguma vėlavimo neatsiranda dėl sprendimo ištrinti duomenis, o dėl to, kad reikia rasti visas vietas, kuriose duomenys saugomi. Vardas ir el. pašto adresas gali vienu metu pasireikšti CRM sistemoje, sąskaitų faktūrų pakete, pašto sąraše, atsarginėje kopijoje ir pas išorinę šalį, kuri jūsų vardu ką nors apdoroja, pvz., buhalterį ar rinkodaros įrankį. Visos tos vietos turi būti patikrintos, o kiekvienam duomenų tvarkytojui, kuris jūsų vardu apdoroja duomenis, turite patikrinti, ar ir kaip tas duomenys ištrina. Sąrašas, kuriame nurodoma, kurie įrankiai turi kuriuos duomenis, šiame procese sutaupo daug paieškų. Į žinių bazę yra paaiškintos kiekvienos situacijos atveju, ko jums reikalauja BDAR ir kuo tai grindžiama.
Antrasis vėlavimo šaltinis yra klausimas, ar ištrynimas iš viso yra reikalingas. Ne kiekvienas prašymas automatiškai veda į ištrynimą. Duomenys, kuriuos turite saugoti remiantis teisės akto reikalavimais, pvz., tam tikra finansinio apskaitos dalies ar personalinių bylų dalis, atitinkamą saugojimo laiką, nėra pavaldu ištrynimo pareigai, kol ta pareiga trunka. Taip pat duomenys, kurie yra būtini ieškinių nustatymui, naudojimui arba pagrindimui, gali būti išimtis. Kurią išimtį konkrečiu atveju taikyti, turi nuspręsti pati organizacija, gerint su teisininku, o jei abejoji, Asmenų duomenų apsaugos valdyba gali duoti daugiau aiškumo.
Kada leistina pratęsti, o kada ne
Dviejų mėnesių pratęsimas nėra automatinis mechanizmas, kurį galite tiesiog panaudoti. BDAR susiedina tą galimybę su prašymo sudėtingumu arba tuo metu turi tvarkyti prašymų skaičiumi. Vienas paprastas prašymas nuimti adresą iš pašto sąrašo greitai nėra pakankamai sudėtingas, kad užimtų tris mėnesius. Prašymas, kuriame duomenys išsibarstę per kelias sistemas ir kelerius metus, gali būti. Svarbu, kad per pirmą mėnesį pranešite suinteresuotajai šaliai, jog pratęsiate ir kodėl; jei to nepadarysite, originalus vieno mėnesio laikas tiesiog tęsiasi.
Praktika: vadinkite terminą valdomą
Daugumą delsio galima išvengti iš anksto žinant, kur duomenys yra, o ne iš naujo ieškant jų kiekvieną kartą gaulus prašymą. Naudojamų sistemų pastovus apžvalga, kas juose apdoroja kokius duomenis ir kokios sutartys su išorinėmis šalimis, daro skirtumą tarp prašymo, kuris atliekamas per savaitę, ir prašymo, kurio atliekimas trunka visą mėnesį. Kas tą apžvalgą laiko palei sistemą, kuri pati seka terminą, nebereikalauja pasitikėti kalendoriumi. Daugiau apie tai, kaip šis metodas veikia praktikoje ir iš kur perimta informacija, yra puslapis, kuriame paaiškinama, iš kur gauta informacija.
Šalinimo prašymai retai pasitaiko nustatytu metu, ir būtent todėl lengva palikti nepanaudotus pirmąsias termino dienas. Kas nori, kad terminas pradėtų bėgti iš karto, kai į rankas patekęs prašymas, gali tai per verslo sąskaitą nustatyti. Panašiems klausimams apie duomenų subjektų prašymus yra irgi trumpesnius atsakymus turintis apžvalga.
Jei abejojate, ar konkretus pas jus gautos prašymas patenka į šalinimo pareigą arba kokia išimtis galėtų būti taikoma, tai yra vertinimas, kuris skiriasi priklausomai nuo situacijos, ir jį geriausia aptarti su teisininku arba su Duomenų apsaugos valdžia. Jei norite iš karto patys pamatyti, kur daugmaž stovite, galite atlikti nemokamą greitą patikrą arba peržvelgti žinių bazės temas.