Kustutamispalve puhul, mida nimetatakse ka õiguseks unustamisele, annab üldmäärus ühe kuu pikkuse tähtaja. See kuu hakkab kuluma sellest hetkest, kui teie palve kätte saate, mitte sellest hetkest, kui teie märkate, et tegemist on ametliku üldmäärusega seotud palvega. Kui palve on keerukas või kui teie saate lühikese aja jooksul neid palju korraga, võite tähtaega kahe kuu võrra pikendada. Te peate sellest andmealuse isikule esimese kuu jooksul teada andma koos viivitamise põhjusega.
Praktikas tundub üks kuu palju lühem. Kustutamispalve ei jõua sageli ametliku dokumendina, vaid kirjana, telefonkõnega või sõnumiga veebisaidi kontaktvormi kaudu. Ajaks, mil keegi organisatsioonis selle üldmäärusega seotud palvena ära tunneb ja edastab õigele isikule, on juba aega möödunud, mida tähtaega ei arvestata.
Mida kellanäit käivitab
Tähtaeg algab vastuvõtmise hetkest, olenemata sellest, millise kanali kaudu palve saabub. See tähendab, et klienditeenindusele, müügiesindajale või vastuvõtutalitusse jõudev palve käivitab kellanäidu just nii hästi kui ka otse juhtkonnale või HR-osakonnale jõudev palve. Paljud ettevõtted avastasid alles hiljem, et sõnum, mis oli kolm nädalat sisendkastis, oli tegelikult kustutamispalve. Kes soovib seda riski vähendada, peaks organisatsioonis selgeks tegema, kuidas sellist sõnumit ära tunnatakse ja kuhu see kohe edasi peab minema.
Kus tähtaeg praktikas seiskub
Enamus viivitust ei teki otsuse kustutamise kohta, vaid andmete leidmisest kõigilt kohtadelt, kus nad asuvad. Nimi ja e-posti aadress võivad korraga olla CRM-süsteemis, arvelduspakendis, postiloendis, varukoopias ja välises osapooles, kes teie nimel andmeid töötleb, näiteks raamatupidaja või turundustöö vahend. Kõik need kohad tuleb üle vaadata ja iga andmete töötleja kohta, kes teie nimel andmeid töötleb, tuleb kontrollida, kas ja kuidas ta kustutamist teostab. Ülevaade, millistel töövahendeitel milliseid andmeid on, säästab selles protsessis palju otsingutöö aega. Aadressil gdpria.eu tutvustatakse iga olukorra kohta, mida üldmäärus teilt nõuab ja millel see põhineb.
Viivituse teine allikas on küsimus, kas kustutamine on üldse asjakohane. Mitte iga palve ei vii automaatselt kustutamisele. Andmed, mida teie peate säilitama seaduslikul kohustusel, nagu rahaliselt-majanduslikul arvestusel olevad teatud osad või personalifailid seaduslikul säilitusperioodil, jäävad kustutamiskohustuse alt välja seni, kuni see kohustus kehtib. Samuti võivad andmed, mis on vajalikud nõude esitamiseks, rakendamiseks või põhjendamiseks, olla erand. Milline erand konkreetses juhtumis kehtib, on organisatsiooni enda otsustada, vajaduse korral juristiga, ja kahtluse korral saab Isikuandmete Kaitse Amet sellest rohkem selgust anda.
Millal pikendamine on lubatud ja millal mitte
Kahe kuu pikendamine ei ole automaatne mehhanism, mida te lihtsalt kehtestada saate. Üldmäärus seob selle võimaluse palve keerukusega või palvete arvuga, mida teie korraga käsitlema peate. Üksik, lihtne palve aadressi postiloendist eemaldamiseks pole kiiresti piisavalt keerukas, et selleks kolm kuud võtta. Palve, kus andmed on mitme süsteemi ja mitme aasta jooksul hajutatud, võib see olla. Tähtis on, et teie andaksite andmealuse isikule esimese kuu jooksul teada, et teie pikendate ja miks; kui teie seda ei tee, jätkub algne ühe kuu pikkune tähtaeg lihtsalt.
Praktikas: tähtaega teostavaks tegemine
Enamik viivitusi on võimalik vältida, kui teada eelnevalt, kus andmed asuvad, selle asemel, et iga taotluse puhul seda uuesti otsida. Kasutatud süsteemide kindel ülevaade, see, kes neist milliseid andmeid töötleb ja millised lepingud välistere osapoolte abil kehtivad, muudavad erinevuse taotluse vahel, mida saab nädalaga lahendada, ja taotluse vahel, mis võtab terve kuu aega. Kes seda ülevaadet süsteemiga kaasa laseb, mis termini ise jälgib, ei pea enam kalendrile tuginema. Rohkem teavet selle kohta, kuidas selline lähenemine praktikas toimib ja millel teave põhineb, asub aadressil lehekülg, mis selgitab, kust teave pärineb.
Kustutamistaotlused ei tule kunagi kindlal hetkel, ja just selle tõttu on lihtne esimesed päevad termini mööduda lasta. Kes tahab, et termin hakkaks jooksma, niipea kui taotlus saabub, võib seda ärikonto kaudu seadistada. Sarnastes küsimustes betrokkenu taotluste kohta on olemas ka lühemalt vastuste ülevaade.
Kas teil on kahtlusi selles, kas konkreetne taotlus, mis teile saabub, kuulub kustutamiskohustuse alla, või millist erandit võiks kohaldada? See on hindamine, mis erineb sõltuvalt olukorrast, ja seda on kõige parem juristiga või Andmekaitse Järelevalveametiga arutada. Kas soovite esmalt ise kiiresti näha, kus te umbes seisate, siis võite teha tasuta kiiranalüüsi või vaadata teaduspanga teemasid.