Για ένα αίτημα διαγραφής, γνωστό και ως δικαίωμα του να ξεχαστείς, ο GDPR προβλέπει προθεσμία ενός μήνα. Αυτός ο μήνας αρχίζει να τρέχει από τη στιγμή που λαμβάνετε το αίτημα, όχι από τη στιγμή που αναγνωρίζετε ότι πρόκειται για ένα επίσημο αίτημα GDPR. Εάν ένα αίτημα είναι περίπλοκο ή λάβετε πολλά αιτήματα ταυτόχρονα, μπορείτε να παρατείνετε την προθεσμία κατά δύο μήνες. Πρέπει να ειδοποιήσετε τον δικαιούχο εντός του πρώτου μήνα, αναφέροντας το λόγο της παράτασης.
Στην πράξη, ένας μήνας φαίνεται πιο σύντομος από ό,τι στη θεωρία. Ένα αίτημα διαγραφής συχνά δεν φτάνει ως επίσημο έγγραφο, αλλά ως ηλεκτρονικό μήνυμα, τηλεφώνημα ή μήνυμα μέσω της φόρμας επικοινωνίας της ιστοσελίδας. Μέχρι να αναγνωρίσει κάποιος στην οργάνωση ότι πρόκειται για αίτημα GDPR και να το προωθήσει στο σωστό άτομο, θα έχει ήδη περάσει χρόνος που δεν υπολογίζεται στην προθεσμία.
Τι κάνει την προθεσμία να τρέχει
Η προθεσμία ξεκινά από τη στιγμή της λήψης, ανεξάρτητα από το κανάλι μέσω του οποίου λαμβάνεται το αίτημα. Αυτό σημαίνει ότι ένα αίτημα που φτάνει στον τμήμα εξυπηρέτησης πελατών, σε έναν πωλητή ή σε έναν υποδοχέα, κάνει την προθεσμία να τρέχει ακριβώς όπως και ένα αίτημα που φτάνει απευθείας στη διοίκηση ή στο τμήμα HR. Πολλές εταιρείες ανακαλύπτουν αργότερα ότι ένα μήνυμα που ήταν τρεις εβδομάδες σε ένα inbox ήταν απλώς ένα αίτημα διαγραφής. Όποιος θέλει να περιορίσει αυτόν τον κίνδυνο θα πρέπει να ξεκαθαρίσει εντός της οργάνωσης πώς αναγνωρίζεται τέτοιο μήνυμα και πού πρέπει να προωθηθεί αμέσως.
Πού η προθεσμία παρακολουθήσει στην πράξη
Η περισσότερη καθυστέρηση δεν προέρχεται από την απόφαση διαγραφής, αλλά από την εύρεση όλων των θέσεων όπου βρίσκονται τα δεδομένα. Ένα όνομα και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να εμφανίζονται ταυτόχρονα σε ένα σύστημα CRM, ένα λογιστικό πακέτο, μια λίστα αποστολής, ένα αντίγραφο ασφαλείας και σε ένα εξωτερικό κόμμα που επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό σας, όπως ένας λογιστής ή ένα εργαλείο μάρκετινγκ. Όλες αυτές οι θέσεις πρέπει να ελεγχθούν, και για κάθε μεσάζοντα που επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό σας, πρέπει να ελέγξετε εάν και πώς θα εκτελέσει τη διαγραφή. Ένα περίγραμμα του ποιοι εργαλεία περιέχουν ποια δεδομένα εξοικονομεί πολύ χρόνο αναζήτησης σε αυτήν τη διαδικασία. Στη γνωσιακή βάση εξηγείται ανά περίπτωση τι ζητά ο GDPR από εσάς και σε τι βασίζεται.
Μια δεύτερη πηγή καθυστέρησης είναι το ερώτημα του εάν η διαγραφή είναι καν εφαρμόσιμη. Όχι κάθε αίτημα οδηγεί αυτόματα σε διαγραφή. Δεδομένα που πρέπει να διατηρήσετε βάσει νόμιμης υποχρέωσης, όπως ορισμένα μέρη της χρηματοοικονομικής αρχειοθέτησης ή των αρχείων προσωπικού εντός νόμιμης περιόδου κράτησης, εξαιρούνται από την υποχρέωση διαγραφής όσο τρέχει αυτή η υποχρέωση. Δεδομένα που είναι απαραίτητα για τη δημιουργία, άσκηση ή υποστήριξη ενός δικαιώματος ή αγωγής μπορεί επίσης να αποτελέσουν εξαίρεση. Το εάν ισχύει μια εξαίρεση σε μια συγκεκριμένη περίπτωση εξαρτάται από την ίδια την οργάνωση, πιθανώς με νομικό συμβουλό, και σε περίπτωση αμφιβολίας, η Αρχή Προστασίας Δεδομένων μπορεί να δώσει περισσότερες διευκρινίσεις.
Πότε επιτρέπεται η παράταση και πότε όχι
Η παράταση δύο μηνών δεν είναι αυτόματη που μπορείτε απλώς να επικαλεστείτε. Ο GDPR συνδέει αυτή τη δυνατότητα με την πολυπλοκότητα του αιτήματος ή τον αριθμό των αιτημάτων που πρέπει να επεξεργαστείτε ταυτόχρονα. Ένα απλό, μεμονωμένο αίτημα να αφαιρέσετε μια διεύθυνση από μια λίστα αποστολής δεν θα είναι σύντομα αρκετά περίπλοκο για να χρειαστούν τρεις μήνες. Ένα αίτημα όπου δεδομένα διαχέονται σε πολλά συστήματα και πολλά χρόνια μπορεί να είναι. Σημαντικό είναι ότι ειδοποιείτε τον δικαιούχο εντός του πρώτου μήνα ότι παρατείνετε και γιατί· εάν δεν το κάνετε, η αρχική προθεσμία ενός μήνα συνεχίζει να ισχύει.
Πρακτικά: διατηρείστε την προθεσμία διαχειρίσιμη
Οι περισσότερες καθυστερήσεις μπορούν να αποφευχθούν γνωρίζοντας εκ των προτέρων πού βρίσκονται τα δεδομένα, αντί να διερευνάται αυτό ξανά σε κάθε αίτημα. Ένας σταθερός κατάλογος των χρησιμοποιούμενων συστημάτων, ποιος επεξεργάζεται ποια δεδομένα σε αυτά και ποιες συμφωνίες υπάρχουν με εξωτερικά μέρη, κάνει τη διαφορά μεταξύ ενός αιτήματος που τελειώνει σε μια εβδομάδα και ενός αιτήματος που κοστίζει ολόκληρο τον μήνα. Όποιος αφήνει αυτόν τον κατάλογο να λειτουργεί με ένα σύστημα που επιτηρεί την προθεσμία, δεν χρειάζεται πλέον να βασίζεται στο ημερολόγιο. Περισσότερα για το πώς λειτουργεί μια τέτοια προσέγγιση στην πράξη, και πού βασίζονται τα στοιχεία, βρίσκονται σε η σελίδα που εξηγεί τη προέλευση των πληροφοριών.
Τα αιτήματα διαγραφής σπάνια έρχονται σε σταθερή στιγμή, και είναι ακριβώς για αυτό που είναι εύκολο να αφήσετε τις πρώτες ημέρες της προθεσμίας να περάσουν αχρησιμοποίητες. Όποιος θέλει η προθεσμία να ξεκινήσει μόλις φτάσει ένα αίτημα, μπορεί να το κάνει μέσω ενός εμπορικού λογαριασμού. Για παρόμοια ερωτήματα σχετικά με αιτήματα υποκειμένων, υπάρχει επίσης μια σύνοψη με συντομότερες απαντήσεις.
Αμφιβάλλετε εάν ένα συγκεκριμένο αίτημα που λαμβάνετε εμπίπτει στην υποχρέωση διαγραφής ή ποια εξαίρεση θα μπορούσε να ισχύει; Αυτή είναι μια αξιολόγηση που διαφέρει ανά κατάσταση, και την καλύτερη τη συζητάτε με έναν δικηγόρο ή με την Αρχή Προστασίας Δεδομένων. Θέλετε πρώτα να δείτε γρήγορα που βρίσκεστε περίπου, τότε μπορείτε να κάνετε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή να περπατήσετε τα θέματα στη βάση γνώσης.