Għal talba ta' ħذf tad-data, magħrufa wkoll bħala d-dritt li tittgħala, ir-Regolament dwar il-Protezzjoni tad-Data jagħti limitu ta' xahar wieħed. Dan ix-xahar ibda jdur meta tirċievi t-talba, mhux meta tgħarraf li hija talba uffiċjali skont ir-Regolament dwar il-Protezzjoni tad-Data. Jekk talba tkun ikkumplikata, jew tirċievi ħafna talbet fl-istess ħin, tista' testendi l-limitu ta' żmien b'sentejn xahar. Irridu tikkomunika din l-estensjoni lil-persuna li tkun magħquda tul l-ewwel xahar, u terfa d-ragun tal-postergazzjoni.
Fil-prattika, xahar wieħed hu ħin iqsar minnu iħoss. Talba ta' ħذf tad-data ħafta drabi ma tiltaqax bħala dokument formali, imma bħala email, telefonat jew messaġġ permezz tal-formola ta' kuntatt fuq il-website. Sal-ħin li xi ħadd fl-organizzazzjoni jgħarraf li hija talba skont ir-Regolament dwar il-Protezzjoni tad-Data u jippassiha lil-persuna t-tajba, ħin kbir se jkun għaddej li ma jitħisibx fit-terminu.
Xi għejl il-ħin
Il-limitu ta' żmien ibda jdur meta t-talba titkabax, irrispettiv minn liema kanal din tiddħol. Dan ifisser li talba li titkabax mill-servizz tal-klijenti, vendur jew riċettijonjista, ħafta drabi ssir it-talba li tħarrex il-ħin daqs talba li tilħaq direttament mal-ġestjoni jew id-dipartiment tal-każ umani. Ħaffa kumpaniji jiskopru wara li messaġġ li kien ġie f'inbox għal tliet ġimgħat kien fil-fatt talba ta' ħذf tad-data. Kull min irid jillimita r-riskju, għandu jagħmel ċar fl-organizzazzjoni kif jiċċekkja l-messaġġ u fejn għandu jmorr minnufih.
Fejn il-limitu ta' żmien joffendha fil-prattika
Ħaffa mill-ħames ta' żmien ma sseħħx fl-iddeċiżjoni li tħذef, imma fl-iskoperta tal-postijiet kollha fejn il-data tinsab. Isem u indirizz email jista' jiġi misibha fl-istess ħin f'sistema CRM, pakkett ta' fatturazzjoni, lista ta' post, backup u għand partita esterna li gtaħdem għalik, bħal kontabli jew għodda ta' marketing. Il-postijiet kollha hawn ġol iridu jingħaddu, u għal kull partita li taħdem il-data għalik, irrid tivverifikati jekk u kif ir-rimozzjoni jitwettqu. Deskrizzjoni ta' liema għodda għandha liema data, jirriabbatimenti ħaffa xogħol ta' tħabbib f'dan il-proċess. F' il-bankje tad-dinja jingħad għal kull każi x'jistaqsi r-Regolament dwar il-Protezzjoni tad-Data u fejn hija bbazata.
It-tieni sors ta' ħames ta' żmien hu l-mistoqsija jekk il-ħذf huwa saħiħ. Mhux kull talba twassalx awtomatikament għal ħذf. Data li irrid toqgħod għalik fuq il-bażi ta' obbligu legali, bħalma huma ċerti partijiet tal-amministrazzjoni finanzjarja jew files tal-persunal taħt limitu legali ta' żmien, jien barra mill-obblilgu ta' ħذf sakemm jkompli l-obbligu. Id-data meħtieġa għall-istabbiliment, eżerċizzju jew appoġġ ta' dirizzjoni mala tista' tkun eċċezzjoni. Liema eċċezzjoni tapplika f'każi speċifiki huwa għall-organizzazzjoni nnifisha biex tiddetermina, eventwalita b'avukat, u jekk ikun hemm dubju, l-Awtorità għall-Protezzjoni tad-Data tista' tagħti ċertezza aktar.
Ladarba estensjoni permessa, u ladarba mhiex
L-estensjoni ta' sentejn xahar ma hix proċess awtomatiku li tista' sempliċiment tinvoka. Ir-Regolament dwar il-Protezzjoni tad-Data jgħaqad din il-pussibilità mal-kumplizzità tal-talba jew man-numru ta' talbet li jrid tħaggra fl-istess ħin. Talba waħda u sempliċi li tneħħi indirizz minn lista ta' post mhix prestu kumplessa biżżejjed biex tieħu tliet xhur. Talba fejn id-data tinsaħ dwar sistemi multipli u snin multipli, tista' tkun. Importanti hu li tikkunikaw lil-persuna li tkun magħquda tul l-ewwel xahar li int testendi u għalfejn; jekk ma tagħmlux dan, il-limitu oriġinali ta' xahar wieħed sempliċiment jibqa' jdur.
Prattika: iktella l-limitu ta' żmien
Il-biċċ tal-irtiell jista' jiġi evitat billi taf minn qabel fejn jinsabu d-dejta, minflok li f'kull talba titlob mill-ġdid. Ħlewwa fissa tal-sistemi użati, min jipproċessa liema dejta fihom u liema ftehimiet hemm ma' partijiet esterni, hija tagħmel id-differenza bejn talba li tintemm f'ġimgħa u talba li titlob il-ġimgħa sħiħa. Min li jħalli din il-ħlewwa meħħija ma' sistemi li jħarrsa l-iskadenza stess, m'għandux għalfejn jiddependi fuq il-kalendarj. Aktar fuq kif dan l-approċċ jaħdem fil-prattika, u fejn l-informazzjoni hija bbazata, istahdem fuq il-paġna li tirċa fejn iderrivet l-informazzjoni.
It-talbiet għall-ħذef rari jakkuntaw f'mument fiss, u preċizament minħabba dan huwa faċli ħalli l-ewwel ġranet tal-iskadenza jgħaddu mingħajr ma jintużaw. Min li jrid il-iskadenza imexxija mid-daqqa li talba tasal, jista' jagħmel dan permezz ta' kont kummerċjaliPer mistoqsijiet simili dwar talbiet minn soġġetti ħlewwa b'risposti aktar qosra.
Ħassewtu jekk talba konkreta li tasal għandkom taħt l-obbligu ta' ħذef, jew liema eċċezzjoni tista' tkun applikabbli? Din hija evalwazzjoni li tvarja skont is-sitwazzjoni, u li hija aħjar tiddiskutiwha ma' ġurist jew ma' l-Awtorità għall-Protezzjoni tad-Dejta. Tridux għalxejn tara malajr fejn bejn wieħed iħallsu, tistgħu tagħmlu l-iskann miftuħ miftwieħ jew tmurru mill-ħwiġ fl-iknissja.