ali lahko spremenem pogodbo z obdelavo osebnih podatkov, ki je že podpisana

Da, spremembe so mogoče, dokler se obe strani strinjata.

Podpisana pogodba z obdelovalcem ni dokument, ki po podpisu ostane nespremenjen do konca sodelovanja. Kot pri vsakem drugem pogodbi velja, da se strani skupaj lahko odločita za spremembo: dodati novega podprocesnika, spremeniti obdobje hranjenja ali poostritvi dogovore, ker se je nekaj spremenilo pri sodelovanju. Dokler se obe strani strinjata s spremembo, ni nič narobe s preureditvijo pogodbe.

Kar pri tem šteje, je, da pogodba še naprej izpolnjuje zahteve člena 28 GDPR. Če se spremeni način, kako dobavitelj obdeluje podatke, se pojavi nova stranka, ki deluje kot podprocesnik, ali se spremeni namen obdelave, je to pogosto prav tisti trenutek, ko kaj mora biti v pogodbi z obdelovalcem ponovno postane relevantno: obstoječe besedilo morda ne zajema nove situacije. Spremembo lahko dokumentirate s dopolnilom, novo prilogo ali tako, da znova podpišete celotno pogodbo — oblika je manj pomembna kot to, da obe strani pisno dokumentirate, kaj je dogovorjeno.

Kaj je osnova za to: člen 28 GDPR

Člen 28 GDPR predpisuje, kateri predmeti morajo biti vključeni v pogodbo z obdelovalcem, vendar nikjer ne določa, da podpisanega besedila ni mogoče spremeniti. Smernice EDPB poudarjajo predvsem, da mora vsebina pogodbe slediti praksi obdelave — če se ta praksa spremeni, je logično, da se pogodba prilagodi. Pogodba, ki sploh nikoli ni bila izdelana, predstavlja drugačno tveganje kot pogodba, ki je osvežena; kaj so lahko posledice, je opisano pri kaj se zgodi, če s dobaviteljem ni pogodbe z obdelovalcem. Tudi sprememba, ki je dogovorjena samo po e-pošti, postavlja isto vprašanje kot prvo pogodbo: ali je to dovolj, je opisano pri ali je mogoče pogodbo z obdelovalcem dogovoriti tudi ustno ali po e-pošti.