voinko muuttaa jo allekirjoitettua tietojen käsittelijän sopimusta

Kyllä, muuttaminen on mahdollista, kunhan molemmat osapuolet hyväksyvät sen

Allekirjoitettu tiedonkäsittelyä koskevan sopimuksen ehtojen mukainen sopimus ei ole asiakirja, joka jää muuttumattomaksi allekirjoituksen jälkeen yhteistyön loppuun saakka. Kuten missä tahansa muussakin sopimuksessa, osapuolet voivat yhdessä päättää mukauttaa jotakin: lisätä uuden alitoimittujan, muuttaa säilytysajanjaksoa tai tarkentaa sopimuksia, koska jokin yhteistyössä on muuttunut. Kunhan molemmat osapuolet hyväksyvät muutoksen, sopimusta voidaan tarkistaa esteitä.

Tässä yhteydessä merkitsevää on, että sopimus jatkaa vastaamista siiä, mitä AVG:n 28. artikla vaatii. Jos tavaran tai palvelun toimittajan tiedonkäsittelytapa muuttuu, mukaan tulee uusi osapuoli, joka toimii alitoimittujan roolissa, tai tiedonkäsittelyn tarkoitus muuttuu, niin se on usein juuri se hetki, jolloin mitä tiedonkäsittelyä koskevan sopimuksen ehtojen mukaisen sopimuksen tulee sisältää tulee jälleen ajankohtaiseksi: olemassa oleva teksti ei ehkä enää kata uutta tilannetta. Muutoksen dokumentoiminen voidaan tehdä lisäyksellä, uudella liitteellä tai koko sopimuksen uudelleen allekirjoittamisella — muoto on vähemmän tärkeä kuin se, että molemmat osapuolet kirjallisesti dokumentoivat, mitä on sovittu.

Mistä tämä juontuu: AVG:n 28. artikla

AVG:n 28. artiklassa määritellään aiheita, joita tiedonkäsittelyä koskevan sopimuksen ehtojen mukaisen sopimuksen on sisällettävä, mutta siinä ei missään määritetä, että kerran allekirjoitettua tekstiä ei voi muuttaa. EDPB:n ohjeissa korostetaan erityisesti sitä, että sopimuksen sisällön on vastattava tiedonkäsittelyn käytäntöä — jos tämä käytäntö muuttuu, on loogista, että sopimuskaan ei pysy paikoillaan. Sopimus, jota ei ole koskaan laadittu, tuo mukanaan erilaisen riskin kuin sopimus, jota päivitetään; mitkä siitä seuraavat voivat olla osoitettu kohdassa mitä tapahtuu, kun toimittajan kanssa ei ole tiedonkäsittelyä koskevan sopimuksen ehtojen mukaista sopimusta. Myös muutos, joka on sovittu vain sähköpostitse, herättää saman kysymyksen kuin alkuperäisen sopimuksen kohdalla: riittääkö se, on osoitettu kohdassa voidaanko tiedonkäsittelyä koskevan sopimuksen ehtojen mukainen sopimus tehdä myös suullisesti tai sähköpostitse.