môžem zmeniť spracovateľskú zmluvu, ktorá bola už podpísaná

Áno, zmeny sú možné, pokiaľ súhlasia obe strany

Podpísaná zmluva o spracovaní údajov nie je dokument, ktorý po podpísaní zostáva fixný až do konca spolupráce. Rovnako ako pri každej inej zmluve platí, že strany môžu spoločne rozhodnúť, že niečo upravia: pridajú nového spracovateľa v rámci zmluvného vzťahu, zmenia lehotu uchovávania alebo zpresnia dohody, pretože sa v spolupráci niečo zmenilo. Pokiaľ obe strany súhlasia so zmenou, nič nezabráni revízii zmluvy.

Na tom záleží, že zmluva naďalej spĺňa to, čo vyžaduje článok 28 GDPR. Zmení-li sa spôsob, akým dodávateľ údaje spracováva, pridá sa nová strana, ktorá pôsobí ako spracovateľ v rámci zmluvného vzťahu, alebo sa zmení účel spracovávania, práve to je často moment, keď čo musí byť v zmluve o spracovaní údajov opäť získava relevancia: existujúci text nemusí pokryť novú situáciu. Zmenu je možné zdokumentovať doplnkom, novú prílohou alebo podpísaním celej zmluvy znova — forma je menej dôležitá ako to, že obe strany písomne zaznamenajú, na čom sa dohodli.

Čo je za tým: článok 28 GDPR

Článok 28 GDPR predpisuje, ktoré témy musí zmluva o spracovaní údajov obsahovať, ale nikde nestanovuje, že sa podpísaný text nesmie neskôr meniť. Usmernenia EDPB zdôrazňujú najmä to, že obsah zmluvy musí naďalej odrážať prax spracovávania — zmení-li sa táto prax, je logické, že zmluva sa mení. Zmluva, ktorá vôbec nebola vytvorená, predstavuje iné riziko ako zmluva, ktorá sa aktualizuje; aké môžu byť dôsledky, je popísané v čo sa stane, ak s dodávateľom nemáte zmluvu o spracovaní údajov. Zmena dohodnutá iba e-mailom vyvoláva na druhej strane takú istú otázku ako pri prvej zmluve: či to stačí, je popísané v či môže byť zmluva o spracovaní údajov dohodnutá aj ústne alebo e-mailom.