mohu smlouvu se zpracovatelem, která byla již podepsána, stále upravovat

Ano, lze měnit, pokud s tím oba subjekty souhlasí

Podepsaná dohoda o zpracování není dokument, který je po podpisu pevně stanoven až do konce spolupráce. Jako u každé jiné smlouvy platí, že strany se mohou společně rozhodnout něco upravit: přidat nového subdodavatele, změnit dobu uchovávání nebo zpřísnit dohody, protože se v součinnosti něco změnilo. Pokud se obě strany shodnou na úpravě, nic nebrání kontrole dohody.

Při tom jde o to, aby dohoda nadále splňovala požadavky článku 28 GDPR. Mění-li se způsob zpracování údajů zpracovatelem, přidá se nová strana jako subdodavatel nebo se změní účel zpracování, je to často přesně moment, kdy co musí být v dohodě o zpracování znovu nabývá na relevanci: stávající znění nemusí pokrývat novou situaci. Změnu lze zaznamenat dodatkem, novou přílohou nebo novým podpisem celé dohody — forma je méně důležitá než to, že obě strany písemně zaznamenají, co bylo dohodnuto.

Na čem se to zakládá: článek 28 GDPR

Článek 28 GDPR předpisuje, jaká témata musí obsahovat dohoda o zpracování, ale nikde nestanovuje, že jednou podepsaný text nesmí být změněn. Pokyny EDPB zdůrazňují především to, že obsah dohody musí odpovídat praxi zpracování — mění-li se tato praxe, je logické, že dohoda se vyvíjí. Dohoda, která vůbec nebyla vypracována, představuje jiné riziko než dohoda, která je aktualizována; jaké mohou být důsledky, je popsáno v co se stane, pokud nemáte se zpracovatelem dohodu o zpracování. Také změna, která byla domluvena pouze e-mailem, vyvolává stejnou otázku jako u první smlouvy: zda to stačí, je popsáno v může být dohoda o zpracování dojednána také ústně nebo e-mailem.