Fără o declarație de confidențialitate, site-ul dumneavoastră nu conține documentul în care explicați ce date cu caracter personal colectați, pentru ce și pentru cât timp. GDPR obligă organizațiile să informeze vizitatorii și clienții despre aceste aspecte în prealabil; aceasta se numește obligația de informare. Dacă această informație lipsește, nu puteți dovedi că respectați această obligație.
Ce se întâmplă concret depinde de cine observă aceasta. Un vizitator poate depune o plângere la Autoritatea pentru Protecția Datelor, un client comercial poate întreba despre aceasta în cadrul unui appel de oferte, iar un furnizor de servicii de plată sau o platformă de publicitate poate refuza legătura cu site-ul dumneavoastră atâta timp cât nu există o declarație de confidențialitate. Niciuna dintre aceste situații nu este ipotetică; ele provin din condiții pe care terții le stabilesc deja de la sine, independent de ceea ce ar face un organism de supraveghere.
De ce o declarație de confidențialitate este mai mult decât o formalitate
O declarație de confidențialitate este dovada vizibilă a ceva pe care ar trebui să o cunoașteți deja: ce date colectează site-ul dumneavoastră, prin care formulare, cookies sau instrumente de analiză, și cu ce scop. Dacă declarația lipsește, este probabil ca acea inventariere să nu fi fost nici ea efectuată. Aceasta nu afectează doar site-ul, ci și imaginea mai amplă a modului în care compania dumneavoastră gestionează datele cu caracter personal — ceva ce apare și atunci când căutați răspuns la o întrebare GDPR concretă.
EDPB și Autoritatea pentru Protecția Datelor au publicat orientări privind ceea ce trebuie să conțină o declarație de confidențialitate, cum ar fi datele de contact ale responsabilului de prelucrare, termenii de păstrare și drepturile persoanelor vizate. Aceste orientări nu sunt lege, dar organismeele de supraveghere le aplicau atunci când evaluează dacă obligația de informare a fost respectată.
Ce se întâmplă în practică dacă declarația lipsește
Cele mai directe consecințe se manifestă rar la un organism de supraveghere, ci la partenerii cu care lucrați. Un asigurător care evaluează o poliță de asigurare cibernetică cere adesea declarația de confidențialitate ca parte a dosarului. O autoritate contractantă poate face la fel. Și un vizitator care se întreabă ce se întâmplă cu un formular de contact completat poate decide, din lipsă de explicații, să nu facă afaceri cu dumneavoastră sau să depună o plângere.
În plus, o declarație de confidențialitate care lipsește este adesea un semnal că și alte aspecte nu sunt în regulă: fără o prezentare generală a instrumentelor SaaS care prelucrează date cu caracter personal, fără acorduri de prelucrare cu furnizori, fără termeni de păstrare stabiliți. Aceasta este exact tipul de corelare pe care o bază de cunoștințe cu explicații pe fiecare subiect GDPR o clarifică: declarația de confidențialitate rareori stă singură.
Rolul organismului de supraveghere
Autoritatea pentru Protecția Datelor poate interveni atunci când obligația de informare nu este respectată, dar cum și când se întâmplă aceasta depinde de circumstanțele fiecărui caz și nu poate fi prevăzut dinainte. Ceea ce este sigur este că absența unei declarații de confidențialitate nu este o omisiune care devine mai puțin vizibilă pe măsură ce site-ul dumneavoastră atrage mai mulți vizitatori — mai degrabă invers.
Dacă o plângere conduce de fapt la o investigație și care ar fi rezultatul acesteia nu se poate spune în termeni generali. Pentru evaluarea unei situații specifice, un jurist sau Autoritatea pentru Protecția Datelor în sine este punctul de contact potrivit.
Cum rezolvați aceasta
Redactarea unei declarații de confidențialitate necesită o imagine clară a ceea ce site-ul dvs. colectează efectiv: formulare de contact, cookie-uri, un magazin online cu date de comandă, o newsletter. Odată ce această imagine există, declarația în sine este de obicei relativ ușor de redactat. Pentru întrebarea de bază cu privire la care date procesați de fapt și prin care instrumente, ajută să vă uitați la modul în care această imagine se construiește, de exemplu prin modul în care datele și sistemele sunt mapate.
O declarație de confidențialitate nu este, în plus, un text unic. Formulare noi, instrumente noi sau un serviciu de newsletter nou schimbă ceea ce se colectează și, prin urmare, și ceea ce trebuie să apară în declarație. Cine dorește să țină evidența la pas cu schimbările site-ului poate înregistra în cont de afaceri astfel încât să nu rămână o acțiune unică.
Gdpria.eu oferă gratuit generatorul pentru o declarație de confidențialitate, la fel ca baza de cunoștințe și alte verificări de bază. Dacă doriți să știți unde se află în prezent afacerea dvs., scanarea rapidă gratuită este un bun punct de plecare pentru a vedea care componente sunt deja în ordine și care necesită atenție.