Adatvédelmi nyilatkozat nélkül a weboldalán hiányzik az a dokumentum, amelyben bemutatja, mely személyes adatokat gyűjt, mire és meddig. A GDPR előírja, hogy a szervezetek előzetesen tájékoztassák a látogatókat és ügyfeleket erről; ezt nevezzük információs kötelezettségnek. Ha hiányzik ez az információ, akkor nem tudja igazolni, hogy teljesítette ezt a kötelezettséget.
Az konkrétan történt függ attól, hogy ki veszi ezt észre. A látogató panaszt nyújthat be az Adatvédelmi Hatóságnál, egy üzleti ügyfél beszerzési eljárás során rákérdezhet rá, és egy fizetési szolgáltató vagy hirdetési platform megtagadhatja a kapcsolatot a weboldalával, amíg nincs adatvédelmi nyilatkozat. Ezek közül egyik sem elméleti; harmadik felek saját feltételeiből adódnak, függetlenül attól, hogy a felügyeleti hatóság mit tenne.
Miért több az adatvédelmi nyilatkozat egy formulánál
Az adatvédelmi nyilatkozat a látható bizonyítéka annak, amit amúgy is tudnia kellene: mely adatokat gyűjt a weboldala, mely formok, sütik vagy elemző eszközök útján, és milyen céllal. Ha hiányzik a nyilatkozat, nagy az esélye, hogy ez a leltárkészítés sem történt meg. Ez nem csak a weboldalt érinti, hanem azt a szélesebb képet is, hogy a vállalkozása hogyan kezeli a személyes adatokat — olyan dolog, amely akkor is felmerül, amikor konkrét GDPR-kérdésre választ keresnél. választ keres egy konkrét GDPR-kérdésre.
Az EDPB és az Adatvédelmi Hatóság útmutatókat tett közzé arról, hogy az adatvédelmi nyilatkozatnak mit kell tartalmaznia, például az adatkezelő elérhetőségeit, a megőrzési időtartamokat és az érintett jogait. Ezek az útmutatók nem törvény, de a felügyeleti hatóságok a megfelelésértékeléskor alkalmazzák őket az információs kötelezettség teljesítésének megállapításához.
Mi történik a gyakorlatban, ha hiányzik a nyilatkozat
A legtöbb közvetlen következmény ritkán fordul elő a felügyeleti hatóságnál, hanem azon felek felé, akikkel üzletelnek. Egy biztosító, amely egy kiberbiztosítást értékel, gyakran megkérdezi az adatvédelmi nyilatkozatot a dokumentáció részeként. Egy ajánlatkérő hatóság ugyanezt teheti. És egy látogató, aki azon gondolkodik, mi történik egy kitöltött kapcsolatfelvételi képernyővel, az utasítás hiányában dönthet úgy, hogy nem üzletel Önnel, vagy panaszt nyújt be.
Ezenkívül egy hiányzó adatvédelmi nyilatkozat gyakran jelzi, hogy az egyéb összetevők sem rendben vannak: nincs áttekintés arról, hogy mely SaaS-eszközök dolgoznak fel személyes adatokat, nincs feldolgozási szerződés a szállítókkal, nincsenek rögzített megőrzési időpontok. Ez pontosan az a fajta összekapcsolódás, amelyet egy tudásbázis, amely magyarázatot ad az AVG-téma szerint átláthatóvá tesz: az adatvédelmi nyilatkozat ritkán áll önmagában.
A felügyeleti hatóság szerepe
Az Autoriteit Persoonsgegevens akkor léphet fel, ha az információs kötelezettséget nem teljesítik, de hogy és mikor történik ez, az eset körülményeitől függ, és előre nem jósolható. Ami azonban biztos, hogy egy adatvédelmi nyilatkozat hiánya nem olyan mulasztás, amely nézőpontból kevésbé láthatóvá válik, ahogy a webhely több látogatót vonz — inkább az ellenkezője igaz.
Hogy egy panasz valóban vizsgálathoz vezet-e, és annak eredménye mi lenne, nem lehet általános értelemben megállapítani. Egy konkrét helyzet értékeléséhez egy jogász vagy magához az Autoriteit Persoonsgegevens-hez kell fordulni.
Hogyan oldja meg ezt
A privacynyilatkozat elkészítése megköveteli a weboldalán ténylegesen gyűjtött adatok tiszta áttekintését: kapcsolatfelvételi űrlapok, sütik, webáruház megrendelési adataival, hírlevél. Amint ez az áttekintés megvan, a nyilatkozat elkészítése általában gyorsan megy. Az alapvető kérdéshez — hogy mely adatokat dolgoz fel valójában, és mely eszközökön keresztül — segít, ha megvizsgálja azt, ahogy ezt az áttekintést összeállítja, például a az adatok és rendszerek feltérképezésének módja.
A privacynyilatkozat ugyanakkor nem egy egyszeri szöveg. Új űrlapok, új eszközök vagy új hírlevél-szolgáltatás megváltoztatja, hogy mit gyűjtenek, és így azt is, hogy mit kell a nyilatkozatban szerepeltetni. Aki azt szeretné, hogy ez az áttekintés nyomon kövesse a weboldalon végbemenő változásokat, az azt egy üzleti fiók keretében rögzítheti hogy ne maradjon egyetlen alkalmi intézkedésre szorítkozva.
A gdpria.eu ingyenesen kínálja a privacynyilatkozat-generátort, csakúgy mint a tudástárat és az egyéb alapvető ellenőrzéseket. Ha szeretné tudni, hogy vállalata jelenleg hol áll, a gratis gyorsbesorolás jó kiindulási pont annak megtekintéséhez, hogy mely részek vannak már rendben, és melyek igényelnek figyelmet.