Χωρίς δήλωση απορρήτου, στον ιστότοπό σας λείπει το έγγραφο στο οποίο εξηγείτε ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγετε, για ποιο σκοπό και για πόσο καιρό. Ο GDPR υποχρεώνει τους οργανισμούς να ενημερώνουν τους επισκέπτες και τους πελάτες σχετικά με αυτά εκ των προτέρων· αυτό ονομάζεται υποχρέωση παροχής πληροφοριών. Εάν λείπουν αυτές οι πληροφορίες, δεν μπορείτε λοιπόν να αποδείξετε ότι συμμορφώνεστε με αυτή την υποχρέωση.
Αυτό που πραγματικά συμβαίνει εξαρτάται από το ποιος το παρατηρεί. Ένας επισκέπτης μπορεί να υποβάλει μια παράπονο στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσώπων, ένας επιχειρηματικός πελάτης μπορεί να το ζητήσει κατά τη διάρκεια μιας δημοπρασίας, και ένας πάροχος πληρωμών ή μια πλατφόρμα διαφημίσεων μπορεί να αρνηθεί τη σύνδεση με τον ιστότοπό σας όσο δεν υπάρχει δήλωση απορρήτου. Καμιά από αυτές τις περιστάσεις δεν είναι φαντασιακή· προκύπτουν από όρους που τρίτα μέρη θέτουν ήδη από μόνα τους, ανεξάρτητα από ό,τι θα έκανε ποτέ μια αρχή εποπτείας.
Γιατί μια δήλωση απορρήτου είναι περισσότερα από μια φορμαλότητα
Μια δήλωση απορρήτου είναι το ορατό απόδειξη κάτι που θα έπρεπε ούτως ή άλλως να γνωρίζετε: ποια δεδομένα συλλέγει ο ιστότοπός σας, μέσω ποιων φορμών, cookies ή εργαλείων ανάλυσης, και με ποιο σκοπό. Εάν λείπει η δήλωση, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να μην έχει γίνει ούτε η ίδια η καταγραφή. Αυτό δεν αφορά μόνο τον ιστότοπο, αλλά και την ευρύτερη εικόνα του τρόπου με τον οποίο η επιχείρησή σας διαχειρίζεται προσωπικά δεδομένα — κάτι που προκύπτει επίσης όταν αναζητείτε απάντηση σε ένα συγκεκριμένο ερώτημα GDPR.
Το EDPB και η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσώπων έχουν δημοσιεύσει κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το τι πρέπει να περιέχει μια δήλωση απορρήτου, όπως τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας, τις περιόδους διατήρησης και τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων. Αυτές οι κατευθυντήριες γραμμές δεν είναι νόμος, αλλά οι αρχές εποπτείας τις χρησιμοποιούν κατά την αξιολόγηση του κατά πόσον έχει τηρηθεί η υποχρέωση παροχής πληροφοριών.
Τι συμβαίνει στην πράξη όταν η δήλωση λείπει
Οι πιο άμεσες συνέπειες σπάνια συμβαίνουν σε μια αρχή εποπτείας, αλλά στα μέρη με τα οποία συνεργάζεστε. Ένας ασφαλιστής που αξιολογεί μια πολιτική κυβερνοασφάλειας, συχνά ζητάει τη δήλωση απορρήτου ως μέρος του φακέλου. Μια δημοπρασιακή αρχή μπορεί να κάνει το ίδιο. Και ένας επισκέπτης που αναρωτιέται τι θα συμβεί με ένα συμπληρωμένο έντυπο επικοινωνίας, μπορεί, χωρίς εξήγηση, να αποφασίσει να μην κάνει δουλειές μαζί σας ή να υποβάλει μια παράπονο.
Επιπλέον, μια δήλωση απορρήτου που λείπει είναι συχνά σήμα ότι και άλλα μέρη δεν είναι σε τάξη: δεν υπάρχει επισκόπηση ποιων εργαλείων SaaS επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα, δεν υπάρχουν συμφωνίες επεξεργασίας δεδομένων με προμηθευτές, δεν έχουν οριστεί περίοδοι διατήρησης. Αυτό είναι ακριβώς το είδος της σύνδεσης που μια τράπεζα γνώσης με εξηγήσεις ανά θέμα GDPR καθιστά σαφή: η δήλωση απορρήτου σπάνια υπάρχει μόνη της.
Ο ρόλος της αρχής εποπτείας
Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσώπων μπορεί να ενεργήσει όταν η υποχρέωση παροχής πληροφοριών δεν τηρείται, αλλά το πώς και πότε συμβαίνει αυτό, εξαρτάται από τις περιστάσεις της υπόθεσης και δεν μπορεί να προβλεφθεί εκ των προτέρων. Αυτό που είναι βέβαιο είναι ότι η απουσία μιας δήλωσης απορρήτου δεν είναι μια παράλειψη που γίνεται λιγότερο ορατή καθώς ένας ιστότοπος έλκει περισσότερους επισκέπτες — μάλλον το αντίθετο.
Αν ένα παράπονο οδηγήσει πράγματι σε έρευνα και ποια θα ήταν η έκβασή του, δεν μπορεί να ειπωθεί με γενικούς όρους. Για την αξιολόγηση μιας συγκεκριμένης κατάστασης, ένας δικηγόρος ή η ίδια η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσώπων είναι το κατάλληλο σημείο επικοινωνίας.
Πώς λύνετε αυτό
Η σύνταξη δήλωσης απορρήτου απαιτεί σαφή επισκόπηση του τι συλλέγει πραγματικά ο ιστότοπός σας: φόρμες επικοινωνίας, cookies, διαδικτυακό κατάστημα με δεδομένα παραγγελιών, ενημερωτικό δελτίο. Μόλις υπάρξει αυτή η επισκόπηση, η ίδια η δήλωση συνήθως γράφεται γρήγορα. Για το υποκείμενο ερώτημα ποια δεδομένα επεξεργάζεστε ακριβώς και μέσω ποιων εργαλείων, βοηθά να εξετάσετε τον τρόπο με τον οποίο χτίζεται αυτή η επισκόπηση, για παράδειγμα μέσω της τρόπος καταγραφής δεδομένων και συστημάτων.
Μια δήλωση απορρήτου δεν είναι επίσης ένα κείμενο που σχετίζεται μόνο με μία φορά. Νέες φόρμες, νέα εργαλεία ή μια νέα υπηρεσία ενημερωτικού δελτίου αλλάζουν αυτό που συλλέγεται και, ως εκ τούτου, και αυτό που πρέπει να αναφέρεται στη δήλωση. Όποιος θέλει να συμπαρακολουθήσει αυτή την επισκόπηση με αλλαγές στον ιστότοπο, μπορεί να καταχωρίσει σε ένα επιχειρηματικό λογαριασμό ώστε να μην παραμείνει μόνο ως μια απομονωμένη ενέργεια.
Το gdpria.eu προσφέρει τη γεννήτρια για δήλωση απορρήτου δωρεάν, όπως και τη βάση γνώσης και τους άλλους βασικούς ελέγχους. Αν θέλετε να μάθετε πού βρίσκεται επί του παρόντος η επιχείρησή σας, η δωρεάν γρήγορη σάρωση είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης για να δείτε ποια στοιχεία είναι ήδη σε τάξη και ποια χρήζουν προσοχής.