Bez privacypaziņojuma jūsu vietnē trūkst dokumenta, kurā jūs paskaidrojat, kurus personas datus jūs savāciet, kādam nolūkam un cik ilgi. GDPR uzliek organizācijām pienākumu iepriekš informēt apmeklētājus un klientus par to; to sauc par informācijas sniegšanas pienākumu. Ja šī informācija trūkst, jūs nevarat pierādīt, ka esat izpildījuši šo pienākumu.
Tas, kas konkrēti notiek, ir atkarīgs no tā, kurš to pamanīs. Apmeklētājs var iesniedzt sūdzību Datu pārvaldības iestādei, komercklients to var pajautāt iepirkuma procedūrā, un maksājumu pakalpojuma sniedzējs vai reklāmas platforma var atteikt savienojumu ar jūsu vietni, kamēr nav privacypaziņojuma. Neviena no šīm situācijām nav izdomāta; tās izriet no nosacījumiem, ko trešās puses jau paši izvirza, neatkarīgi no tā, ko regulators kads darītu.
Kāpēc privacypaziņojums ir vairāk nekā formalitāte
Privacypaziņojums ir redzams pierādījums kaut kam, ko jums jebkurā gadījumā vajadzētu zināt: kurus datus jūsu vietne savāc, caur kuriem veidlapām, sīkfailiem vai analīzes rīkiem, un kādam nolūkam. Ja paziņojums trūkst, iespējams, ka šis apskats nav veikts. Tas skar ne tikai vietni, bet arī plašāku priekšstatu par to, kā jūsu uzņēmums darbojas ar personas datiem — kaut kas, kas izpaužas arī tad, kad meklējat atbildi uz konkrētu GDPR jautājumu.
EDPB un Datu pārvaldības iestāde ir publicējušas vadlīnijas par to, kas privacypaziņojumā jebkurā gadījumā jābūt, piemēram, datu pārvaldītāja kontaktinformācija, datu glabāšanas periodi un subjektu tiesības. Šīs vadlīnijas nav likums, taču regulatori tās izmanto, lai novērtētu, vai informācijas sniegšanas pienākums ir izpildīts.
Kas praksē notiek, ja paziņojums trūkst
Visvairāk tiešās sekas reti notiek pie regulatora, bet pie pušu, ar kurām jūs darāties. Apdrošinātājs, kurš novērtē kiberndraudzības polisi, bieži jautā par privacypaziņojumu kā daļu no dokumentu kopas. To pašu var darīt iepirkuma iestāde. Un apmeklētājs, kurš brīnās, kas notiek ar aizpildītu kontaktformu, var nolemt nedarboties ar jums vai iesniegt sūdzību, ja nav skaidrojuma.
Turklāt trūkstošs privacypaziņojums bieži signalizē, ka arī citas daļas nav kārtībā: nav pārskats par to, kuri SaaS rīki apstrādā personas datus, nav datu apstrādes līgumu ar piegādātājiem, nav noteiktu datu glabāšanas periodu. Tieši šāda savienojamība ir tas, ko zināšanu bāze ar skaidrojumiem par katru GDPR tēmu padarīs skaidru: privacypaziņojums reti stāv atsevišķi.
Regulatora loma
Datu pārvaldības iestāde var rīkoties, ja informācijas sniegšanas pienākums netiek izpildīts, taču tas, kā un kad tas notiek, ir atkarīgs no konkrētā gadījuma apstākļiem un nav jāprognozē iepriekš. Tas, kas ir noteikts, ir tāds, ka privacypaziņojuma trūkums nav izpirkšanās, kas automātiski kļūst mazāk redzama, jo vietnei pieaug apmeklētāju skaits — drīzāk pretēji.
Tas, vai sūdzība tiešām noved pie izmeklēšanas un kāda būtu rezultāts, nav iespējams teikt vispārējā nozīmē. Lai novērtētu noteiktu situāciju, apropā ir jurista vai pašas Datu pārvaldības iestādes.
Kā jūs to risinājat
Privātuma paziņojuma sagatavošana prasa skaidru pārskatu par to, ko jūsu vietne faktiski vāc: kontaktformas, sīkdatnes, e-komercijas veikals ar pasūtījuma datiem, jaunumu biļetens. Kad šis pārskats ir pieejams, paziņojuma sagatavošana parasti ir ātri izpildāma. Lai noskaidrotu pamatjautājumu par to, kādus datus jūs faktiski apstrādājat un kādus rīkus izmantojat, ir lietderīgi apsvērt to, kā šis pārskats tiek veidots, piemēram, caur veidu, kā dati un sistēmas tiek kartētas.
Privātuma paziņojums turklāt nav vienreizējs teksts. Jauni formulāri, jauni rīki vai jauns jaunumu biļetena serviss maina to, kas tiek vākts, un tātad arī to, kas privātuma paziņojumā jāietver. Ja vēlaties, lai šis pārskats sekotu līdzi izmaiņām vietnē, to var noteikt biznesa kontā lai tas nepaliek vienreizēja darbība.
Gdpria.eu piedāvā privātuma paziņojuma ģeneratoru bez maksas, kā arī zināšanu bāzi un citus pamata pārbaudes. Ja vēlaties uzzināt, kur jūsu uzņēmums pašlaik atrodas, bezmaksas ātrs skenējums ir labs sākumpunkts, lai redzētu, kuri komponenti jau ir kārtībā un kuri prasa uzmanību.