Без декларация за поверителност на вашия уебсайт отсъства документът, в който обяснявате кои лични данни събирате, за каква цел и колко дълго. Регламент (EU) 2016/679 задължава организациите да информират посетители и клиенти за това предварително; това се нарича информационно задължение. Ако липсва тази информация, вие не можете да докажете, че отговаряте на това задължение.
Какво точно се случва зависи от това кой го забележи. Посетител може да подаде жалба при Autoriteit Persoonsgegevens, тръжен клиент може да попита за това по време на обществено закупуване, а доставчик на плащания или платформа за реклама може да откажат връзката с вашия уебсайт, докато липсва декларация за поверителност. Нито една от тези ситуации не е измислена; те произтичат от условията, които сами поставят трети страни, независимо от това какво би направил надзорният орган.
Защо декларацията за поверителност е повече от формалност
Декларацията за поверителност е видимото доказателство на нещо, което трябва да знаете: кои данни събира вашия уебсайт, чрез кои формуляри, бисквитки или инструменти за анализ, и с каква цел. Ако липсва декларацията, велика е вероятността самата инвентаризация да не е направена. Това не засяга само уебсайта, но и по-широката картина на това как вашата фирма работи с лични данни — нещо, което също се появява щом потърсите отговор на конкретен въпрос относно Регламент (EU) 2016/679.
Европейският съвет за защита на данните и Autoriteit Persoonsgegevens са публикували ръководства относно съдържанието, което декларацията за поверителност трябва да има, като например контактните данни на администратора, периодите на съхранение и правата на субектите на данни. Тези ръководства не са закон, но надзорните органи ги применяват при оценка дали информационното задължение е изпълнено.
Какво се случва на практика, когато декларацията липсва
Най-преките последици рядко се развиват пред надзорен орган, а при страните, с които работите. Застраховател, който преценява застраховка за кибер риск, често поисква декларацията за поверителност като част от документацията. Обществена поръчваща служба може да направи същото. И посетител, който се чуди какво се случва с попълнено контактно формуляр, може, при липса на обяснение, да реши да не прави бизнес с вас или да подаде жалба.
Освен това отсъствието на декларация за поверителност често е сигнал, че и други части не са в ред: няма преглед на това кои SaaS-инструменти обработват лични данни, няма договори за обработка с доставчици, няма установени периоди на съхранение. Това е точно видът съвместност, която база от знания с обяснения по всяка тема на Регламент (EU) 2016/679 прави прозрачна: декларацията за поверителност рядко стои сама.
Ролята на надзорния орган
Autoriteit Persoonsgegevens може да действа, когда информационното задължение не се изпълнява, но как и кога това се случва, зависи от обстоятелствата на конкретния случай и не може да се предвиди предварително. Това, което е сигурно, е че отсъствието на декларация за поверителност не е пропуск, който станира по-малко видим, когато уебсайтът привлече повече посетители — по-скоро е обратното.
Дали жалба наистина ще доведе до разследване и каква би била резултатът, не може да се каже по общ начин. За оценка на конкретна ситуация адвокат или сама Autoriteit Persoonsgegevens е подходящото място за контакт.
Как да решите това
Изготвянето на декларация за поверителност изисква ясен преглед на това, което вашият уебсайт наистина събира: контактни формуляри, бисквитки, онлайн магазин с данни за поръчки, бюлетин. Когато този преглед е готов, самата декларация обикновено се пише бързо. За основния въпрос кои данни всъщност обработвате и чрез кои инструменти, е полезно да разгледате начина, по който се изгражда този преглед, например чрез начина, по който данните и системите се картират.
Декларацията за поверителност освен това не е еднократен текст. Нови формуляри, нови инструменти или нова услуга за бюлетин променят това, което се събира, и следователно също това, което трябва да стои в декларацията. Ако искате този преглед да се адаптира с промени на уебсайта, можете да го фиксирате в бизнес акаунт така че да не остане при еднократно действие.
Gdpria.eu предлага генератора за декларация за поверителност безплатно, както и базата знания и другите основни проверки. Ако искате да знаете в какво състояние се намира вашата фирма в момента, то бързата безплатна проверка е добра отправна точка, за да видите кои компоненти вече са в ред и кои имат нужда от внимание.