Be privatumo deklaracijos jūsų svetainėje trūksta dokumento, kuriame paaiškinate, kokius asmens duomenis renkate, kokiam tikslui ir kiek laiko. GDPR prievarta organizacijas informuoti lankytojus ir klientus apie tai iš anksto; tai vadinama informavimo pareigu. Jei ši informacija trūksta, jūs negalite įrodyti, kad laikotės šios pareigas.
Kas konkrečiai nutinka, priklauso nuo to, kas tai pastebės. Lankytojas gali pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, verslo klientas gali tai paklausti per viešus pirkimus, o mokėjimo paslaugų teikėjas arba reklaminė platforma gali atsisakyti susieti su jūsų svetaine, kol nėra privatumo deklaracijos. Nė viena iš šių situacijų nėra įsivaizduojama; jos kyla iš sąlygų, kurias trečiosios šalys jau patys nustato, neatsižvelgiant į tai, ką reguliavimo institucija kada nors darytų.
Kodėl privatumo deklaracija yra daugiau nei formalumas
Privatumo deklaracija yra matomas įrodymas to, ką turėtumėte žinoti: kokius duomenis jūsų svetainė renka, per kurias formas, slapukus ar analitikos įrankius bei kokiu tikslu. Jei deklaracija trūksta, tikėtina, kad ir pati inventorizacija nebuvo atlikta. Tai veikia ne tik svetainę, bet ir platesnį vaizdą, kaip jūsų įmonė tvarko asmens duomenis — tai taip pat išryškėja, kai jūs ieškote atsakymo į konkrečią BDAR klausimą.
EDPB ir Duomenų apsaugos institucija yra paskelbusios gaires dėl to, ką privatumo deklaracija turi apimti, pavyzdžiui, duomenų valdytojo kontaktinę informaciją, duomenų saugojimo laikotarpius ir tiesiųjų asmenų teises. Šios gairės nėra įstatymas, tačiau priežiūros institucijos jas vertina, kai nustato, ar informacijos pareiga buvo įvykdyta.
Kas praktiškai nutinka, jei deklaracija trūksta
Tiesiogiai žalingiausi poveikiai retai atsiranda stebėtojaujoje institucijoje, o yra jaučiami tų šalių, su kuriomis jūs dirbate. Draudimo bendrovė, vertindama kibernetinę draudą, dažnai pageidauja privatumo politikos kaip bylos dalies. Viešųjų pirkimų subjektas gali daryti tą patį. Ir lankytojui, kuris domisi, kas atsitiks su užpildu kontaktine forma, gali neturėti paaiškinimo, jis gali nuspręsti nedirbtį su jūsų įmone arba pateikti skundą.
Be to, trūkstama privatumo politika dažnai yra signalas, kad ir kiti komponentai nėra tvarkoje: nėra apžvalgos, kurie SaaS įrankiai tvarko asmens duomenis, nėra duomenų tvarkytojo sutarčių su tiekėjais, nėra nustatytos saugojimo trukmės. Tai yra kaip tik tokios sąsajos rūšis, kurią žinių bazė su paaiškinimais kiekvienai BDAR temai padaro suprantamą: privatumo politika retai egzistuoja savarankiškai.
Priežiūros institucijos vaidmuo
Duomenų apsaugos institucija gali imtis veiksmų, jei nėra laikomasi informavimo pareigos, tačiau kaip ir kada tai vyksta, priklauso nuo konkrečios bylos aplinkybių ir negali būti numatytas iš anksto. Tačiau yra aišku, kad privatumo politikos nebuvimas nėra nukrypimas, kuris tampa mažiau pastebimas, kai svetainę aplankytų vis daugiau lankytojų — priešingai.
Ar skundas tikrai sukels tyrimą ir koks būtų jo rezultatas, negalima pasakyti bendra prasme. Norint įvertinti konkrečią situaciją, tikslinga kreiptis į teisininką arba į pačią Duomenų apsaugos instituciją.
Kaip tai išsprendžiate
Privatumo politikos parengimas reikalauja aiškaus sąrašo, ką jūsų svetainė iš tikrųjų renka: kontaktines formas, slapukus, internetinę parduotuvę su užsakymo duomenimis, naujienlaiškį. Kai tik tas sąrašas yra, pati deklaracija paprastai greitai rašoma. Norint atsakyti į pagrindinį klausimą, kokius duomenis jūs iš tikrųjų apdorojate ir per kokius įrankius, padeda pažvelgti į būdą, kaip tas sąrašas kuriamas, pavyzdžiui, per duomenų ir sistemų kartografavimo būdą.
Privatumo politika taip pat nėra vienkartinis dokumentas. Naujos formos, nauji įrankiai ar nauja naujienlaiškio paslauga keičia tai, kas renka, ir todėl keičiasi ir tai, kas turi būti parašyta politikoje. Kas nori, kad tas sąrašas atitiktų svetainės pokyčius, gali tai registruoti verslo paskyroje kad tai nebūtų vienkartinis veiksmas.
Gdpria.eu nemokamoje privačios politikos generatorius siūlo, kaip ir žinių bazę ir kitas pagrindines patikras. Jei norite žinoti, kur šiuo metu yra jūsų verslas, nemokama greita diagnostika yra geras pradžios taškas norint pamatyti, kurie komponentai jau yra tvarkingi ir kurie reikalauja dėmesio.