Bez prohlášení o ochraně osobních údajů na vašem webu chybí dokument, v němž vysvětlujete, které osobní údaje shromažďujete, k jakému účelu a jak dlouho. Nařízení (EU) 2016/679 zavazuje organizace, aby návštěvníky a zákazníky o tom předem informovaly; to se nazývá povinnost poskytovat informace. Pokud tato informace chybí, nelze tedy prokázat, že jste plnili tuto povinnost.
To, co se konkrétně stane, závisí na tom, kdo si toho všimne. Návštěvník může podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, firemní zákazník se to může zeptat během veřejné soutěže a poskytovatel plateb nebo reklamní platforma mohou odmítnout připojení k vašemu webu, dokud tam není žádné prohlášení o ochraně osobních údajů. Žádná z těchto situací není vymyšlená; vycházejí z podmínek, které si třetí strany samy stanovují, nezávisle na tom, co by kdy dělal dohledový orgán.
Proč je prohlášení o ochraně osobních údajů více než jen formalita
Prohlášení o ochraně osobních údajů je viditelný důkaz něčeho, co byste měli vědět již tak: které údaje váš web shromažďuje, prostřednictvím kterých formulářů, souborů cookie nebo nástrojů analýzy a k jakému účelu. Chybí-li prohlášení, je velká šance, že ani ten inventář není vytvořen. To se netýká pouze webu, ale také širšího obrázku o tom, jak vaše společnost zachází s osobními údaji — něco, co také vyjde najevo, jakmile hledáte odpověď na konkrétní otázku týkající se Nařízení (EU) 2016/679.
Evropský výbor pro ochranu údajů a Úřad pro ochranu osobních údajů vydaly pokyny o tom, co musí prohlášení o ochraně osobních údajů obsahovat, jako jsou kontaktní údaje správce, doby uchovávání a práva subjektů údajů. Tyto pokyny nejsou zákon, ale dohledové orgány se jimi řídí, když posuzují, zda je plněna povinnost poskytovat informace.
To, co se prakticky stane, když prohlášení chybí
Nejpříměji se následky projevují zřídka u dohledu, ale u stran, se kterými obchodujete. Pojišťovna, která posuzuje kybernetickou pojistku, často v rámci spisu požádá o prohlášení o ochraně osobních údajů. Stejně tak se to může stát i u zadavatele. A návštěvník, který si pokládá otázku, co se stane s vyplněným kontaktním formulářem, se bez vysvětlení může rozhodnout s vámi neobchodovat nebo podat stížnost.
Navíc je chybějící prohlášení o ochraně osobních údajů často signálem, že ani ostatní části nejsou v pořádku: žádný přehled o tom, které SaaS nástroje zpracovávají osobní údaje, žádné smlouvy o zpracování údajů se dodavateli, žádně stanovené doby uchovávání. To je přesně ten druh souvislostí, který znalostní báze s vysvětlením pro každé téma Nařízení (EU) 2016/679 objasňuje: prohlášení o ochraně osobních údajů stojí zřídka samo o sobě.
Role dohledu
Úřad pro ochranu osobních údajů může jednat, pokud není plněna povinnost poskytovat informace, ale jak a kdy k tomu dochází, závisí na okolnostech případu a není předem předvídatelné. To, co je jisté, je, že absence prohlášení o ochraně osobních údajů není opomenutí, které se stávání méně viditelným, jak web přitahuje více návštěvníků — spíše naopak.
Zda stížnost skutečně vede k vyšetřování a jaká by byla jeho výsledkem, nelze říci obecně. Pro posouzení konkrétní situace je právník nebo sám Úřad pro ochranu osobních údajů příslušným kontaktem.
Jak to vyřešit
Vypracování prohlášení o ochraně osobních údajů vyžaduje jasný přehled o tom, co váš web skutečně shromažďuje: kontaktní formuláře, cookies, e-shop s údaji o objednávkách, zpravodaj. Jakmile máte přehled, je само prohlášení obvykle rychlé napsat. Pro základní otázku, která data skutečně zpracováváte a prostřednictvím kterých nástrojů, pomáhá podívat se na způsob, jakým se tento přehled vytváří, například prostřednictvím způsobu, jakým se data a systémy mapují.
Prohlášení o ochraně osobních údajů navíc není jednorázový text. Nové formuláře, nové nástroje nebo nová služba pro zpravodaj mění to, co se shromažďuje, a tedy i to, co musí být v prohlášení uvedeno. Kdo chce, aby se přehled průběžně aktualizoval s změnami na webu, může to zakotvit v obchodním účtu aby to nezůstalo jen na jednorázové akci.
Gdpria.eu nabízí generátor prohlášení o ochraně osobních údajů zdarma, stejně jako znalostní bázi a další základní kontroly. Chcete-li vědět, jak si v tuto chvíli stojí vaše podnikání, je bezplatný rychlý scan dobrým výchozím bodem, abyste viděli, které části jsou již v pořádku a kterou pozornost vyžadují.