kan ik een verwerkersovereenkomst die al getekend is nog aanpassen

Ja, wijzigen kan, zolang beide partijen instemmen

Een getekende verwerkersovereenkomst is geen document dat na ondertekening vastligt tot het einde van de samenwerking. Net als bij elk ander contract geldt dat partijen samen kunnen besluiten iets aan te passen: een nieuwe subverwerker toevoegen, een bewaartermijn wijzigen, of afspraken aanscherpen omdat er iets in de samenwerking is veranderd. Zolang beide partijen akkoord gaan met de aanpassing, staat er niets aan in de weg om de overeenkomst te herzien.

Wat daarbij telt, is dat de overeenkomst blijft voldoen aan wat artikel 28 van de AVG eist. Verandert de manier waarop een leverancier gegevens verwerkt, komt er een nieuwe partij bij die als subverwerker optreedt, of wijzigt het doel van de verwerking, dan is dat vaak precies het moment waarop wat er in een verwerkersovereenkomst moet staan opnieuw relevant wordt: de bestaande tekst dekt de nieuwe situatie mogelijk niet meer. Een wijziging vastleggen kan met een aanvulling, een nieuwe bijlage, of door de hele overeenkomst opnieuw te ondertekenen — de vorm is minder belangrijk dan dat beide partijen schriftelijk vastleggen wat er is afgesproken.

Waar dit op teruggaat: artikel 28 AVG

Artikel 28 van de AVG schrijft voor welke onderwerpen een verwerkersovereenkomst moet bevatten, maar legt nergens vast dat een eenmaal getekende tekst niet meer gewijzigd mag worden. De richtsnoeren van de EDPB benadrukken vooral dat de inhoud van de overeenkomst de praktijk van de verwerking moet blijven volgen — verandert die praktijk, dan is het logisch dat de overeenkomst meebeweegt. Een overeenkomst die überhaupt nooit is opgesteld, brengt overigens een ander risico met zich mee dan een overeenkomst die wordt bijgewerkt; wat daarvan de gevolgen kunnen zijn staat beschreven bij wat er gebeurt als er geen verwerkersovereenkomst is met een leverancier. Ook een wijziging die alleen per e-mail is afgesproken, roept overigens dezelfde vraag op als bij het eerste contract: of dat volstaat, staat beschreven bij of een verwerkersovereenkomst ook mondeling of via e-mail kan worden afgesproken.