ali se lahko pogodba z obdelavo osebnih podatkov sklene tudi ustno ali po e-pošti

Ustno ali po pošti ni dovolj

Ne, ustni dogovor ali ohlapna izmenjava e-pošte ne zadoščata kot pogodbi s prejemnikom. Člen 28 Uredbe (EU) 2016/679 predvideva, da so dogovori med nadzornikom in prejemnikom opredeljeni v pogodbi ali drugem pravnem aktu, ki je pisan, in pisan je lahko tudi v elektronski obliki. Telefonsko zagotovilo ali ustni dogovor med pogovorom sta zunaj tega: nista zabeležena na način, ki ga je mogoče kasneje preveriti.

Izmenjava e-pošte je nekje vmes. Posamezni e-maili, v katerih stranki omenjata dogovore o obdelavi podatkov, sami po sebi ponavadi niso popolna pogodba s prejemnikom, ker Uredba (EU) 2016/679 postavlja zahteve glede vsebine, ki v takšni izmenjavi e-pošte navadno ni v celoti navedena. Pisan ali elektronski dokument, ki vsebino v celoti ureja — in je bil tudi po e-pošti izmenjan ter odobren — lahko velja kot pogodba s prejemnikom. Torej ne gre za medij sam po sebi, temveč za vprašanje, ali so vsi obvezni deli vključeni in ali je jasno, da obe stranki s tem soglašata. Kaj mora biti natanko v njem, je opisano na kaj mora biti v pogodbi s procesorjem.

Kje to izhaja iz članka 28 Splošne uredbe

Člen 28, odstavek 3 Uredbe (EU) 2016/679 določa, da je obdelava s strani prejemnika urejena s pogodbo ali drugim pravnim aktom, ki obvezuje stranki, in da mora biti zapisana v pisni obliki, vključno z elektronsko obliko. Ta zahteva velja povsod v EU na enak način, ker je Uredba (EU) 2016/679 uredba, ki se neposredno uporablja; na tem področju ni prostora za drugačno nacionalno razlago. Kdor dvomi, ali obstoječi dogovor s ponudnikom izpolnjuje to zahtevo, to lahko preveri s preverjanjem na ali uporabljena programska oprema izpolnjuje Uredbo (EU) 2016/679; za ozadje o posledicah odsotnosti take pogodbe obstaja stran o kaj se zgodi brez pogodbe s prejemnikom s ponudnikom. Za uradni besedilo člena samega je mesto EUR-Lex, za razlago nizozemskega nadzornega organa pa je Autoriteit Persoonsgegevens primarna vir.