kas andmehalduri leping võib olla ka suuline või e-posti teel kokkulepitud

Suuline või e-posti teel ei ole piisav

Ei, suuline kokkulepe või üksikud e-kirjavahetused ei ole piisavad andmetöötleja lepinguna. AVG artikkel 28 sätestab, et andmete kontrollijale ja andmetöötlejale kuuluvad lepingud või muud õigustoimingud peavad olema kirjalikus vormis, kusjuures kirjalik vorm võib olla ka elektrooniline. Telefooniline lubadus või suuline kokkulepe vestluse käigus ei kuulu siia: see ei ole fikseeritud viisil, mida hiljem kontrollida saab.

E-kirjavahetused asuvad kusagil vahepeal. Üksikud kirjad, milles pooled andmetöötlemise üle mingeid kokkuleppeid mainitavad, ei ole üheselt võttes täielik andmetöötleja leping, sest AVG seab nõudeid sisule, mis sellistes kirjavahetustes tavaliselt täielikult ette ei tule. Kirjalik või elektrooniline dokument, mis seda sisu täielikult käsitleb — ja mille üle on samuti e-kirjavahetuse teel kokku lepitud ja mis on heaks kiidetud — võib andmetöötleja lepinguna loetav olla. Seega ei ole asi ise meediumi tüübis, vaid küsimuses, kas kõik kohustuslikud elemendid on seal sees ja kas on fikseeritud, et mõlemad pooled sellega nõustuvad. Mis täpselt seal sisse peab minema, on kirjeldatud aadressil mis peab andmetöötluslepingus olema.

Kuidas see artiklist 28 GDPR tuleneb

AVG artikli 28 lõige 3 sätestab, et andmetöötlejat reguleerib pooleid siduv leping või muu õigustoimingus, ja et see tuleb kirjalikult fikseerida, kaasa arvatud elektroonilisel kujul. See nõue kehtib kogu ELs ühtemoodi, sest AVG on määrus, millel on otsene mõju; siin pole ruumi teistsugusele siseriiklikule rakendamisele. Kes kahtleb, kas olemasolev kokkulepe tarnijaga sellele nõudele vastab, saab seda kontrollida, kasutades kontrollimehhanismi aadressil või kasutatav tarkvara vastab AVG-le; taustateabe saamiseks selle lepingu puudumise tagajärgede kohta on olemas lehekülg teemal mis juhtub andmetöötleja lepinguta tarnijaga. Artikli enda ametlikke teksti leiate AVG-lt EUR-Lexist, ja Hollandi järelevalveasutuse andmete kaitsmise ametilt on saadaval õige allikas.