može li ugovor o obradi biti dogovoren verbalno ili putem e-maila

Usmeno ili putem e-pošte nije dovoljno

Ne, usmeni dogovor ili obična razmjena e-mailova ne zadovoljava kao ugovor o obradi podataka. Članak 28 GDPR-a propisuje da se dogovori između voditelja obrade i obrađivača moraju zabilježiti u ugovoru ili drugom pravnom činu koji je napisan, a napisano može biti i u elektroničkom obliku. Telefonska obećanja ili usmeni dogovori tijekom razgovora spadaju izvan toga: nisu zabilježeni na način koji se kasnije može provjeriti.

Razmjena e-mailova je negdje između. Odvojeni mailovi u kojima strane spomenu neke dogovore o obradi podataka obično nisu sami po sebi potpuni ugovor o obradi podataka, jer GDPR postavlja zahtjeve na sadržaj koji se u takvoj razmjeni e-mailova obično nije potpuno pojavljuje. Napisan ili elektronički dokument koji taj sadržaj potpuno uređuje — i koji je također razmjenjen e-mailom i smatran je dogovorenim — može vrijediti kao ugovor o obradi podataka. Dakle, nije riječ o samom mediju, već o pitanju je li sve obavezne dijelove sadržano i je li jasno da obje strane s time pristaju. Što točno mora biti sadržano, opisano je na što mora biti u ugovoru o obradi podataka.

Gdje je to preuredio iz članka 28 OPZD-a

Članak 28., stavak 3. GDPR-a određuje da obradu podataka koju obavlja obrađivač uređuje ugovor ili drugi pravni čin koji obvezuje strane, a taj mora biti napisan u pisanom obliku, uključujući elektronički oblik. Ovaj zahtjev vrijedi na isti način svugdje u EU jer je GDPR uredba koja se neposredno primjenjuje; na ovoj točki nema prostora za različito nacionalno tumačenje. Tko je nesiguran jesu li postojeći dogovori s dobavljačem u skladu s tim zahtjevom, može to provjeriti putem provjere na je li korišteni softver u skladu s GDPR-om; za kontekst o posljedicama nedostatka takvog ugovora postoji stranica o što se dogodi bez ugovora o obradi podataka s dobavljačem. Za službeni tekst samog članka, izvorna je lokacija GDPR na EUR-Lex-u, a za objašnjenje od strane danske nadzorne vlasti, Nadzorna vlast je odgovarajući izvor.