μπορεί μια σύμβαση επεξεργασίας να συναφθεί και προφορικά ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τα προφορικά ή το email δεν αρκούν

Όχι, μια προφορική συμφωνία ή μια απλή ανταλλαγή email δεν επαρκεί ως σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων. Το άρθρο 28 του GDPR προβλέπει ότι οι όροι μεταξύ του υπευθύνου επεξεργασίας και του επεξεργαστή πρέπει να καθοριστούν σε μια σύμβαση ή σε ένα άλλο νομικό κείμενο που έχει γραπτή μορφή και αυτή η γραπτή μορφή μπορεί να είναι και ηλεκτρονική. Μια τηλεφωνική υπόσχεση ή μια προφορική συμφωνία κατά τη διάρκεια μιας συζήτησης δεν περιλαμβάνεται: δεν είναι καταγεγραμμένη με τρόπο που μπορεί να ελεγχθεί αργότερα.

Μια ανταλλαγή email βρίσκεται κάπου ενδιάμεσα. Τα απλά email στα οποία τα μέρη αναφέρουν κάποιες συμφωνίες σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων, συνήθως δεν αποτελούν από μόνα τους μια ολοκληρωμένη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων, γιατί το GDPR θέτει απαιτήσεις ως προς το περιεχόμενο που συνήθως δεν υπάρχουν πλήρως σε μια τέτοια ανταλλαγή. Ένα γραπτό ή ηλεκτρονικό έγγραφο που ρυθμίζει πλήρως το περιεχόμενο — και που έχει επίσης ανταλλαγεί ως email και έχει συμφωνηθεί — μπορεί να θεωρηθεί ως σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων. Δεν πρόκειται λοιπόν για το μέσο επικοινωνίας καθεαυτό, αλλά για το ερώτημα αν όλα τα υποχρεωτικά στοιχεία περιλαμβάνονται και αν είναι σαφές ότι και τα δύο μέρη συμφωνούν. Τι ακριβώς πρέπει να περιλαμβάνεται, περιγράφεται στη σελίδα τι πρέπει να περιέχεται σε μια σύμβαση επεξεργασίας.

Από όπου προκύπτει αυτό από το άρθρο 28 GDPR

Το άρθρο 28, παράγραφος 3 του GDPR προβλέπει ότι η επεξεργασία από τον επεξεργαστή ρυθμίζεται με σύμβαση ή άλλο νομικό κείμενο που δεσμεύει τα μέρη και πρέπει να καταγραφεί γραπτώς, συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής μορφής. Αυτή η απαίτηση ισχύει σε όλη την ΕΕ με τον ίδιο τρόπο, επειδή το GDPR είναι κανονισμός που ισχύει άμεσα. δεν υπάρχει περιθώριο για διαφορετική εθνική εφαρμογή σε αυτό το σημείο. Όσοι αμφιβάλλουν αν υπάρχουσα συμφωνία με έναν προμηθευτή πληροί αυτή την απαίτηση, μπορούν να το ελέγξουν μέσω του ελέγχου στη σελίδα αν το χρησιμοποιούμενο λογισμικό συμμορφώνεται με το GDPR; για περισσότερα στοιχεία σχετικά με τις συνέπειες της απουσίας τέτοιας σύμβασης, υπάρχει η σελίδα τι συμβαίνει χωρίς σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων με έναν προμηθευτή. Για το επίσημο κείμενο του άρθρου, η πηγή είναι το GDPR στο EUR-Lex και για παροχή καθοδήγησης από τον ολλανδικό εποπτικό φορέα, η Αρχή Προστασίας Δεδομένων είναι η καθοδηγούσα πηγή.