voiko tietojen käsittelijän sopimus tehdä myös suullisesti tai sähköpostilla

Suullinen tai sähköpostilla ei riitä

Ei, suullinen sopimus tai irtonainen sähköpostikeskustelu ei kelpaa käsittelijäsopimukseksi. AVG:n 28. artikla edellyttää, että käsittelyyn vastuullisen osapuolen ja käsittelijän väliset sopimukset kirjataan kirjallisesti sopimuksessa tai muussa oikeustoimessa, ja kirjallinen muoto voi olla myös sähköinen. Puhelimen välityksellä annettu lupaus tai suullinen sopimus keskustelun yhteydessä ei kuulu tähän: se ei ole dokumentoitu tavalla, jota voidaan myöhemmin tarkistaa.

Sähköpostikeskustelu on jossain välillä. Irtonaiset sähköpostit, joissa osapuolet mainitsevat joitakin tietojenkäsittelyä koskevia sopimuksia, eivät yleensä ole itsessään täysipainoinen käsittelijäsopimus, koska AVG asettaa vaatimuksia sisällölle, jotka tavallisesti eivät tule täydellisesti esille tällaisessa sähköpostikeskustelussa. Kirjallinen tai sähköinen asiakirja, joka kattaa täydellisesti kyseisen sisällön — ja joka on myös vaihdettu sähköpostilla ja hyväksytty — voi kelpata käsittelijäsopimukseksi. Kyse ei siis ole välityksestä sinänsä, vaan siitä, ovatko kaikki pakolliset osat sisällä ja onko dokumentoitu, että molemmat osapuolet hyväksyvät sen. Mitä täsmälleen on sisällytettävä, kuvataan osoitteessa mitä käsittelijäsopimukseen on sisällytettävä.

Miltä tämä seuraa GDPR:n 28 artiklasta

AVG:n 28. artiklan 3 kohta määrää, että käsittelystä käsittelijän osalta on säädettävä sopimuksella tai muulla oikeustoimella, joka sitoo osapuolia, ja sen on oltava kirjallisesti vahvistettu, mukaan lukien sähköisessä muodossa. Tämä vaatimus pätee EU:n kaikkialla samalla tavalla, koska AVG on asetus, jolla on välitön soveltaminen; sillä ei ole pelivaraa poikkeavalle kansalliselle tulkinnalle. Jos joku epäilee, vastaako olemassa oleva sopimus toimittajan kanssa tätä vaatimusta, voi sen tarkistaa tai käytetty ohjelmisto noudattaa AVG:ta; taustatiedoista siitä, mitä seuraa, jos tällaista sopimusta ei ole käsittelijän kanssa, löytyy sivulta mitä tapahtuu ilman käsittelijäsopimusta toimittajan kanssa. Artikkelimuutoksen virallisen tekstin löytöpaikka on AVG EUR-Lexissa, ja Datansuojaviranomainen on asianmukainen lähde selvitykselle Suomen valvontaviranomaiselta.