lehet-e az adatfeldolgozási szerződés szóban vagy e-mailben köttetni

Szóban vagy e-mailben nem elegendő

Nem, egy szóbeli megállapodás vagy egy loose e-mail-levelezés nem felel meg az adatfeldolgozási szerződésnek. Az AVG 28. cikke előírja, hogy az adatkezelő és az adatfeldolgozó közötti megállapodásokat szerződésben vagy más jogi cselekmény formájában rögzíteni kell írásban, és az írásbeliség lehet elektronikus is. Egy telefonos ígéret vagy egy beszélgetés során tett szóbeli megállapodás ezen kívül esik: ezt nem rögzítik olyan módon, amely később ellenőrizhető.

Az e-mail-levelezés valahol középen van. Az olyan loose e-mailek, amelyekben a felek valamit említenek az adatfeldolgozásról, önmagukban általában nem teljes értékű adatfeldolgozási szerződés, mivel az AVG követelményeket támasztja az ilyen levelezésre, amelyek jellemzően nem teljesek. Az írásban vagy elektronikus formában rögzített olyan dokumentum, amely ezt a tartalmat teljes egészében szabályozza — és amelyet e-mailben is kicseréltek és elfogadtak — szolgálhat adatfeldolgozási szerződésként. Tehát nem magáról az adathordozóról van szó, hanem arról, hogy az összes kötelező elem benne van-e, és rögzítve van-e, hogy mindkét fél egyetért vele. Hogy pontosan mi kell bele, azt a következőben írják le: mit kell tartalmaznia egy feldolgozási megbízotti megállapodásnak.

Amely cikk GDPR 28. alapján következik

Az AVG 28. cikk 3. bekezdése előírja, hogy az adatfeldolgozást olyan szerződés vagy egyéb jogi cselekmény szabályozza, amely a feleket köti, és ezt írásban kell rögzíteni, beleértve az elektronikus formát is. Ez a követelmény az egész EU-ban azonos módon érvényes, mivel az AVG rendelet, amely közvetlenül alkalmazandó; ezen a ponton nincs hely eltérő nemzeti kitöltésre. Aki kétségei vannak abban, hogy egy meglévő megállapodás egy szállítóval megfelel-e ennek a követelménynek, azt ellenőrizheti az alábbiak segítségével: vagy a használt szoftver megfelel-e az AVG-nak; az ilyen szerződés hiányának következményeire vonatkozó háttérrel a következő oldal foglalkozik: mi történik adatfeldolgozási szerződés nélkül egy szállítóval. A cikk hivatalos szövegéhez az EUR-Lex AVG oldala, a holland felügyelet magyarázatához pedig az Autoriteit Persoonsgegevens (Dutch Data Protection Authority) az illetékes forrás.