Kako izpolnim seznam vprašanj o zasebnosti stranke?

Vprašalnik sprašuje o tem, kaj že beležite v registru dejavnosti obdelave

Vprašalnik o zasebnosti naročnika se običajno nanaša na enake teme kot register dejavnosti obdelave: katere osebne podatke obdelujete, v kakšen namen, kako dolgo jih hranite, kdo ima do njih dostop in ali je v proces vključen obdelovalec podatkov. Tisti, ki ima ta register že urejen, lahko večino vprašanj odgovori neposredno iz njega. Vprašanja o varnosti — šifriranje, nadzor dostopa, varnostne kopije — spadajo v tehnične in organizacijske ukrepe, ki jih želi naročnik videti, preden z vami deli podatke.

Del vprašalnika se pogosto nanaša na okoliško organizacijo: ali je imenovan varnostni officer za podatke, ali obstaja postopek za kršitev podatkov in kje se to prijavi. Slednje se razlikuje glede na državo: v Nizozemski je to Autoriteit Persoonsgegevens, v Nemčiji nadzornik deželnega nivoja, kjer se nahaja sedež podjetja. Obveznost za samostojno imenovanje varnostnega officerja za podatke v Nizozemski nima praga na podlagi števila zaposlenih — to izhaja iz člena 37 GDPR — medtem ko Nemčija s § 38 BDSG uporablja število zaposlenih kot mejo. Za bralca, ki je aktiven v več državah, je zato pomembno, da za vsak sedež preveri, kateri nivo se uporablja, namesto da poda en odgovor za celotno organizacijo.

Utemeljitev: odgovornost za račun iz člena 5 GDPR

Dejstvo, da naročnik ta vprašanja postavlja in da jih lahko odgovoriš, izhaja iz odgovornosti za račun iz člena 5 GDPR: organizacija ne sme samo izpolnjevati načel uredbe, ampak to tudi dokazati. Vprašalnik je pravzaprav naročnik, ki del svoje odgovornosti za račun prepušča vam. Autoriteit Persoonsgegevens objavlja splošne razlage teh načel, vendar iz tega ne izhaja format za vprašalnik kliento — tega si vsak naročnik sestavi sam.