Hogyan töltöm ki az ügyfelem adatvédelmi kérdőívét?

A kérdőív arra kérdez rá, amit már az adatkezelési nyilvántartásban rögzít

Az adatkezelő privacykérdőíve általában ugyanazokról a témakról szól, mint az adatkezelési nyilvántartás: mely személyes adatokat kezelik, milyen céllal, meddig őrzik meg azokat, kinek van hozzáférése és vesz-e részt abban egy adatfeldolgozó. Aki ezt a nyilvántartást már rendben tartja, a legtöbb kérdésre közvetlenül abból válaszolhat. A biztonsággal kapcsolatos kérdések — titkosítás, hozzáférés-szabályozás, biztonsági másolatok — a technikai és szervezeti intézkedések közé tartoznak, amelyeket az adatkezelő szeretne látni, mielőtt adatokat oszt meg Önnel.

A kérdőív egy része gyakran az azt körülvevő szervezetre vonatkozik: kijelöltek-e egy adatvédelmi tisztviselőt, van-e eljárás az adatvédelmi incidens kezeléséhez, és kinek kell erről jelentést tenni. Ez utóbbi országonként eltér: Hollandiában az Autoriteit Persoonsgegevens, Németországban a tartomány felügyeleti szervét, ahol a szervezet található. A saját adatvédelmi tisztviselő kijelölésének kötelezettségéhez Hollandiában nincs alkalmazotti létszám szerinti küszöb — ez a GDPR 37. cikkéből következik — míg Németország a § 38 BDSG alapján egy meghatározott alkalmazotti számmal él. Aki több országban tevékenykedik, annak szakaszonként kell megnézni, mely szabályozás vonatkozik rá, ahelyett hogy az egész szervezetre egy választ adna.

Indoklás: a GDPR 5. cikk szerinti elszámoltathatósági kötelezettség

Az, hogy az adatkezelő ezt a fajta kérdéseket felteszi, és Ön képes azokra válaszolni, a GDPR 5. cikk szerinti elszámoltathatósági kötelezettségből következik: egy szervezetnek nem csak teljesítenie kell a rendelet alapelveit, hanem azt igazolnia is kell. A kérdőív lényegében az, hogy az adatkezelő a saját elszámoltathatósági kötelezettségét részben Önre hárítja. Az Autoriteit Persoonsgegevens általános tájékoztatást tesz közzé ezekről az alapelvekről, de ebből nem adódik egyetlen formátum sem egy ügyfél-kérdőívhez — azt minden adatkezelő maga tölti ki.