Cum completez chestionarul de confidențialitate al unui client?

Chestionarul întreabă despre ceea ce ați deja înregistrat în registrul operațiunilor de prelucrare

Un chestionar de confidențialitate de la un client se referă de obicei la aceleași subiecte ca registrul operațiunilor de prelucrare: ce date cu caracter personal se prelucrează, cu ce scop, cât timp rămân în baza de date, cine are acces la ele și dacă un tercet care prelucrează datele este implicat. Cine are deja acel registru în ordine poate răspunde la majoritatea întrebărilor direct din acesta. Întrebările despre securitate — criptare, control al accesului, copii de rezervă — fac parte din măsurile tehnice și organizatorice pe care clientul dorește să le vadă înainte de a partaja date cu dumneavoastră.

O parte din chestionar se referă adesea la organizația din jurul acesteia: a fost numit un delegat pentru protecția datelor, există o procedură pentru o încălcare a datelor cu caracter personal și cui se raportează o asemenea situație. Acesta din urmă diferă în funcție de țară: în Olanda, este Autoritatea Olandă de Protecție a Datelor, în Germania, autoritatea de supraveghere a landului în care se află locația. Obligația de a numi singur un delegat pentru protecția datelor în Olanda nu are o limită bazată pe numărul de angajați — aceasta rezultă din articolul 37 GDPR — în timp ce Germania folosește § 38 BDSG pentru a stabili un număr de angajați ca limită. Pentru o organizație care operează în mai multe țări, este deci important să verificați pe fiecare locație ce nivel se aplică, în loc să dați un singur răspuns pentru întreaga organizație.

Justificare: obligația de responsabilitate a articolului 5 GDPR

Faptul că un client pune acest tip de întrebări și că le puteți răspunde rezultă din obligația de responsabilitate a articolului 5 GDPR: o organizație trebuie nu doar să se conformeze principiilor regulamentului, ci și să poată demonstra acest lucru. Un chestionar este în esență clientul care transferă parțial propria obligație de responsabilitate către dumneavoastră. Autoritatea Olandă de Protecție a Datelor publică orientări generale despre aceste principii, fără ca din acestea să rezulte un format pentru un chestionar de client — fiecare client completează acesta din urmă pe cont propriu.