Πώς συμπληρώνω τη λίστα ερωτήσεων προστασίας δεδομένων ενός πελάτη;

Το ερωτηματολόγιο ρωτά για αυτό που καταγράφετε ήδη στο μητρώο δραστηριοτήτων επεξεργασίας

Ένα ερωτηματολόγιο απορρήτου από έναν υπεύθυνο επεξεργασίας αφορά συνήθως τα ίδια θέματα με το μητρώο δραστηριοτήτων επεξεργασίας: ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζονται, για ποιο σκοπό, πόσο καιρό διατηρούνται, ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά και εάν ένας εργολάβος επεξεργασίας δεδομένων εμπλέκεται. Όποιος έχει ήδη ταξινομήσει αυτό το μητρώο μπορεί να απαντήσει στις περισσότερες ερωτήσεις απευθείας από αυτό. Ερωτήσεις σχετικά με την ασφάλεια — κρυπτογράφηση, έλεγχος πρόσβασης, αντίγραφα ασφαλείας — ανήκουν στα τεχνικά και οργανωσιακά μέτρα που θέλει να δει ο υπεύθυνος επεξεργασίας πριν μοιραστεί δεδομένα μαζί σας.

Ένα μέρος του ερωτηματολογίου ασχολείται συχνά με την οργάνωση γύρω από αυτό: έχει οριστεί κάποιος υπεύθυνος προστασίας δεδομένων, υπάρχει διαδικασία για παραβίαση δεδομένων, και ποιος ενημερώνεται για κάτι τέτοιο. Το τελευταίο διαφέρει ανά χώρα: στην Ολλανδία είναι η Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, στη Γερμανία η αρχή εποπτείας του κρατιδίου όπου βρίσκεται το καταστάσιμο εργοδοσίας. Η υποχρέωση να οριστεί ο ίδιος κάποιος υπεύθυνος προστασίας δεδομένων δεν έχει κατώφλι βάσει του αριθμού του προσωπικού στην Ολλανδία — αυτό προκύπτει από το άρθρο 37 GDPR — ενώ η Γερμανία με το § 38 BDSG χρησιμοποιεί πράγματι έναν αριθμό εργαζομένων ως όριο. Για έναν αναγνώστη που δραστηριοποιείται σε πολλές χώρες, είναι σημαντικό να εξετάσει ανά κατάσταση ποιο επίπεδο ισχύει, αντί να δώσει μια απάντηση για ολόκληρο τον οργανισμό.

Αιτιολόγηση: η υποχρέωση λογοδοσίας του άρθρου 5 GDPR

Ότι ένας υπεύθυνος επεξεργασίας θέτει τέτοιου είδους ερωτήσεις και ότι μπορείτε να τις απαντήσετε προκύπτει από την υποχρέωση λογοδοσίας του άρθρου 5 GDPR: ένας οργανισμός πρέπει όχι μόνο να συμμορφώνεται με τις αρχές του κανονισμού, αλλά να μπορεί επίσης να το αποδείξει. Ένα ερωτηματολόγιο είναι ουσιαστικά ο υπεύθυνος επεξεργασίας που μεταθέτει εν μέρει την υποχρέωση λογοδοσίας του σε εσάς. Η Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων δημοσιεύει γενική κατευθυντήρια σημείωση σχετικά με αυτές τις αρχές, χωρίς να προκύπτει από αυτήν ένα μορφότυπο για ένα ερωτηματολόγιο πελάτη — κάθε υπεύθυνος επεξεργασίας το συμπληρώνει ο ίδιος.