Jak wypełnić kwestionariusz dotyczący prywatności od klienta?

Ankieta pyta o to, co już rejestrujesz w rejestrze działań przetwarzania

Ankieta dotycząca prywatności od odbiorcy usług zwykle dotyczy tych samych zagadnień co rejestr działań przetwarzania: jakie dane osobowe są przetwarzane, w jakim celu, jak długo są przechowywane, kto ma do nich dostęp i czy zaangażowany jest jakiś podmiot przetwarzający. Kto ma już ten rejestr w porządku, może odpowiedzieć na większość pytań bezpośrednio z niego. Pytania dotyczące bezpieczeństwa — szyfrowania, kontroli dostępu, kopii zapasowych — należą do technicznych i organizacyjnych środków, które odbiorca usług chce zobaczyć, zanim udostępni Ci dane.

Część ankiety dotyczy zwykle otoczenia organizacyjnego: czy wyznaczono inspektora ochrony danych, czy istnieje procedura w przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych i do kogo się to zgłasza. To ostatnie różni się w zależności od kraju: w Holandii jest to Urząd Ochrony Danych Osobowych, w Niemczech — organ nadzorczy kraju związkowego, w którym znajduje się oddział. Obowiązek samodzielnego wyznaczenia inspektora w Holandii nie ma progu opartego na liczbie pracowników — wynika on z artykułu 37 RODO — podczas gdy Niemcy w § 38 BDSG ustalają liczbę pracowników jako granicę. Dla czytelnika działającego w kilku krajach ważne jest zatem sprawdzenie dla każdego oddziału, który poziom ma zastosowanie, zamiast udzielania jednej odpowiedzi dla całej organizacji.

Uzasadnienie: obowiązek rozliczalności z artykułu 5 RODO

Fakt, że odbiorca usług zadaje tego rodzaju pytania i że możesz na nie odpowiedzieć, wynika z obowiązku rozliczalności z artykułu 5 RODO: organizacja musi nie tylko spełniać zasady rozporządzenia, ale także być w stanie to wykazać. Ankieta to w zasadzie odbiorca usług, który część swoiego obowiązku rozliczalności przerzuca na Ciebie. Urząd Ochrony Danych Osobowych publikuje ogólne objaśnienia dotyczące tych zasad, ale nie wynika z nich żaden format ankiety klienta — każdy odbiorca usług wypełnia ją samodzielnie.