Jak vyplním dotazník na ochranu soukromí od zákazníka?

Dotazník se ptá na to, co již zaznamenáváte v registru činností zpracování

Dotazník na ochranu osobních údajů od příslušného subjektu se obvykle zabývá stejnými tématy jako registr činností zpracování: které osobní údaje se zpracovávají, s jakým cílem, jak dlouho se uchovávají, kdo k nim má přístup a zda je do toho zapojen zpracovatel. Kdo má tento registr již v pořádku, může odpovědět na většinu otázek přímo z něj. Otázky o bezpečnosti — šifrování, kontrola přístupu, zálohy — patří mezi technická a organizační opatření, která si příslušný subjekt přeje vidět, než si s vámi data podělí.

Část dotazníku se často zabývá okolní organizací: je určen funkcionář pro ochranu údajů, existuje postup pro incident týkající se osobních údajů, a komu se to hlásí. Druhá věc se liší podle země: v Nizozemsku je to Autoriteit Persoonsgegevens, v Německu dozorčí úřad zemského státu, kde se sídlo nachází. Povinnost vlastního určení funkcionáře pro ochranu údajů v Nizozemsku nemá práh na základě počtu zaměstnanců — ten vyplývá z článku 37 GDPR — zatímco Německo s § 38 BDSG používá počet zaměstnanců jako hranici. Pro čtenáře, který působí ve více zemích, je tedy důležité podívat se na jednotlivá sídla a vidět, která úroveň se vztahuje, místo aby se dávala jedna odpověď pro celou organizaci.

Odůvodnění: povinnost odpovědnosti podle článku 5 GDPR

Že příslušný subjekt takové otázky klade a že je můžete zodpovědět, vyplývá z povinnosti odpovědnosti podle článku 5 GDPR: organizace musí nejen splňovat zásady nařízení, ale také to prokázat. Dotazník je v podstatě tím, že příslušný subjekt si nechává část své vlastní povinnosti odpovědnosti na vás. Autoriteit Persoonsgegevens zveřejňuje obecné vysvětlení těchto zásad, bez toho aby z toho vyplýval formát pro dotazník zákazníka — ten si každý příslušný subjekt vyplní sám.