Kuinka täytän asiakkaan yksityisyyskysymykset?

Kysymyslomake kysyy siitä, mitä olette jo kirjanneet käsittelyrekisteriin

Asiakkaan yksityisyyskysymyslomake koskee yleensä samoja aiheita kuin käsittelyrekisteri: mitä henkilötietoja käsitellään, mihin tarkoitukseen, kuinka kauan ne säilytetään, kenen pääsy niihin on sallittu ja onko käsittelyä tekevä osapuoli mukana. Jolla tämä rekisteri on jo kunnossa, voi vastata useimpiin kysymyksiin suoraan siitä. Turvallisuutta koskevia kysymyksiä — salaus, pääsynvalvonta, varmuuskopiot — kuuluvat teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin, jotka asiakas haluaa nähdä ennen kuin jakaa tietoja kanssanne.

Osa kysymyslomakkeesta käsittelee usein organisaation rakennetta: onko tietosuojavaltuutettu nimetty, onko tietoturvaloukkaukselle olemassa menettely, ja kenelle ilmoitetaan. Jälkimmäinen vaihtelee maittain: Alankomaissa se on Autoriteit Persoonsgegevens, Saksassa osavaltion valvontaviranomainen, missä toimipaikka sijaitsee. Velvollisuus nimetä tietosuojavaltuutettu itse ei ole Alankomaissa riippuvainen henkilöstön määrästä — se johtuu artiklan 37 GDPR:stä — kun taas Saksa käyttää artiklassa § 38 BDSG työntekijöiden määrää rajana. Lukijalle, joka toimii useissa maissa, on siis tärkeää tarkastaa kunkin toimipaikan osalta, mikä sääntötaso pätee, sen sijaan että antaisi yhden vastauksen koko organisaatiolle.

Perustelut: artiklan 5 GDPR:n vastuuvelvollisuusvaatimus

Se, että asiakas esittää tällaisia kysymyksiä ja että voitte niihin vastata, johtuu artiklan 5 GDPR:n vastuuvelvollisuusvaatimuksesta: organisaation on noudatettava asetuksen periaatteita eikä vain pystyttävä todistamaan sitä. Kysymyslomake on pohjimmiltaan sitä, että asiakas siirtää osan omasta vastuuvelvollisuusvaatimuksestaan teille. Autoriteit Persoonsgegevens julkaisee yleistä ohjausta näistä periaatteista, mutta siitä ei seuraa muotoa asiakaskysymyslomakkeelle — jokainen asiakas täyttää sen itse.