Áno, sami si môžete vypracovať dohodu medzi správcom a spracovateľom. GDPR nepredpisuje povinný formát: neexistuje žiaden oficiálny vzor, ktorý by ste museli použiť, iba rad tém, ktoré musí dohoda obsahovať. Pre jednoduchý vzťah s jednou jasne definovanou službou, bez subdodávateľov a bez prenosu údajov mimo EÚ, je vlastné vypracovanie často realizovateľnou úlohou na jedno popoludnie.
Otázka nie je ani tak to, či sa to smie, ale či je situácia dostatočne jednoduchá na to, aby ste bez pomoci postupovali správne. Keď je v reťazci viacero strán, spracúvajú sa citlivé údaje alebo druhá strana vám pošle vlastný návrh dohody, ktorý sa líši od toho, čo potrebujete, vypracovanie si svojím vlastným spôsobom stáva ťažšie prehľadným. V takom prípade je právne poradenstvo alebo aspoň štruktúrovaná kontrola múdrejšia ako vypĺňanie šablóny a dúfanie, že je to správne.
Čo v nej v každom prípade musí byť
Bez ohľadu na to, kto dohodu vypracúva, upravuje dohoda medzi správcom a spracovateľom pevnú sadu tém. Obsahuje predmet a trvanie spracovania, ktoré kategórie osobných údajov a dotknutých osôb to sú, a aký je účel spracovania. Okrem toho dohoda stanovuje, že spracovateľ koná len na pokyn správcu, že zamestnanci spracovateľa sú povinní zachovávať tajomstvo, aké bezpečnostné opatrenia sa uplatňujú, ako sa zapájajú a oznamujú subdodávatelia, ako spracovateľ spolupracuje na žiadostiach dotknutých osôb a na oznámení o porušení údajov, a čo sa s údajmi stane po skončení dohody. Tieto body sú uvedené doslova v samom nariadení; kto ich vynecháva v návrhu, vynecháva niečo, čo tam má byť.
Kedy si vypracovanie samo funguje
Vlastné vypracovanie funguje dobre, keď je vzťah prehľadný: ste sami správcom, najímete si jedného dodávateľa na jednu vymedzanú službu, neexistujú známi subdodávatelia mimo EÚ a údaje nie sú zvlášť citlivé. Myslite na účtovný balík, e-mailový nástroj alebo plánovací systém, ktorého dodávateľ už ponúka štandardnú verziu. V takom prípade je vaša práca najmä skontrolovať, či štandardný text pokrýva pevné prvky a či sa dohodnuté záležitosti zhodujú s tým, čo nástroj skutočne robí. Kto si chce udržať prehľad o nástrojoch, ktoré sa používajú denne, nájde v banke poznatkov so stálymi prvkami na situáciu štruktúru, ktorú možno použiť.
Kedy je outsourcing rozumnejší
Hranica sa posúva, keď je reťazec zložitejší: viacerí subdodávatelia, prenos do krajín mimo EÚ, spracovanie zdravotníckych údajov, biometrických údajov alebo údajov o maloletých, alebo protistrany, ktorá dodáva vlastný návrh, ktorý sa líši od toho, čo ste očakávali. V týchto prípadoch nie je riziko v tom, že nemáte dohodu, ale že podpíšete alebo vypracujete dohodu, ktorá nepokrýva to, čo sa skutočne deje. Právnik alebo špecializovaný poradca môže potom posúdiť, či sa dohody zhodujú so skutočným tokom údajov – niečo, čo vám šablóna neurobí.
Použitie šablóny sa líši od vlastného vypracovania
Existuje rozdiel medzi použitím šablóny ako východiska a úplne vlastným napísaním dohody. Šablóna vás nútí prejsť si pevné prvky, ale automaticky ich správne nevyplní pre vašu situáciu. Opačne platí to isté pre dohodu, ktorú vám pošle zákazník alebo dodávateľ: môže vyzerať úplne a stále môže chýbať časť, alebo môže obsahovať dohodu, ktorá sa nezhoduje s tým, čo sa v praxi deje. Odpovede na často kladené otázky na toto tému, napríklad čo môže zákazník oprávnene požadovať a čo nie, sú zhromaždené v časťo často kladaných otázok o dohodách medzi správcom a spracovateľom.
To, čo v tom gdpria.eu robí
Kontrola zmluvy s procesorom údajov, ktorú vám niekto pošle, a vyhľadávanie pevných súčastí v znalostnej báze, je bezplatné a bez účtu. Systém okolo nej — sada dokumentov so šablónami, monitorovanie aktívnych zmlúv a lehoty s nimi spojené — sú zahrnuté v predplatnom. Čo je zahrnuté, je jasne uvedené v prehľade foriem predplatného. Poskytujeme pri tom vysvetlenie a štruktúru, nie právne poradenstvo: vy sami rozhodujete, či si ju vypracujete sami, použijete šablónu, alebo si pozviete právnika.
Chcete najskôr vidieť, ako to v praxi vyzerá, predtým ako niečo vytvoríte? Prezrite si témy v znalostnej báze, alebo vytvorte si obchodný účet na nastavenie registra a monitorovania vašich vlastných zmlúv s procesormi údajov.