Igen, saját maga is készíthet adatfeldolgozási szerződést. Az GDPR nem írja elő kötelező formátumot: nincs olyan hivatalos minta, amelyet használnia kellene, csak olyan témakörök sora, amelyeket a szerződésnek mindenképpen szabályoznia kell. Egy egyszerű kapcsolat esetén, amely egyetlen egyértelműen meghatározott szolgáltatásra vonatkozik, nincs alvállalkozó, és az adatok nem lépik túl az EU határait, az önálló elkészítés gyakran megvalósítható feladat egy délután alatt.
A kérdés nem annyira az, hogy szabad-e, hanem hogy a helyzet elég egyszerű-e ahhoz, hogy segítség nélkül jól meg lehessen oldani. Amint több fél is jelen van a láncban, vagy érzékeny adatokat feldolgoznak, vagy az másik fél egy olyan saját koncepciót küld, amely eltér attól, amire szüksége van, az önálló elkészítés nehezebben áttekinthető. Ekkor jogszékségírói tanácsadás, vagy legalábbis strukturált felülvizsgálat okosabb, mint egy sablont kitölteni és remélni, hogy helyesen fog működni.
Amit mindenképpen tartalmaznia kell
Függetlenül attól, hogy ki készíti el a szerződést, az adatfeldolgozási szerződés rögzített témakörök halmazát szabályozza. Tartalmazza, hogy mi a feldolgozás tárgya és időtartama, mely személyes adatok kategóriái és érintett személyek szerepelnek, valamint mi a feldolgozás célja. Ezenkívül a szerződés rögzíti, hogy az adatfeldolgozó csak az adatkezelő utasítása alapján működik, hogy az adatfeldolgozó munkatársai titoktartásra kötelezettek, mely biztonsági intézkedések vonatkoznak, hogyan kerülnek bevonásra és bejelentésre az alvállalkozók, miként működik közre az adatfeldolgozó az érintett személyek kéréseiben és az adatvédelmi incidens bejelentésében, valamint mi történik az adatokkal a szerződés lejárta után. Ezek az elemek szó szerint a rendelkezésben szerepelnek; aki ezeket kihagyja egy fogalmazványból, kihagyja azt, ami ott tartozik lenni.
Mikor működik az önálló elkészítés gyakorlatilag
Az önálló elkészítés akkor működik jól, amikor az üzleti kapcsolat átlátható: Ön maga az adatkezelő, egyetlen szállítót szerződtet egy jól körülhatárolt szolgáltatásra, nincsenek ismert alvállalkozók az EU-n kívül, és az adatok nem különösen érzékenyek. Gondoljon egy könyvelési csomagra, egy levelezési eszközre vagy egy ütemezési rendszerre, amelyből a szállító már kínál egy szabványos verziót. Ebben az esetben a munka főleg az, hogy ellenőrizze, hogy a szabványos szöveg lefedi-e a rögzített elemeket, és hogy a megkötött megállapodások megfelelnek-e annak, amit az eszköz ténylegesen tesz. Aki ezt az áttekintést szeretné megkapni az olyan eszközökről, amelyeket naponta használnak, megtalálja a tudásbázisban az egyes helyzetekre vonatkozó rögzített elemeket egy struktúrát, amely alapján folyamatban lehet.
Mikor okosabb kiszervezni
A határ akkor tolódik el, amikor a lánc bonyolultabbá válik: több alvállalkozó, adatátadás az EU-n kívüli országokba, egészségügyi adatok, biometrikus adatok vagy kiskorúakra vonatkozó adatok feldolgozása, vagy egy olyan ellenfél, aki olyan saját koncepciót nyújt be, amely eltér attól, amire számítottak. Ezekben az esetekben a kockázat nem az, hogy nincs szerződése, hanem az, hogy olyat ír alá vagy készít elő, amely nem fed le mindent, ami valójában történik. Egy jogász vagy speciális tanácsadó akkor értékelheti, hogy az megállapodások megfelelnek-e a tényleges adatforgalomnak, amit egy sablon nem végez el Ön helyett.
Sablon használata különbözik az önálló elkészítéstől
Van különbség aközött, hogy egy sablont kiindulópontként használunk, és aközött, hogy egy szerződést teljes egészében önálló írunk. Egy sablon azt kényszeríti ki, hogy a rögzített elemeket végigmegyük, de nem tölti ki őket automatikusan helyesen az Ön helyzete szerint. Fordítva ugyanez vonatkozik azokra a szerződésekre, amelyeket egy ügyfél vagy szállító küld Önnek: teljesen befejezettnek tűnhetnek, és mégis hiányozhat egy elemük, vagy olyan megállapodást tartalmazhatnak, amely nem felel meg annak, ami a gyakorlatban történik. Gyakran feltett kérdésekre adott válaszok ezzel kapcsolatban, például hogy mit követelhet ésszerűen egy ügyfél és mit nem, a következőkben találhatók: a gyakran feltett kérdések az adatfeldolgozási megállapodásokról.
Amit a gdpria.eu ebben tesz
Az Ön által elküldött adatfeldolgozási szerződés ellenőrzése és az állandó elemek keresése a tudásbázisban ingyenes és regisztráció nélkül. A körüli rendszer — a sablonokat tartalmazó dokumentumkészlet, a folyamatban lévő szerződések figyelemmel kísérése és a hozzájuk kapcsolódó határidők — az előfizetésben szerepel. Tartalmáról áttekintően az előfizetési formák áttekintésébenolvashat. Ebben útmutatást és struktúrát adunk, nem jogi tanácsadást: Ön maga dönti el, hogy saját maga készít-e, sablont használ-e, vagy jogtanácsost vesz-e igénybe.
Szeretné előbb megtekinteni, hogy a gyakorlatban miként néz ki, mielőtt bármit létrehozna? Böngéssze a tudásbázisban szereplő témákat, vagy üzleti fiók létrehozása az Ön saját adatfeldolgozási szerződéseire vonatkozó nyilvántartás és figyelemmel kísérés beállításához.