Da, možete sami составити ugovor o obradi podataka. Uredba ne propisuje obavezan oblik: nema službenog modela koji morate koristiti, samo niz tema koju ugovor svakako mora regulirati. Za jednostavan odnos s jednom jasno definiranom uslugom, bez podizvoñača i bez podataka koji izlaze iz EU-a, vlastito sastavljanje često je izvedivo kao posao od jednog popodneva.
Pitanje nije toliko je li dopušteno, već je li situacija dovoljno jednostavna da se izvede pravilno bez pomoći. Čim u lancu postoji više stranaka, obrađuju se osjetljivi podaci ili druga strana šalje vlastiti prijedlog ugovora koji se razlikuje od onoga što trebate, vlastito sastavljanje postaje teže pratiti. Tada je pravni savjet, ili barem strukturirana provjera, razumnije od popunjavanja šablone i надanja da će biti točno.
Što mora biti uključeno
Bez obzira tko sastavlja ugovor, ugovor o obradi podataka regulira fiksni niz tema. U njemu se navodi predmet i trajanje obrade, koje kategorije osobnih podataka i koje osobe su u pitanju, te koji je cilj obrade. Dodatno, ugovor utvrđuje da procesor radi samo na upute nadzornika obrade podataka, da su zaposlenici processora obvezni na čuvanje tajne, koja se sigurnosna mjerila primjenjuju, kako se uključuju i prijavljuju podizvoñači, kako procesor suraduje s zahtjevima osoba na koje se odnose podaci i s prijavama o kršenjima podataka, te što se s podacima događa nakon završetka ugovora. Ti su dijelovi doslovno navedeni u samoj Uredbi; tko ih propusti u skici, propušta nešto što treba biti sadržano.
Kada vlastito sastavljanje praktično funkcionira
Vlastito sastavljanje dobro funkcionira kada je odnos jasniji: vi ste sami nadzornik obrade podataka, uključujete jednog dobavljača za jednu jasno definiranu uslugu, nema poznatih podizvoñača izvan EU-a, i podaci nisu izuzetno osjetljivi. Razmislite o računovodstvenoj aplikaciji, alatki za slanje e-pošte ili sustavu planiranja za koji dobavljač već nudi standardnu verziju. U tom slučaju vaš posao je uglavnom provjera je li standardni tekst pokrio fiksne dijelove i jesu li učinjeni dogovori usklađeni s onim što alat zapravo radi. Tko želi taj pregled za alate koji se koriste svakodnevno, nalazi u banci znanja s fiksnim dijelovima po situaciji strukturu na koju se može osloniti.
Kada je vanjsko ustrojstvo razumnije
Granica se pomiče čim lanac postaje složeniji: više podizvoñača, prijenos u zemlje izvan EU-a, obrada podataka o zdravlju, biometrijski podaci ili podaci o maloljetnicima, ili protivna strana koja dostavlja vlastitu skicu koja se razlikuje od onoga što ste očekivali. U tim slučajevima rizik nije što nemate ugovor, već što ste ga potpisali ili sastavili i ne pokriva ono što se zapravo događa. Odvjetnik ili specijalizirani savjetnik tada može procijeniti jesu li dogovori usklađeni sa stvarnim tokom podataka, nešto što šablona ne čini za vas.
Korištenje šablone razlikuje se od vlastitog sastavljanja
Razlika je između korištenja šablone kao početne točke i potpunog vlastitog pisanja ugovora. Šablona vas prisiljava proći kroz fiksne dijelove, ali ih ne popunjava automatski ispravno za vašu situaciju. Suprotno, isto vrijedi za ugovor koji vam pošalje klijen ili dobavljač: može izgledati potpuno i ipak propustiti dio, ili sadržavati dogovor koji se ne podudara s onim što se zapravo događa. Odgovori na često postavljana pitanja o tome, kao što je što klijen razumno može zahtijevati i što ne, skupljeni su u često postavljana pitanja o ugovorima o obradi podataka.
Što gdpria.eu u tome čini
Provjera ugovora o obradi podataka koji vam netko pošalje, te pronalaženje stalnih dijelova u bazi znanja besplatni su i bez računa. Sustav oko toga — skup dokumenata s predlošcima, nadzor nad tekućim ugovorima i rokovi vezani uz njih — nalazi se u pretplati. Što se nalazi u njoj, jasno je prikazano u pregledu oblika pretplate. Pritom vam pružamo objašnjenja i strukturu, ne pravne savjete: vi sami odlučujete trebate li sami sastaviti, koristiti predložak ili angažirati pravnika.
Želite li prvo vidjeti kako to izgleda u praksi prije nego što nešto stvorite? Pregledajte teme u bazi znanja ili stvorite poslovni račun kako biste postavili register i nadzor za svoje ugovore o obradi podataka.