Da, puteți să redactați singuri un acord de prelucrare. GDPR nu prescrie un format obligatoriu: nu există niciun model oficial pe care trebuie să-l utilizați, ci doar o serie de subiecte pe care acordul trebuie să le reglementeze în orice caz. Pentru o relație simplă cu un singur serviciu clar definit, fără subcontractanți și fără date care se transmit în afara UE, redactarea singur este adesea o sarcină realizabilă într-o după-amiază.
Întrebarea nu este atât dacă este permis, cât mai degrabă dacă situația este suficient de simplă pentru a o face corect fără ajutor. Odată ce în lanț sunt implicate mai multe părți, se prelucrează date sensibile, sau cealaltă parte trimite un proiect propriu care se abate de la ceea ce aveți nevoie, redactarea singur devine mai greu de urmărit. În acest caz, consiliul juridic, sau cel puțin o evaluare structurată, este mai înțelept decât completarea unui șablon și speranța că este corect.
Ce trebuie să fie în orice caz acolo
Indiferent cine redactează acordul, un acord de prelucrare reglementează un set fix de subiecte. Acesta prevede care este subiectul și durata prelucrării, ce categorii de date cu caracter personal și de persoane vizate sunt implicate, și care este scopul prelucrării. În plus, acordul stabilește faptul că procesatorul lucrează doar la instrucțiunile responsabilului de prelucrare, că angajații procesatorului sunt obligați la confidențialitate, ce măsuri de securitate se aplică, cum sunt implicați și raportați subcontractanții, cum cooperează procesatorul la solicitările persoanelor vizate și la notificările de încălcare a securității datelor, și ce se întâmplă cu datele după încetarea acordului. Aceste elemente sunt prevăzute literal în regulament însuși; cine le omite dintr-un proiect, omite ceva care trebuie să fie acolo.
Când redactarea singur funcționează în practică
Redactarea singur funcționează bine atunci când relația este transparentă: sunteți dvs. responsabilul de prelucrare, angajați un singur furnizor pentru un serviciu bine definit, nu există subcontractanți cunoscuți în afara UE, iar datele nu sunt deosebit de sensibile. Gândiți-vă la un pachet de contabilitate, un instrument de e-mail sau un sistem de planificare pe care furnizorul îl oferă deja într-o versiune standard. În acest caz, munca dumneavoastră constă în principal în a verifica dacă textul standard acoperă elementele fixe și dacă acordurile făcute sunt în concordanță cu ceea ce face efectiv instrumentul. Cine dorește o imagine de ansamblu pentru instrumentele utilizate zilnic, va găsi în baza de cunoștințe cu elementele fixe pentru fiecare situație o structură pe care să se bazeze.
Când este mai înțelept să externalizați
Limita se deplasează odată ce lanțul devine mai complex: mai mulți subcontractanți, transfer în țări în afara UE, prelucrare de date de sănătate, date biometrice sau date privind minori, sau o contraparte care trimite un proiect propriu care se abate de la ceea ce așteptați. În aceste cazuri, riscul nu este că nu aveți un acord, ci că semnați sau redactați unul care nu acoperă ceea ce se întâmplă cu adevărat. Un jurist sau un consilier specializat poate evalua apoi dacă acordurile se potrivesc fluxului de date real, ceva pe care un șablon nu o face pentru dumneavoastră.
Utilizarea unui șablon este diferită de redactarea singur
Există o diferență între utilizarea unui șablon ca punct de plecare și redactarea completă a unui acord singur. Un șablon vă forțează să treceți în revistă elementele fixe, dar nu le completează automat corect pentru situația dumneavoastră. Invers, același lucru se aplică unui acord pe care un client sau furnizor vi-l trimite: acesta poate arăta complet și totuși să lipsească un element, sau poate conține un acord care nu se aliniază cu ceea ce se întâmplă în practică. Răspunsuri la întrebări frecvente despre aceasta, cum ar fi ceea ce un client poate pretinde în mod rezonabil și ceea ce nu poate, sunt colectate în întrebări frecvente despre acordurile de prelucrare.
Ce face gdpria.eu în acest context
Verificarea unui acord de prelucrare pe care cineva vi-l trimite, și căutarea componentelor fixe în baza de cunoștințe, este gratuită și fără cont. Sistemul din jurul acestuia — setul de documente cu șabloane, monitorizarea acordurilor în curs și termenele atașate acestora — se află în abonament. Ce conține, este prezentat clar în prezentarea formelor de abonament. Oferim în acest sens clarificare și structură, nu sfaturi juridice: voi decideți singuri dacă redactați singuri, utilizați un șablon sau angajați un jurist.
Doriți să vedeți mai întâi cum arată asta în practică înainte de a crea ceva? Citiți subiectele din baza de cunoștințe, sau creați un cont de afaceri pentru a configura registrul și monitorizarea pentru propriile dvs. acorde de prelucrare.