Kyllä, voit laatia tietojen käsittelyä koskevan sopimuksen itse. Säännöksessä (EU) 2016/679 ei määrätä pakollisesta muodosta: ei ole olemassa virallista mallia, jota sinun olisi käytettävä, vain joukko aiheita, jotka sopimuksessa on joka tapauksessa käsiteltävä. Yksinkertaisessa suhteessa yhteen selkeästi määriteltyyn palveluun, ilman alihankkijoita ja ilman tietoja, jotka siirtyvät EU:n ulkopuolelle, itse laatiminen on usein yhden päivän aikana toteutettavissa oleva tehtävä.
Kysymys ei niinkään ole siitä, sallitaanko se, vaan siitä, onko tilanne tarpeeksi yksinkertainen sen tekemiseen ilman apua kunnolla. Heti kun ketjussa on useita osapuolia, käsitellään arkaluonteisia tietoja tai toinen osapuoli lähettää oman luonnoksensa, joka poikkeaa siitä, mitä tarvitset, itse tekeminen tulee hankalammaksi hallita. Tällöin oikeudellinen neuvonta tai ainakin järjestelmällinen tarkastelu on viisaampaa kuin mallin täyttäminen ja toivon varassa oleminen.
Mikä siihen on aina sisällytettävä
Riippumatta siitä, kuka sopimuksen laatii, tietojen käsittelyä koskevassa sopimuksessa käsitellään kiinteä joukko aiheita. Siinä määritellään käsittelyn aihe ja kesto, mitkä henkilötietojen ja rekisteröityjen kategoriat ovat kyseessä, ja mitä käsittelyn tarkoitus on. Lisäksi sopimuksessa määrätään, että tietojen käsittelijä toimii vain rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti, että tietojen käsittelijän työntekijät ovat salassapitovelvollisia, mitkä turvatoimet ovat voimassa, miten alihankkijat otetaan käyttöön ja ilmoitetaan, miten tietojen käsittelijä tekee yhteistyötä rekisteröityjen pyyntöjen ja tietomurtoilmoitusten osalta, ja mitä tapahtuu tiedoille sopimuksen päätyttyä. Nämä osat ovat kirjaimellisesti säännöksessä itsessään; joka puuttuu luonnoksesta, puuttuu jotain, jonka pitäisi olla siellä.
Milloin itse tekeminen on käytännöllisesti toimivaa
Itse tekeminen toimii hyvin, kun suhde on hallittava: olet itse rekisterinpitäjä, otat käyttöön yhden toimittajan yhteen selkeästi määriteltyyn palveluun, ei ole tunnettuja alihankkijoita EU:n ulkopuolella, eivätkä tiedot ole erityisen arkaluonteisia. Ajattele kirjanpitojärjestelmää, sähköpostityökalua tai aikataulujärjestelmää, jonka toimittaja jo tarjoaa vakioversion. Tällöin työsi on pääasiassa tarkistaa, että vakioteksti kattaa kiinteät osat, ja että sovitut ehdot vastaavat sitä, mitä työkalu tosiasiallisesti tekee. Joka haluaa tämän yleiskatsauksen päivittäin käytetyistä työkaluista, löytää tietopankista vakioosat kussakin tilanteessa rakenteen, johon nojautua.
Milloin ulkoistaminen on viisaampaa
Raja siirtyy heti kun ketju tulee monimutkaisemmaksi: useat alihankkijat, tiedonsiirto EU:n ulkopuolisiin maihin, terveystietojen, biometristen tietojen tai alaikäisiä koskevien tietojen käsittely, tai vastapuoli, joka toimittaa oman luonnoksensa, joka poikkeaa siitä, mitä odotit. Näissä tapauksissa riski ei ole siinä, että sinulla ei ole sopimusta, vaan siinä, että allekirjoitat tai laadit sellaisen, joka ei kata sitä, mitä tosiasiallisesti tapahtuu. Jurist tai erikoistunut neuvonantaja voi sitten arvioida, vastaako sopimukset todellista tiedonvirtaa, mitä malli ei tee puolestasi.
Mallin käyttäminen ei ole sama asia kuin itse tekeminen
On olemassa ero sen välillä, että käytät mallia lähtökohtana ja kirjoitat sopimuksen täysin itse. Malli pakottaa sinut käymään kiinteät osat läpi, mutta ei täytä niitä automaattisesti oikein omaan tilanteeseesi. Päinvastoin pätee myös sopimukseen, jonka asiakas tai toimittaja lähettää sinulle: se voi näyttää valmiilta ja silti puuttua jonkin osan tai sisältää ehdon, joka ei vastaa sitä, mitä käytännössä tapahtuu. Vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin aiheesta, kuten mitä asiakas voi kohtuudella vaatia ja mitä ei, on koottu usein kysyttyihin kysymyksiin tietojen käsittelyä koskevista sopimuksista.
Mitä gdpria.eu tekee siinä
Sopimuksen tarkistaminen, jonka joku lähettää sinulle, ja vakiosisältöjen hakeminen tietovarastosta on ilmaista ja vaatii rekisteröitymistä. Järjestelmä sen ympärillä — asiakirjakokoelma mallien kanssa, käynnissä olevien sopimusten valvonta ja niihin liittyvät määräajat — sisältyy tilaukseen. Mitä siihen sisältyy, näkyy selkeästi kohdassa tilaustyyppien yleiskatsaus. Tarjoamme tässä yhteydessä selkeitä ohjeita ja rakennetta, emme oikeudellista neuvontaa: sinä päätät itse, laadatko sopimuksen itse, käytätkö mallia vai palkkaa asianajajan.
Haluatko ensin nähdä, miltä se käytännössä näyttää ennen kuin luot mitään? Lue tietovaraston aiheita tai luo liikeyrityksen tili rekisteröidäksesi ja valvoaksesi omia tietojenkäsittelysopimuksiasi.