Ναι, μπορείτε να καταρτίσετε μόνοι σας μια σύμβαση επεξεργασίας. Ο GDPR δεν ορίζει υποχρεωτική μορφή: δεν υπάρχει επίσημο πρότυπο που πρέπει να χρησιμοποιήσετε, μόνο ένα σύνολο θεμάτων που η σύμβαση πρέπει να ρυθμίζει. Για μια απλή σχέση με ένα μόνο καθαρά προσδιορισμένο υπηρεσίας, χωρίς υπεργολάβους και χωρίς δεδομένα που μεταφέρονται έξω από την ΕΕ, η αυτόνομη κατάρτιση είναι συχνά μια εφικτή δουλειά ενός απογεύματος.
Το ζήτημα δεν είναι τόσο αν επιτρέπεται, αλλά αν η κατάσταση είναι αρκετά απλή ώστε να γίνει σωστά χωρίς βοήθεια. Μόλις υπάρχουν πολλαπλές πλευρές στην αλυσίδα, επεξεργάζονται ευαίσθητα δεδομένα, ή η άλλη πλευρά σας στέλνει δικό της προσχέδιο που αποκλίνει από αυτό που χρειάζεστε, η αυτόνομη κατάρτιση γίνεται δυσκολότερη στην παρακολούθηση. Τότε η νομική συμβουλή, ή τουλάχιστον μια δομημένη αξιολόγηση, είναι φρονιμότερη από το να συμπληρώσετε ένα πρότυπο και να ελπίζετε ότι είναι σωστό.
Τι πρέπει σίγουρα να συμπεριλαμβάνεται
Ανεξάρτητα από το ποιος κατάρτησε τη σύμβαση, μια σύμβαση επεξεργασίας ρυθμίζει ένα σταθερό σύνολο θεμάτων. Περιέχει ποιο είναι το αντικείμενο και η διάρκεια της επεξεργασίας, ποιες κατηγορίες δεδομένων προσώπων και υποκειμένων δεδομένων εμπλέκονται, και ποιος είναι ο σκοπός της επεξεργασίας. Επιπλέον, η σύμβαση καθορίζει ότι ο επεξεργαστής δεδομένων ενεργεί μόνο κατά οδηγίες του υπεύθυνου επεξεργασίας, ότι το προσωπικό του επεξεργαστή δεδομένων υπόκειται σε υχρέωση εχεμύθειας, ποια μέτρα ασφάλειας ισχύουν, πώς ανακτώνται υπεργολάβοι και αναφέρονται, πώς ο επεξεργαστής δεδομένων συμμορφώνεται με αιτήματα από υποκείμενα δεδομένων και αναφορές παραβιάσεων, και τι συμβαίνει στα δεδομένα μετά το τέλος της σύμβασης. Αυτά τα στοιχεία περιέχονται κυριολεκτικά στην ίδια τη Διάταξη· όποιος τα ξεχάσει σε ένα προσχέδιο, ξεχνά κάτι που πρέπει να υπάρχει.
Πότε η αυτόνομη κατάρτιση λειτουργεί πρακτικά
Η αυτόνομη κατάρτιση λειτουργεί καλά όταν η σχέση είναι διαχειρίσιμη: εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας, ανακτάτε έναν προμηθευτή για μια περιορισμένη υπηρεσία, δεν υπάρχουν γνωστοί υπεργολάβοι έξω από την ΕΕ, και τα δεδομένα δεν είναι ιδιαίτερα ευαίσθητα. Σκεφτείτε λογιστικό πακέτο, εργαλείο αποστολής email ή σύστημα προγραμματισμού του οποίου ο προμηθευτής προσφέρει ήδη τυπική έκδοση. Σε αυτήν την περίπτωση, το έργό σας είναι κυρίως να ελέγξετε αν το τυπικό κείμενο καλύπτει τα σταθερά στοιχεία και αν οι συμφωνίες που έγιναν ταιριάζουν με αυτό που το εργαλείο πραγματικά κάνει. Όποιος θέλει αυτήν την επισκόπηση για τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται καθημερινά, βρίσκει σε την τράπεζα γνώσεων με τα σταθερά στοιχεία ανά κατάσταση μια δομή για σύγκριση.
Πότε η αναθέσεις είναι φρονιμότερη
Το όριο μετατοπίζεται μόλις η αλυσίδα γίνει πιο περίπλοκη: πολλαπλοί υπεργολάβοι, μεταφορά δεδομένων σε χώρες έξω από την ΕΕ, επεξεργασία δεδομένων υγείας, βιομετρικά δεδομένα ή δεδομένα σχετικά με ανηλίκους, ή αντισυμβαλλόμενο που υποβάλλει δικό του προσχέδιο που αποκλίνει από αυτό που περιμέναμε. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο κίνδυνος δεν είναι ότι δεν έχετε σύμβαση, αλλά ότι υπογράφετε ή κατάρτιζετε μια που δεν καλύπτει αυτό που πραγματικά συμβαίνει. Ένας δικηγόρος ή ειδικευμένος σύμβουλος μπορεί τότε να αξιολογήσει αν οι συμφωνίες ταιριάζουν με την πραγματική ροή δεδομένων, κάτι που ένα πρότυπο δεν κάνει για σας.
Η χρήση προτύπου είναι διαφορετική από την αυτόνομη κατάρτιση
Υπάρχει διαφορά μεταξύ της χρήσης ενός προτύπου ως σημείου εκκίνησης και της πλήρους ανάγνωσης μιας σύμβασης. Ένα πρότυπο σας αναγκάζει να παρηγορήσετε τα σταθερά στοιχεία, αλλά δεν τα συμπληρώνει αυτόματα σωστά για την κατάστασή σας. Αντίθετα, το ίδιο ισχύει για μια σύμβαση που σας στέλνει ένας πελάτης ή προμηθευτής: μπορεί να φαίνεται ολοκληρωμένη και ωστόσο να λείπει ένα στοιχείο, ή να περιέχει μια συμφωνία που δεν συμφωνεί με αυτό που πραγματικά συμβαίνει. Απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις σχετικά με αυτό, όπως τι μπορεί να απαιτήσει λογικά ένας πελάτης και τι όχι, συγκεντρώνονται σε τις συχνές ερωτήσεις σχετικά με συμφωνίες επεξεργαστών δεδομένων.
Τι κάνει το gdpria.eu σε αυτό
Η ελέγχος μιας σύμβασης επεξεργασίας που σας στέλνει κάποιος και η αναζήτηση των σταθερών στοιχείων στη βάση γνώσης είναι δωρεάν και χωρίς λογαριασμό. Το σύστημα γύρω από αυτό — το σύνολο εγγράφων με πρότυπα, η παρακολούθηση των τρεχουσών συμβάσεων και οι προθεσμίες που συνδέονται με αυτές — περιλαμβάνονται στη συνδρομή. Τι περιλαμβάνει, παρουσιάζεται καθαρά σε την επισκόπηση των μορφών συνδρομής. Παρέχουμε διευκρίνιση και δομή, όχι νομικές συμβουλές: εσείς αποφασίζετε μόνοι σας εάν κάνετε τη δική σας, χρησιμοποιείτε ένα πρότυπο ή προσλαμβάνετε έναν νομικό σύμβουλο.
Θέλετε πρώτα να δείτε πώς φαίνεται αυτό στην πράξη πριν δημιουργήσετε κάτι; Διαβάστε τα θέματα στη βάση γνώσης ή δημιουργήστε έναν επαγγελματικό λογαριασμό για να ρυθμίσετε το μητρώο και την παρακολούθηση για τις δικές σας συμβάσεις επεξεργασίας.