Subjekts, kurš pieprasa piekļuvi, labojumu vai datu dzēšanu, ir tiesības saņemt atbildi viena mēneša laikā no pieprasījuma saņemšanas. Tā ir galvenā GDPR noteikumā paredzētā kārtula. Ja pieprasījums ir sarežģīts pēc apjoma vai jūs saņemat vairākus vienlaikus, regulā ir paredzēta iespēja pagarināt šo termiņu par ne vairāk kā diviem mēnešiem — ar nosacījumu, ka jūs par to informējat subjektu pirmā mēneša laikā un paskaidrojat iemeslus.
Praksē likumiskais termiņš reti ir problēma. Vieta, kur uzņēmumi iestrēgst, ir process iepriekš: noskaidrot, kurš tieši pieprasa kurus datus, atrast sistēmas, kurās šie dati atrodas, un novērtēt, vai piemēro kādi izņēmumi, pirms ko dzēšat vai sniegat. Uzņēmumi, kas šo procesu iepriekš nebija sakārtojuši, pamanī, ka pulkstenis jau ir sācis skaitīt, kamēr iekšēji kāds ir pieskatījies pieprasījumam.
Kad sākas termiņš
Termiņš sākas brīdī, kad pieprasījums jums nonāk, nevis brīdī, kad jūs to sākat apstrādāt. E-pasta pieprasījums uz vispārējo adresi, caur recepciju vai atsevišķam darbiniekam tiek ņemts vērā tikpat daudz. Tas nozīmē, ka uzņēmums, kur šādi paziņojumi nav ātri nosūtīti attiecīgajai personai, zaudē laiku, ko vairs nevar iegūt. Ja precīzi zina, kas ir derīgs pieprasījums un kur tam jānonāk, šeit iegūst pirmās un svarīgākās dienas.
Ko pagarinājums nozīmē praksē
Iespēja pagarināt termiņu nav atļauja gaidīt, līdz tas ir ērti. GDPR saista pagarinājumu ar pašu pieprasījuma sarežģītību — piemēram, tāpēc, ka dati ir izkliedēti vairākās sistēmās vai gados, vai jo vispirms ir jānoskaidro, vai sniegšana skars citu tiesības. Pieprasījums, kas vienkārši ir nokavēts, tam neatbilst. Uzraudzības iestādes un tiesas skatasiešu pieprasījuma raksturu, nevis lietu apjomam.
Kur apstrādes laiks praksē saziet
Trīs punkti vienmēr atkārtojas. Pirmkārt, identitātes pārbaudīte: jums jābūt pamatoti pārliecinātiem, ka datus nodosit personai, kurai tie attiecas, nepieprasot nevajadzīgu papildinformāciju. Otrkārt, datu izkliedētības atkārtotā izmantošanas rīkos — CRM, grāmatvedības programmā, pasta programmā — tāpēc viens pieprasījums ātri skar vairākas vietas. Treškārt, jautājums, vai dati, kuriem bija jābūt jau dzēstiem, joprojām atrodas kādā dublējumā vai senā failā. Pēdējais cieši saistīts ar saglabāšanas termiņiem, kas nav skaidri noteikti.
Uzņēmums, kas iepriekš zina, kurus personas datus tas kur apstrādā, nevajag pieprasījuma laikā meklēt, bet var uzreiz skatīties. Tāpēc arī aktuāls apstrādes reģistrs ir vairāk nekā formalitāte: tas ir uzziņu materiāls, ar kuru pieprasījumu izskaita termiņā, nevis to meklē. Mūsu zināšanu bāzēje tēmas paskaidrots pēc situācijas, tostarp norādes uz oficiālo tekstu.
Ko jūs varat paveikt, lai paliktu termiņā
Noskaidrojiet, kurš atpazīst pieprasījumu un kur tas jāsūta. Pārskaidrojiet, kuri dati atrodas kurā rīkā, lai nevajag katru pieprasījumu meklēt. Un iepriekš iestatiet rutīnu identitātes pārbaudei, lai tā nebūtu ad hoc izgudrota brīdī, kad pulkstenis jau skaita. Ja jūs šaubāties, vai konkrēts pieprasījums ietilpst galvenajā kārtulā vai pagarinājumā, tas vislabāk ir jāiesniedz juristam vai jānoskaidro pie Datu Valsts Inspektora.
Tas, vai notikums ap datiem ir paziņojamais, ir cits jautājums nekā subjekta pieprasījuma termiņš — tajam piemēro citi noteikumi un īsāks laiks. Ja jūs šaubāties, vai kaut kas ietilpst šajā kategorijā, to var noskaidrot pāris jautājumos ar norādi. Kā gdpria.eu saista termiņus, veidnes un atgādinājumus katrai pienākumam ar jūsu reģistru, lasiet lapa, kas izskaidro, no kurienes nāk informācija.
Vēlaties zināt, kā jūsu uzņēmums šobrīd situācijas ir, bez tam, ka tas uzreiz kaut ko maksātu? Veiciet bezmaksas ātro skenēšanu vai izlasiet tēmas, kas visvairāk atbilst jūsu situācijai bieži uzdotie jautājumi par datu subjekta pieprasījumiem.