Ένας υποκείμενος που ζητά πρόσβαση, διόρθωση ή διذγραφή των δεδομένων του, έχει δικαίωμα να λάβει απάντηση εντός ενός μήνα από τη λήψη του αιτήματος. Αυτός είναι ο κύριος κανόνας του GDPR. Εάν το αίτημα έχει περίπλοκο εύρος ή λάβετε πολλαπλά αιτήματα ταυτόχρονα, ο κανονισμός παρέχει τη δυνατότητα να παρατείνετε αυτή τη προθεσμία κατά δύο μήνες το πολύ — εφόσον ενημερώσετε τον υποκείμενο σχετικά με τη παράταση εντός του πρώτου μήνα και εξηγήσετε τους λόγους.
Στην πράξη, η νόμιμη προθεσμία σπάνια αποτελεί πρόβλημα. Το σημείο στο οποίο τα επιχειρήματα αντιμετωπίζουν δυσκολίες είναι η διαδικασία που προηγείται: προσδιορισμός ποιος ακριβώς ζητά ποια δεδομένα, εντοπισμός σε ποια συστήματα βρίσκονται αυτά τα δεδομένα, και αξιολόγηση αν ισχύουν εξαιρέσεις πριν διγράψετε ή παραχωρήσετε τίποτα. Εάν αυτή η διαδικασία δεν είχε προγραμματιστεί, το εσωτερικό προσωπικό ενδέχεται να μην εξετάσει το αίτημα έως μετά τη πάροδο μιας εβδομάδας.
Πότε αρχίζει η προθεσμία να τρέχει
Η προθεσμία ξεκινά τη στιγμή που το αίτημα σας φθάνει, όχι όταν το αντιμετωπίζετε ουσιαστικά. Ένα αίτημα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σε μια γενική διεύθυνση, μέσω της υποδοχής ή σε έναν ατομικό εργαζόμενο λαμβάνεται εξίσου υπόψη. Αυτό σημαίνει ότι μια εταιρεία όπου τέτοια μηνύματα δεν προωθούνται γρήγορα στο κατάλληλο άτομο, χάνει χρόνο που δεν ανακτάται. Εάν κάποιος γνωρίζει με ακρίβεια τι αποτελεί έγκυρο αίτημα και πού πρέπει να φθάσει, κερδίζει εδώ τις πρώτες και σημαντικότερες ημέρες.
Τι σημαίνει στην πράξη η παράταση
Η δυνατότητα παράτασης δεν αποτελεί ελεύθερή εντολή για αναμονή μέχρι να συμφέρει. Ο GDPR συνδέει την παράταση με την πολυπλοκότητα του ίδιου του αιτήματος — για παράδειγμα, επειδή τα δεδομένα είναι διανεμημένα σε πολλαπλά συστήματα ή χρόνια, ή επειδή πρέπει πρώτα να αξιολογηθεί αν η παροχή επηρεάζει τα δικαιώματα άλλων. Ένα αίτημα που απλώς έχει πάρει καθυστέρηση δεν εμπίπτει σε αυτήν την περίπτωση. Οι εποπτικές αρχές και τα δικαστήρια κοιτάζουν τη φύση του αιτήματος, όχι την πιο ενδεχόμενη δουλειά.
Τα σημεία όπου ο χρόνος διεκπεραίωσης δυσκολεύεται στην πράξη
Τρία σημεία επανέρχονται συνεχώς. Πρώτον, ο έλεγχος ταυτότητας: πρέπει να είστε εύλογα βέβαιοι ότι παραχωρείτε δεδομένα στο άτομο που τα αφορά, χωρίς να ζητάτε περιττές πρόσθετες πληροφορίες. Δεύτερον, η διανομή δεδομένων σε διαφορετικά εργαλεία SaaS — ένα CRM, ένα πακέτο λογιστικής, ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας — με αποτέλεσμα ένα αίτημα να εμπλέκει πολλαπλές θέσεις ταυτόχρονα. Τρίτον, το ερώτημα αν δεδομένα που θα έπρεπε να έχουν ήδη διγραφεί εξακολουθούν να υπάρχουν σε ένα αντίγραφο ασφαλείας ή ένα παλιό αρχείο. Το τελευταίο σχετίζεται στενά με περιόδους διατήρησης που δεν έχουν οριστεί με σαφήνεια.
Μια εταιρεία που γνωρίζει εκ των προτέρων ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεται και πού, δεν χρειάζεται να αναζητήσει κατά τη διάρκεια ενός αιτήματος αλλά μπορεί να κοιτάξει αμέσως. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που ένα τρέχον μητρώο δραστηριοτήτων επεξεργασίας είναι κάτι περισσότερο από μια τυπικότητα: είναι το βιβλίο αναφοράς με το οποίο εκτελείτε ένα αίτημα εντός της προθεσμίας αντί να το αναζητάτε. Στη βάση γνώσης τα θέματα εξηγούνται ανά κατάσταση, συμπεριλαμβάνοντος της τοποθεσίας στο επίσημο κείμενο.
Τι μπορείτε να κάνετε για να παραμείνετε εντός της προθεσμίας
Καθορίστε ποιος αναγνωρίζει ένα αίτημα και πού πηγαίνει. Φροντίστε να είναι σαφές ποια δεδομένα βρίσκονται σε ποιο εργαλείο, ώστε να μην χρειάζεται να ανακαλύψετε ξανά πού ψάχνετε για κάθε αίτημα. Και δημιουργήστε εκ των προτέρων μια ρουτίνα για τον έλεγχο ταυτότητας, ώστε να μην εφευρίσκεται αυτοσχέδια τη στιγμή που το ρολόι τρέχει ήδη. Εάν αμφιβάλλετε αν ένα συγκεκριμένο αίτημα υπάγεται στον κύριο κανόνα ή στην παράταση, καλό είναι να το υποβάλετε σε νομικό σύμβουλο ή να το επαληθεύσετε με την αρμόδια αρχή προστασίας δεδομένων.
Το αν ένα περιστατικό που σχετίζεται με δεδομένα υπόκειται σε υποχρέωση ενημέρωσης είναι διαφορετική ερώτηση από την προθεσμία για ένα αίτημα ενός υποκειμένου — ισχύουν διαφορετικοί κανόνες και ένα συντομότερο χρονικό όριο. Εάν αμφιβάλλετε αν κάτι εμπίπτει σε αυτή την κατηγορία, μπορείτε να το επαληθεύσετε σε μερικές ερωτήσεις με ένδειξη. Πώς gdpria.eu συνδέει τις προθεσμίες, τα πρότυπα και τις υπενθυμίσεις ανά υποχρέωση με το δικό σας μητρώο, διαβάστε σε η σελίδα που εξηγεί τη προέλευση των πληροφοριών.
Θέλετε να μάθετε πώς είναι η επιχείρησή σας αυτή τη στιγμή, χωρίς να σας κοστίσει αμέσως; Κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή διαβάστε τα θέματα που φαίνονται πιο κατάλληλα για την κατάστασή σας μέσω οι συχνές ερωτήσεις σχετικά με αιτήματα υποκειμένων δεδομένων.