Asmuo, kuris prašo prieigos prie savo duomenų, jų taisymo ar ištrynimo, turi teisę gauti atsakymą per mėnesį nuo prašymo gavimo. Tai yra pagrindinė taisyklė iš BDAR. Jei prašymas yra sudėtingo pobūdžio arba vienu metu gaunate kelis prašymus, reguliacija leidžia šį terminą pratęsti papildomai dviem mėnesiams — jei prašymą pateikusį asmenį apie tai informuojate per pirmąjį mėnesį ir paaiškinote priežastis.
Praktikoje įstatymas nustatytas terminas retai yra problema. Kompanijos susiduria su sunkumais anksčiau: nustatyti, kas tiksliai ir kokius duomenis prašo, rasti, kuriose sistemose tie duomenys yra, ir įvertinti, ar galioja išimtys, prieš ką nors trinant arba teikiant. Tie, kurie šios procedūros iš anksto nebuvo sutvarę, pastebėdami, kad savaitė jau praėjo, kol įmonėje kas nors peržiūri prašymą.
Kada terminas pradeda bėgti
Terminas prasideda nuo momento, kai prašymas pasiekia jūsų įmonę, o ne nuo momento, kai jūs jį pradedate nagrinėti. Prašymas el. paštu į bendrą adresą, per recepcį arba konkrečiam darbuotojui taip pat skaičiuojamas. Tai reiškia, kad įmonė, kurioje tokie pranešimai greitai nėra persiųsti atsakingam asmeniui, praranda laiką, kurio negalima atkompensavoti. Kas tiksliai žino, kas yra galiojantis prašymas ir kur jis turi patekti, čia laimės pirmas ir svarbiausias dienas.
Ką pratęsimas reiškia praktikoje
Galimybė pratęsti nėra laisvybė laukti, kol bus patogu. BDAR pratęsimą sieja su pačio prašymo sudėtingumu — pavyzdžiui, duomenys išsklaidyti per kelias sistemas ar metus, arba pirmiausia reikia nustatyti, ar teikimas paveiks kitų teises. Prašymas, kuris tiesiog buvo pamirštas, nepatenka į šią kategoriją. Priežiūros institucijos ir teismai žiūri į prašymo pobūdį, o ne į darbo apkrovą.
Kur praktikoje trukdžiai susidaro
Trys punktai dažnai pasikartoja. Pirma, tapatybės patikra: jūs turite pagrįstai įsitikinti, kad duomenis teikiate asmeniui, kurio jie yra, neprašydami nereikalingos papildomos informacijos. Antra, duomenų pasiskirstymas per skirtingas SaaS priemones — CRM sistemą, buhalterinės apskaitos paketą, el. pašto programą — todėl vienas prašymas lengvai gali suliesti kelias vietas. Trečia, klausimas, ar duomenys, kurie jau turėjo būti ištrinti, dar yra kurioje nors atsarginėje kopijoje ar sename faile. Pastarasis dalykas yra glaudžiai susijęs su saugojimo terminais, kurie nėra aiškiai nustatyti.
Įmonė, kuri iš anksto žino, kokie asmeniniai duomenys ir kur ji apdoroja, negali turėti ieškoti kiekvieno prašymo metu, bet gali tiesiogiai patikrinti. Būtent todėl esamas apdorojimo žurnalas yra daugiau nei formalumas: tai yra informacinis išteklius, kuriuo galite atsakyti į prašymą per nustatytą terminą, o ne jo ieškoti. Mūsų žinių banke temos paaiškintos pagal situaciją, įskaitant nuorodą į oficialų tekstą.
Ką galite daryti, kad liktumėte nustatytame termine
Nustatykite, kas atpažįsta prašymą ir kur jis turi eiti. Užtikrinkite aiškumą, kurie duomenys kurioje priemonėje yra, kad nereikėtų kiekvieno prašymo metu iš naujo ieškoti. Ir iš anksto nustatykite tapatybės patikrinimo tvarką, kad ji nebūtų sugalvota ad hoc, kai laikas jau bėga. Jei abejojate, ar konkretus prašymas patenka į pagrindinę taisyklę ar pratęsimą, geriausia tai palikti juristui arba paklausti Duomenų apsaugos institucijos.
Ar įvykis, susijęs su duomenimis, reikalingas pranešimas, yra skirtingas klausimas nuo asmens prašymo termino — čia galioja kitos taisyklės ir trumpesnis laikas. Jei abejojate, ar tai patenka į tą kategoriją, tai galite patikrinti atsakydami į kelias klausimus. Kaip gdpria.eu sieja terminus, šablonus ir priminimus pagal pareigą su jūsų pačių žurnalu, skaitykite puslapis, kuriame paaiškinama, iš kur gauta informacija.
Norite sužinoti, kaip šiuo metu stovi jūsų verslas, neišleisdami jokių pinigų? Atlikite nemokamą greitą patikrą arba perskaitykite temas, kurios labiausiai atitinka jūsų situaciją per dažnai užduodami klausimai apie duomenų subjektų prašymus.