Rekisteröity henkilö, joka pyytää pääsyä, oikaisua tai poistamista koskevien tietojaan, on oikeutettu vastaukseen kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Tämä on GDPR:n pääsääntö. Jos pyyntö on monimutkaisuudeltaan laaja tai saat useita pyyntöjä samanaikaisesti, asetus sallii aikavälin pidentämisen enintään kahdella kuukaudella — edellyttäen, että ilmoitat rekisteröidylle henkilölle ensimmäisen kuukauden aikana ja perustelit miksi.
Käytännössä lakisääteinen aikaväli on harvoin ongelma. Missä yritykset törmäävät vaikeuksiin, on prosessi ennen sitä: selvitä tarkalleen kuka pyytää mitä tietoja, etsi ne järjestelmistä joissa ne ovat, ja arvioi, soveltuvatko poikkeukset ennen kuin poistat tai toimitat mitään. Yritys, joka ei ollut järjestänyt tätä prosessia, huomaa, että kello alkaa käydä viikkoa ennen kuin kukaan sisäisesti on katsonut pyyntöä.
Milloin aikaväli alkaa
Aikaväli alkaa silloin, kun pyyntö sinulle saapuu, ei silloin kun aloitat sen sisällöllisen käsittelyn. Sähköpostipyyntö yleiseen osoitteeseen, vastaanoton kautta tai yksittäiselle työntekijälle laskee samalla tavalla. Se tarkoittaa, että yrityksessä, jossa tällaiset viestit eivät kulje nopeasti oikealle henkilölle, menetetään aikaa, jota ei enää saada takaisin. Kuka tarkalleen tietää mitä pätevä pyyntö on ja minne se pitää toimittaa, voittaa täällä ensimmäiset ja tärkeimmät päivät.
Mitä jatko käytännössä tarkoittaa
Jatkon mahdollisuus ei ole sallittu lippu odottaa kunnes se sopii. GDPR yhdistää jatkamisen itse pyynnön monimutkaisuuteen — esimerkiksi koska tiedot ovat jakautuneet useille järjestelmille tai vuosille, tai koska ensin on selvitettävä, vaikuttaako toimittaminen muiden oikeuksiin. Pyyntö, joka on yksinkertaisesti ollut odottamassa, ei kuulu tähän. Valvontaviranomaiset ja tuomarit katsovat pyynnön luonnetta, eivät asioiden kiireellisyyttä.
Missä läpimenoaika käytännössä pettää
Kolme seikkaa nousee jatkuvasti esiin. Ensinnäkin henkilöllisyyden vahvistus: sinun on kohtuullisesti oltava varma, että toimitat tiedot henkilölle jolle ne kuuluvat, ilman että pyydät turhaan paljon lisätietoja. Toiseksi tietojen jakautuminen eri SaaS-työkaluihin — CRM, kirjanpitosovellukseen, sähköpostiohjelmaan — minkä vuoksi yksi pyyntö koskettaa nopeasti useita paikkoja samanaikaisesti. Kolmanneksi kysymys siitä, ovatko tiedot, jotka olisivat pitäneet jo poistaa, vielä jonkin varmuuskopion tai vanhan tiedoston sisällä. Jälkimmäinen liittyy läheisesti säilytysaikoihin, joita ei ole tiukasti määritelty.
Yritys, joka etukäteen tietää mitä henkilötietoja se käsittelee missä, ei joudu pyyntöä saadessaan etsimään vaan voi katsoa suoraan. Se on juuri siksi, miksi ajantasainen rekisteri on enemmän kuin muodollisuus: se on hakuteos, jolla käsittelet pyynnön aikavälin sisällä sen sijaan että etsisit sitä. tietovarantoon on kirjoitettu aiheet tilanteiden mukaan, mukaan lukien viittaus viralliseen tekstiin.
Mitä voit itse tehdä pysyäksesi aikavälin sisällä
Määritä kuka tunnistaa pyynnön ja minne se menee. Varmista, että on selvää mitkä tiedot ovat missä työkalussa, jotta sinun ei tarvitse joka pyyntöä kohti selvitellä uudelleen mihin sinun on etsittävä. Ja aseta etukäteen rutiini henkilöllisyyden tarkistukselle, jotta sitä ei keksitä ad hoc silloin kun kello on jo käynnissä. Kuka epäröi koskeeko tietty pyyntö pääsääntöön vai jatko-oikeuteen, voi parhaiten esittää sen juristille tai tarkistaa Henkilötietojen suojaa koskevan viranomaisen kanssa.
Se onko tiedot koskeva tapahtuma ilmoitusvelvoitteinen on eri kysymys kuin aikaväli rekisteröidyn henkilön pyynnölle — niihin sovelletaan muita sääntöjä ja lyhyempää kieloa. Epäröit kuuluuko jokin tähän kategoriaan, voit sen tarkistaa muutamalla kysymyksellä osoituksen avulla. Miten gdpria.eu yhdistää aikavälit, mallipohjat ja muistutukset kullekin velvoitteelle omaan rekisteriisi, luet osoitteesta sivu, joka selittää, mistä tiedot tulevat.
Haluatko tietää, miten yrityksesi voi tällä hetkellä, ilman välitöntä kustannusta? Tee ilmainen quick-scan tai lue aiheet, jotka näyttävät sopivimmilta tilanteellesi usein kysytyt kysymykset tiedon saajien pyynnöistä.