Isik, kes palub juurdepääsu, parandamist või oma andmete kustutamist, on õigus saada vastust ühe kuu jooksul pärast taotluse saamist. See on AVG-i põhireegel. Kui tegemist on keerulise ulatusega taotlusega või saate korraga mitut taotlust, siis võimaldab määrus selle tähtaega pikendada kuni kahe kuu võrra — tingimusel, et teid teavitate betrokkene sellest esimese kuu jooksul ja selgitate, miks.
Praktikas on seaduslik tähtaeg harva probleem. Koht, kus ettevõtted jäävad kinni, on protsess enne seda: kindlaks tegemiseks, kes täpselt milliseid andmeid palub, väljaselgitamiseks, millistel süsteemidel need andmed asuvad, ja hindamiseks, kas erandid kehtivad, enne kui midagi kustutate või edastab. Kes seda protsessi pole korraldanud, märkab, et kell on juba nädal jooksu käinud, enne kui keegi ettevõtte siseselt taotlust on vaadanud.
Millal tähtaeg algab
Tähtaeg algab siis, kui taotlus teile jõuab, mitte siis, kui te seda sisuliselt alustate. E-postiga taotlus üldisele aadressile, vastuvõtu kaudu või üksikule töötajale loetakse samuti. See tähendab, et ettevõte, kus selliseid sõnumeid ei edastata kiiresti õigele isikule, kaotab aega, mida ei saa tagasi. Kes teab täpselt, mis on kehtiv taotlus ja kuhu see peab jõudma, võidab siin esimesed ja olulisemad päevad.
Mida pikendamine praktikas tähendab
Pikendamise võimalus pole vabaleht, et oodata, kuni sobib. AVG seob pikenduse taotluse enda keerukusega — näiteks seetõttu, et andmed on hajutatud mitme süsteemi või aastanumbrite vahel, või kuna esmalt tuleb kindlaks teha, kas edastamine puudutab teiste õigusi. Taotlus, mis on lihtsalt viibinud, ei kuulu siia. Järelvalveasutused ja kohtunikud vaatavad taotluse laadi, mitte asja hõivatust.
Kus läbilöögiaeg praktikas katkeb
Kolm punkti tulevad alati tagasi. Esiteks identiteedi kontroll: peate mõistlikult kindel olema, et edastate andmeid isikule, kelle neid puudutavad, ilma selle juures ebatarbeliselt liiga palju täiendavat teavet küsimata. Teiseks andmete hajutamine erinevate SaaS-tööriistade vahel — CRM, raamatupidamise pakett, e-posti programm — mille tõttu üks taotlus puudutab kiiresti mitut kohta. Kolmandaks küsimus, kas andmed, mis olid tegelikult juba kustutatud pidama, on veel kusagil varundamisel või vanades failides. See viimane on tihedalt seotud säilitamistähtaegadega, mis ei ole teravalt määratletud.
Ettevõte, mis teab eelnevalt, milliseid isikuandmeid ta kus töötleb, ei pea taotlusel enam otsima, vaid saab otse vaadata. Täpselt sellepärast on praegune töötlusregistri tundlik rohkem kui formaliteet: see on teatmik, millega te taotluse tähtaja jooksul käsitlette, mitte selle järele otsitakse. Siin on teemad olukorra kaupa seletatud, sealhulgas leiukohaga ametlikust tekstist.
Mida saate ise teha, et tähtaja jooksul jääda
Määrake kindlaks, kes taotluse ära tunneb ja kuhu see läheb. Veenduge, et on selge, milliseid andmeid millises tööriistas hoitakse, nii et te ei pea iga taotluse puhul uuesti välja selgitama, kuhu peate otsima. Ja kehtestage eelnevalt identiteedikontrolli rutiin, nii et seda ei mõeldud ad hoc hetkel, mil kell juba käib. Kes kahtleb, kas konkreetne taotlus langeb põhireeglit või pikendust, peab seda paremusjärjekorra juristile esitama või kontrollima Andmekaitse Ameti juures.
Kas andmete ümber toimuv sündmus on teatamiskohustuslikkus, on muu küsimus kui betrokkene taotluse tähtaeg — selle jaoks kehtivad muud reeglid ja lühem kell. Kui teil on kahtlus, kas miski selle kategooriasse kuulub, siis saate seda paari küsimusega näitusega kontrollida. Kuidas gdpria.eu sidab tähtaegu, malle ja meeldetuletusi iga kohustuse järgi teie enda registriga, leiate aadressilt lehekülg, mis selgitab, kust teave pärineb.
Kas soovite teada, kuidas teie ettevõte praegu seisab, ilma et see kohe maksma läheks? Tehke tasuta kiirülevaade või lugege teemasid, mis teie olukorrale kõige paremini sobivad: korduma kippuvad küsimused andmesubjekti taotluste kohta.