Az érintett, aki hozzáféréshez, helyesbítéshez vagy adatai törléshez kér hozzájutást, egy hónapon belül, a kérelem vétele után válaszra jogosult. Ez az GDPR fő szabálya. Ha a kérelem összetett vagy egyidejűleg több kérelem érkezik, a rendelet lehetőséget ad arra, hogy ezt a határidőt legfeljebb két hónappal meghosszabbítsák — azzal a feltétellel, hogy az érintettet erről az első hónapon belül tájékoztatja és indokolja meg, miért.
A gyakorlatban a jogszabályi határidő ritkán jelent problémát. Ott akadnak meg a vállalkozások, ahol az ezt megelőző folyamat zajlik: pontosan megállapítani, hogy ki pontosan mely adatokra hivatkozik, kideríteni, hogy mely rendszerekben találhatók ezek az adatok, és felmérni, hogy vannak-e kivételek, mielőtt bármit is töröl vagy átad. Aki ezt a folyamatot nem szervezte meg előre, azt tapasztalja, hogy az óra már egy hétig jár, mielőtt valaki belsőleg megtekintené a kérelmet.
Mikor kezd futni a határidő
A határidő abban a pillanatban indul el, amikor a kérelem eléri Önt, nem akkor, amikor azt tartalmilag feldolgozza. Az e-mailben egy általános címre küldött kérelem, a recepción vagy egy egyéni alkalmazottnak küldött kérelem ugyanúgy számít. Ez azt jelenti, hogy egy olyan vállalatnál, ahol az ilyen üzenetek nem kerülnek gyorsan továbbítésra a megfelelő személyhez, az idő el van veszítve, amit már nem lehet behozni. Aki pontosan tudja, mi számít érvényes kérelmeknek és hova kell ezeknek érkezniük, az itt nyeri meg az első és legfontosabb napokat.
Mit jelent a gyakorlatban a meghosszabbítás
A meghosszabbítás lehetősége nem adott levél a késéshez. Az GDPR a meghosszabbítást a kérelem összetettségéhez köti — például azért, mert az adatok több rendszerre vagy időszakra terjednek, vagy azért, mert először el kell dönteni, hogy az átadás mások jogait érinti-e. Egy olyan kérelem, amely egyszerűen csak elmaradt, nem tartozik ezek alá. A felügyeleti szervek és a bíróságok a kérelem jellegére néznek, nem az ügyek zsúfoltságára.
Hol akad meg a gyakorlatban az átfutási idő
Három pont kerül elő mindig. Először az identitásellenőrzés: ésszerűen biztosnak kell lennie abban, hogy az adatokat az érintett személynek adja át, anélkül, hogy indokolatlanul sok kiegészítő információt kérne. Másodszor az adatok szétszórtsága különböző SaaS-eszközökre — egy CRM, egy számviteli csomag, egy postaprogram — aminek következtében egy kérelem több helyre is eljuthat. Harmadszor az a kérdés, hogy az adatok, amelyeket már korábban kellett volna törölni, továbbra is ott vannak-e egy biztonsági másolatban vagy egy régi fájlban. Ez utóbbi szorosan összefügg azzal, hogy a megőrzési időtartamokat nem határozzák meg egyértelműen.
Egy olyan vállalat, amely előre tudja, mely személyes adatait hol dolgozza fel, nem kell, hogy keresni kezdjen egy kérelem során, hanem közvetlenül megtekinthetiket. Ez az oka annak, hogy egy aktuális adatkezelési nyilvántartás több, mint egyszerű formalitás: ez az a kiindulási munka, amellyel a kérelmet a határidőn belül teljesítheti, ahelyett, hogy azt keresia. Az ismeretbázisban témánként találhatók a magyarázatok, beleértve a hivatkozást a hivatalos szövegre.
Mit tehet Ön ahhoz, hogy a határidőn belül maradjon
Rögzítse, hogy ki ismeri fel egy kérelmet és merre továbbít. Gondoskodjon arról, hogy világos legyen, mely adatok mely eszközben találhatók, így nem kell minden kérelem során újra keresni, hogy hol kell keresni. Állítson be előzetesen egy rutint az identitásellenőrzéshez, így az nem ad hoc módon merül fel abban a pillanatban, amikor az óra már jár. Ha kétségei vannak, hogy egy adott kérelem az alapszabály vagy a meghosszabbítás alá tartozik, ezt legjobb egy jogtanácsosnak vagy az Adatvédelmi Hatóságnak felterjeszteni.
Az adatokkal kapcsolatos esemény bejelentési kötelezettsége más kérdés, mint az érintett kérelmére adott válaszadás határideje — ezekre más szabályok és rövidebb határidő vonatkozik. Ha kétségei vannak, hogy valami ebbe a kategóriába tartozik, azt néhány kérdésben egy jelzéssel ellenőrizheti. Azt, hogy a gdpria.eu hogyan köti össze a határidőket, sablonokat és emlékeztetőket kötelezettségenként saját nyilvántartásával, ide kattintva olvashatja meg az oldal, amely magyarázza, honnan származnak az információk.
Szeretné tudni, hogy vállalkozása jelenleg milyen helyzetben van, anélkül, hogy azonnal költségei lennének? Végezze el az ingyenes gyorsértékelést, vagy olvassa el azokat a témákat, amelyek a leginkább megfelelnek az Ön helyzetének: gyakran ismételt kérdések az érintett félnek nyújtott kérelmekről.